Wer Projekte plant oder steuert, benötigt regelmäßig eine kompakte Übersicht über Projektzeiträume, z.B. für Projektsteckbriefe, Statusberichte, Abstimmungen mit Stakeholdern oder die Terminplanung von Workshops. Häufig wird dann spontan ein Kalender in Excel mit manuell eingetragenen Datumswerten und aufwendig gepflegten Formatierungen aufgebaut – mit der ständigen Gefahr, dass bei Terminverschiebungen zahlreiche Anpassungen erforderlich werden.

Dabei bietet Excel inzwischen Funktionen, mit denen sich solche Kalender weitgehend automatisieren lassen. Dynamische Array-Funktionen erzeugen komplette Kalenderstrukturen auf Knopfdruck und passen diese bei Änderungen automatisch an. In Kombination mit bedingten Formatierungen lassen sich ohne zusätzlichen Pflegeaufwand Projektzeiträume, Meilensteine sowie Feiertage hervorheben.

Dieser Beitrag stellt einen dynamischen Projektkalender vor, der sich mithilfe weniger Eingaben steuern lässt und sich an veränderte Rahmenbedingungen automatisch anpasst. Das Ergebnis ist eine schlanke Lösung ohne Makros, die flexibel für Projektplanung und Statusberichte verwendbar ist.
 

Der Projektkalender enthält folgende Elemente:

1. Ein Eingabebereich für das Startdatum und die Reichweite des Kalenders sowie für den Projektzeitraum.
2. Ein darauf aufbauender, sich dynamisch erweiternder Kalenderbereich mit Kalenderwochen und den Wochentagen. Der Kalender beginnt stets am Montag der Woche, die das gewählte Startdatum enthält.
3. Ein farblich hervorgehobener Projektzeitraum mit Projektstart und -ende.
4. Eine dynamische Kennzeichnung aller Projektmeilensteine.
5. Eine automatische Kennzeichnung der gesetzlichen Feiertage im Kalenderzeitraum.

Dieser Kalender einschließlich der Feiertagsliste kommt mit lediglich zwei Formeln aus. Möglich machen das die dynamischen Array-Funktionen von Microsoft 365 und Excel 2024.

Den Kalender aufbauen

Die Wochentage

Zunächst werden die Eingabefelder sowie der Kalenderkopf mit den sechs Wochentagen angelegt (Bild 2). Dieser Teil ist statisch, die Wochentage werden einfach eingetippt.

In die ersten beiden Eingabefelder wird ein Startdatum für den Kalender sowie die Anzahl der benötigten Wochen eingetragen.

In Zelle C10 kommt dann die erste Tabellenfunktion zum Einsatz:

=SEQUENZ(C4;7;C3)