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Auch Texte sind Produkte. Wie jedes andere Produkt müssen sie dem Kunden, hier also dem Leser, Nutzen bringen und bestimmte Qualitätsanforderungen erfüllen. Der Verfasser sollte deshalb Wert darauf legen, seinen Text so aufzubereiten, dass er alle relevanten Informationen enthält und leicht verständlich ist. Doch das ist oft gar nicht so einfach, besonders wenn es um komplexe Themen geht. Vielleicht ist es Ihnen auch schon einmal passiert, dass Sie einen Text formulieren mussten und nicht wussten, wo und wie Sie anfangen sollten. Im Folgenden erhalten Sie eine Anleitung, um Texte zielgruppengerecht und prägnant zu gestalten. Die Empfehlungen sind in erster Linie für lange Texte hilfreich. Allerdings gelten die Grundprinzipien (z.B. Grobphasen, Ausrichtung auf die Zielgruppe) auch für kurze Texte.
Wenn Sie einen Text erstellen, sollten Sie in drei Schritten vorgehen (Zahrnt 2008, Teil 3): Entwerfen - Ausformulieren - Verbessern. Aus persönlicher Erfahrung halte ich dieses Vorgehen für sehr sinnvoll, deshalb beschreibe ich das Erstellen eines Textes anhand dieser drei Grobphasen.
Sie können selbst entscheiden, ob Sie den Entwurf für Ihren Text schriftlich niederlegen oder im Kopf vornehmen. Bei komplexen Sachverhalten und längeren Dokumenten ist eine schriftliche Vorbereitung zu empfehlen. Im Folgenden erfahren Sie, welche Aspekte Sie klären sollten, bevor Sie zu schreiben beginnen.
Wenn Sie sich daran machen, einen Text zu erstellen, sind zwei grundsätzlich Ausgangssituationen möglich.
Zielgruppe ist bekannt | Botschaft ist bekannt |
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Welche Informationen braucht die Zielgruppe? (Information/Botschaft an die Zielgruppe anpassen) Wie detailliert muss die Information sein? (Detaillierungsgrad an die Zielgruppe anpassen) | Für wen ist die Botschaft wichtig? (Zielgruppe bestimmen) Wie detailliert muss die Information sein? (Detaillierungsgrad an die Zielgruppe anpassen) |
Egal ob E-Mail, Brief oder Bericht - wie Sie einen Text gestalten, hängt in erster Linie davon ab, für wen er bestimmt ist (z.B. Projektbüro, Abteilungsleiter, Teammitglieder, Controller). Grundsätzlich gilt die Regel:
Das klingt einfach, ist in der Praxis aber oft schwierig (wie man u.a. an den vielen überflüssigen E-Mails sieht, die jeder von uns täglich bekommt). Einen Kosten-Controller (sofern er nicht direkt betroffen ist) interessiert es nun einmal nicht, ob das Projektteam B eine Mediation beantragt hat. Er braucht diese Information nicht und will beim entsprechenden Mail-Verkehr auch nicht auf CC gesetzt werden. Ein anderes Beispiel sind schriftliche Arbeitsaufträge, aus denen nicht klar hervorgeht, was man denn nun eigentlich tun soll. Hier muss der Empfänger dem Sender nachtelefonieren oder nachlaufen, um sich die fehlenden Informationen zu holen. Dies ist kein effizientes Vorgehen.
Bevor Sie ein Mammut-Dokument an zwanzig Personen versenden, überlegen Sie sich, wer welche Informationen tatsächlich braucht oder explizit möchte. Unterteilen Sie die zwanzig Empfänger in Gruppen, die jeweils dieselben Informationen benötigen. So erhalten Sie am Ende statt eines langen Textes, zwei oder drei kürzere Texte, die auf die jeweiligen Empfänger abgestimmt sind. Alternativ können Sie den Text gliedern und mit aussagekräftigen Überschriften versehen, so dass die Leser sofort erkennen, welche Absätze sie etwas angehen und welche sie überspringen können. Grundsätzlich sind kurze Texte aber vorzuziehen, weil sie weniger abschreckend wirken und eher gelesen werden.
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