Der Ressourcenplan für das anstehende Projekt sieht gut aus. Alle sind eingeteilt, die Auslastung wirkt ausgewogen, der Projektplan steht. Zwei Wochen später zeigt sich ein anderes Bild: Eine Person mit Spezialwissen, das nur einmal im Unternehmen vorhanden ist, arbeitet parallel in drei Projekten. Ein anderes Teammitglied hat deutlich weniger zu tun, als eigentlich möglich wäre. Und niemand kann auf Anhieb sagen, seit wann das so ist und warum.

Solche Situationen entstehen, weil es zu lange dauert, bis aus vielen Zahlen endlich klar wird, was jetzt zu tun ist. In vielen Organisationen wird Projektsteuerung datengetrieben erwartet. Doch obwohl es häufig Portfolio-Tools, Ticketsysteme und spezialisierte Projektsoftware gibt, planen und steuern erstaunlich viele Organisationen ihre Projekte weiterhin in Excel, weil es verfügbar und bekannt ist. So entstehen Statusberichte oft aus einer Kette von Exports, Copy-Paste und manueller Nachbearbeitung. Kostenlisten, Zeitbuchungen, Ressourcenübersichten: Alles ist da — nur selten in einer Form, die sofort verständlich ist. Und wer keine Klarheit im Inneren hat, hat keine im Außen, was oft zu Irritationen und Zeitverlust führt.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Copilot Daten in Excel-Tabellen gezielt auswerten und z.B. für Statusberichte und Ausschüsse aufbereiten können.

Ergänzend zum Artikel finden Sie in der Download-Datei ein Mini-Playbook mit Tabelle zum Nachbauen und Prompts zum Ausprobieren.

Was Copilot anders macht

Man kann mit vielen KI-Tools arbeiten, um zum Ziel zu kommen. Aber keins davon arbeitet direkt in den eigenen Daten. Der Zugriff auf Daten muss immer zunächst durch einen Upload sichergestellt werden – das ist bei Copilot anders.

Copilot arbeitet aktiv in der Excel-Datei. Aus einer Zielfrage wird ein mehrstufiger Arbeitsprozess: Copilot plant die notwendigen Schritte, nutzt automatisch den Kontext der Datei und des Arbeitsumfelds und setzt die Aufgaben direkt im Arbeitsblatt um. Damit verändert sich die Arbeit in Excel spürbar: weg vom Bedienen, hin zur Zielfrage. Aufbereitung, Berechnung und Darstellung laufen schneller und konsistenter ab. So wird Excel vom Sammelbecken zur klaren Arbeitsgrundlage für Steuerung und Kommunikation.

Beispiele für Zielfragen

Damit Copilot in Excel zielgerichtet arbeitet, starten Sie mit einer Frage, die zu einer Entscheidung führt. Zum Beispiel:

• Wo entsteht in den nächsten vier Wochen eine kritische Überlastung nach Rolle oder Skill?
• Welche Projekte zeigen im Monatsverlauf eine wachsende Budget- oder Aufwandsabweichung?
• Welche Arbeitspakete werden gerade zum Engpass und brauchen eine Priorisierungsentscheidung?

Voraussetzungen für die KI-gestützte Datenanalyse in Excel

Die wichtigste Grundlage für Datenanalyse mit KI in Excel sind sauber strukturierte Tabellen mit klaren und einheitlichen Spaltenbezeichnungen. Davon profitieren Sie besonders bei großen Datenmengen. Dies erhöht die Qualität der Ergebnisse. Copilot kann so leichter Zusammenhänge sichtbar machen und die Resultate aufbereiten.

Die fachliche Prüfung durch Sie und Ihr Team bleibt notwendig, insbesondere dort, wo Entscheidungen Folgen haben.

Vorhandene Projektdateien anpassen und weiterentwickeln

Oft gibt es für neue Projekte eine Excel-Datei aus einem früheren Projekt oder eine Vorlage, die grundsätzlich funktioniert, im neuen Projekt aber nicht mehr passt: Strukturen sind zu grob, Informationen fehlen, andere Inhalte sind für das aktuelle Vorgehen nicht relevant.

