Coach und Fachexperte in einer Person

Der Schattenprojektmanager – sinnvolle Unterstützung für unerfahrene Projektleiter

Projekte scheitern häufig an der Unerfahrenheit des Projektleiters, obwohl die fachliche Aufgabenstellung für ihn durchaus lösbar gewesen wäre. In solchen Fällen kann der Einsatz eines sog. "Schattenprojektmanagers" hilfreich sein. Dabei handelt es sich um einen externen Mitarbeiter, der sowohl fachliche als auch Projektmanagement-Kenntnisse mitbringt, den Projektleiter im Hintergrund unterstützt und über diesen bei Bedarf auch aktiv ins Projektgeschehen eingreifen kann. Josef Peter Heger, Dr. Holger Hoheisel und Prof. Dr. Peter Hohmann stellen die Rolle und die Einsatzmöglichkeiten eines Schattenprojektmanagers vor.

Es gibt viele Gründe dafür, warum Projekte zu spät, zu teuer oder schlimmstenfalls gar nicht abgeschlossen werden: Komplexität, Fehlentscheidungen, menschliche Schwächen, unerfahrene Projektleiter, personelle Fehlbesetzungen, unzureichende Ressourcen, Parallelität von Tätigkeiten oder mangelnder Überblick. Als gescheitert gelten Projekte, die abgebrochen wurden, die ihre Ziele nicht erreichen konnten bzw. mit deutlichen Zeit- und Budgetabweichungen zu Ende geführt werden mussten. In der IT ist die Quote von nicht erfolgreich abgeschlossenen Projekten nach wie vor hoch. Ein allgemeingültiges Erfolgsrezept bzw. Konzept zur Verhinderung von Projektmisserfolgen gibt es nicht, da die Ursachen für gescheiterte Projekte vielfältig sind.

Oft entstehen die Probleme bereits bei der Begründung der Projekte. Denn häufig werden Projekte dann aufgesetzt, wenn sich eine Problemstellung nicht mehr im Rahmen einer operativen Aufgabe lösen lässt oder ein Missstand dauerhaft angeprangert wird. Die Geschäftsverantwortlichen ernennen einen IT-Mitarbeiter zum Projektleiter, weil er sich in der Vergangenheit um das betroffene Thema gekümmert oder den Missstand immer wieder zur Diskussion gestellt hat. Dieser Mitarbeiter ist jedoch fachlich geprägt und hat häufig keine oder nur geringe Erfahrungen als Projektleiter. Die Aufgaben im Projekt umfassen aber nicht nur die fachliche Ebene, sondern auch typische Projektmanagementaufgaben wie

  • Erarbeitung eines Projektplans,
  • Definition und Abgrenzung der Projekte,
  • Planung und Verwaltung der Budgets,
  • Planung und Steuerung der Ressourcen,
  • Dokumentation der Projekte,
  • Personalführung,
  • Fachliche und personelle Einschätzung der Projekte oder
  • Berichterstattung an die Auftraggeber und Interessengruppen.

Häufig steht allerdings vor allem die fachliche Aufgabe im Fokus eines solch unerfahrenen Projektleiters. Als Verstärkung werden daher vor allem externe Fachexperten und keine erfahrenen Projektmanager ins Projekt geholt. Die Geschäftsführung sieht das Projektmanagement als eine zu lösende Organisationsaufgabe an. Eine externe Unterstützung des Projektmanagements wird als unnötig eingestuft oder sogar als Schwäche des Projektleiters interpretiert.

Viele Probleme in Projekten entstehen jedoch gerade durch ein fehlendes professionelles Management und eine schwache Projektführung. Dies zeigt sich besonders dann, wenn im Projektverlauf Krisen eintreten und das Krisenmanagement unzureichend ist. Die Folge sind unzufriedene Projektmitarbeiter oder Konflikte mit Auftraggebern und Führungskräften, was letztendlich auch die Ursache für das Scheitern des Projekts sein kann. Die lösbare fachliche Aufgabenstellung wird somit durch das schlechte Management gefährdet und es ergeben sich managementbedingte Projektrisiken über die gesamte Laufzeit des Projekts.

Ein Schattenprojektmanager kann helfen

Welche Möglichkeit gibt es, das aufgezeigte Problem zu bewältigen? Die Lösung kann ein sogenannter "Schattenprojektmanager" (kurz: SPM) sein. Dabei handelt es sich um einen erfahrenen Projektmanager, der im Hintergrund, also nicht als offiziell benannter Projektleiter, agiert. Ziel des SPM ist es, den Projektleiter bei der Erfüllung seiner neuen Aufgaben im Projekt zu unterstützen und den Projektverlauf positiv zu beeinflussen.

Der SPM ist in der Regel ein unternehmensexterner Mitarbeiter, der sowohl Fachexperte im Projektthema ist als auch über Erfahrung im Projektmanagement verfügt. Seine Rolle geht dabei über die

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