Copilot unterstützt dabei, solche bestehenden Projektdateien weiterzuentwickeln. Strukturen lassen sich anpassen, neue Spalten und Sichtweisen ergänzen, Blätter neu ordnen und Inhalte so aufbereiten, dass die Datei zur aktuellen Projektlogik passt. Copilot kann eine klassische Projektliste um Spalten erweitern, beispielsweise für Risiken, Abhängigkeiten oder Verantwortlichkeiten, und die Informationen neu strukturieren. So entsteht eine tragfähige Arbeitsgrundlage, ohne dass alles neu aufgebaut werden muss.

Beispiel-Prompt: "Erweitere diese Projektliste um Spalten für Risiken, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten. Ordne die vorhandenen Informationen sinnvoll zu und markiere leere Pflichtfelder.“ 

Die Grundlage für aussagekräftige Auswertungen sind konsolidierte Daten. In vielen Projekten stammen diese aus unterschiedlichen Quellen wie Projektportfolios, Zeiterfassungssystemen, Ticketsystemen oder anderen Fachanwendungen. Auch bei der Aufbereitung und Vereinheitlichung solcher Daten kann Copilot unterstützen (siehe auch: Der KI-Kollege im Projekt: Was Microsoft Copilot heute leisten kann).

Trends und Abweichungen mit Copilot in Excel erkennen

Eine konsolidierte Datenbasis ist im Projektmanagement nicht nur die Grundlage für eine Auswertung des Ist-Standes. Aus ihr lässt sich auch eine Entwicklung ableiten: Kippen Budgets? Steigt die Auslastung? Verlagert sich Aufwand in kritische Arbeitspakete? Bereits während der Analyse weist Copilot auf Trends, Auffälligkeiten und kritische Werte hin. Abweichungen lassen sich früher erkennen, nachvollziehbar darstellen und gezielter im Steuerungsgespräch einordnen. Damit wird aus zusammengeführten Daten eine Grundlage für Entscheidungen und konkrete Maßnahmen. 

Beispiel-Prompts für Trend- und Abweichungsanalysen

So lässt sich Copilot gezielt einsetzen, um Entwicklungen sichtbar zu machen:

• "Markiere Projekte mit steigender Aufwandsabweichung der letzten drei Monate und nenne die größten Treiber."
• "Zeige mir Arbeitspakete als Heatmap, deren Ist-Stunden über 110% der Plan-Stunden liegen."
• "Vergleiche die Budgetentwicklung der Top-5-Projekte im Quartalsverlauf und hebe Auffälligkeiten hervor."

Besonders wertvoll wird die Trendanalyse in der Vorbereitung von Lenkungskreisen oder am Monatsende vor dem Statusbericht. Wer sie zusätzlich in einem festen wöchentlichen Rhythmus nutzt, erkennt kritische Entwicklungen früh genug, um noch zu steuern, statt sie nur zu erklären.

Management-Dashboards und Statusberichte erstellen

Statusberichte sollen zwei Gruppen bedienen: Das Projektteam braucht Details, das Management Klarheit. In der Praxis landen beide Bedürfnisse oft in einer Datei, und am Ende wird mehr erklärt als entschieden.

Copilot unterstützt dabei, auf Basis nachvollziehbarer Kennzahlen und verständlicher Visualisierungen klare Managementsichten aufzubauen. Auf eine Anweisung hin erstellt die KI auch Dashboards.

Beispiel-Prompts für die Managementsicht

So entstehen aus Detaildaten verdichtete Sichten für Entscheider:innen:

• "Erstelle eine einseitige Management-Übersicht mit Ampelstatus pro Projekt, Top-3-Risiken und prognostizierter Budgetabweichung."
• "Baue ein Dashboard mit Auslastung pro Rolle, Forecast für Monat +1 und +2 sowie einer Liste offener Entscheidungen."
• "Fasse den aktuellen Projektstand in fünf Kernaussagen zusammen, geeignet für eine Vorstandsfolie."

Fazit

Es gibt viele gute Werkzeuge, um Projekte zu managen. Gleichzeitig ist Excel in vielen Unternehmen weiterhin Realität. Copilot in Excel schließt genau hier eine Lücke: Es unterstützt dabei, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, strukturiert aufzubereiten, konsistent zu halten und daraus Abweichungen, Kennzahlen, Forecasts sowie Managementsichten für Entscheidungen abzuleiten. Dadurch entsteht schneller Klarheit und es bleibt mehr Raum für das Steuern und Vorantreiben von Projekten. (hb)