Mikropolitik in Projekten

Entscheidungen beeinflussen mit der Taktikmatrix

Falls in einer anstehenden Gremiensitzung eine wichtige Entscheidung getroffen werden muss, kann der Projektleiter die Entscheidungsfindung in seinem Sinne beeinflussen, indem er Mikropolitik betreibt. Das bedeutet, er spricht die relevanten Personen im Vorfeld der Sitzung an, um sie von seiner favorisierten Lösung zu überzeugen. Sehr hilfreich dabei ist die Taktikmatrix. In diese werden die wichtigsten Gesprächspartner, ihre Prioritäten, Entscheidungskriterien und Vertrauenspersonen eingetragen, so dass der Projektleiter sein Vorgehen systematisch planen kann. Olaf Hinz stellt die Taktikmatrix vor und beschreibt, wie man sie in der Praxis einsetzt.

Während in der Linie die Kompetenz- und Einflussbereiche meist klar abgegrenzt sind, verlaufen Projekte oft quer über Abteilungsgrenzen hinweg. Projektentscheidungen werden im Zusammenspiel verschiedener Führungskräfte getroffen, die oft unterschiedlichen Unternehmensbereichen angehören und eigene Interessen verfolgen. In einem solchen Umfeld spielt Mikropolitik eine wichtige Rolle. Mikropolitik bedeutet hier, dass der Projektleiter in Zwei- bis Sechs-Augen-Beziehungen handelt, also im Unterschied z.B. zu einer Betriebsversammlung auf der Makro-Ebene direkt die Individuen anspricht.

Viele Projektleiter, gerade wenn sie aus einem technischen Umfeld kommen, stellt die Mikropolitik vor neue Anforderungen. Eine gute Hilfe, Mikropolitik anzugehen, ist die hier vorgestellte Taktikmatrix. Mit ihrer Hilfe kann ein Projektleiter systematisch ermitteln, wie er wen was fragen will, d.h. welche Argumente er wann an wen heranträgt, um eine anstehende Entscheidungsfindung in seinem Sinne zu lenken.

Sowohl in der Phase der Auftragsklärung – z.B. beim Gespräch mit dem Auftraggeber-Gremium – als auch während der Projektdurchführung – z.B. bei Change-Requests durch den Projektleiter – ist die Taktikmatrix besonders hilfreich.

Inhalt der Taktikmatrix

Um eine Taktikmatrix zu erstellen, listet der Projektleiter in den Spalten einer Tabelle zunächst alle Personen auf, die für eine bestimmte Entscheidung wichtig sind – die Entscheider. Als nächstes vermerkt er in den Zeilen, nach welchen Kriterien die Entscheider ihre Entscheidungen fällen und welche Personen oder Umstände ihre Meinung beeinflussen können. Konkret sollte er für jeden Entscheider folgende Fragen beantworten:

  • Worauf kommt es dem Entscheider bei der Entscheidung vor allem an (Fokus)?
  • Mit wem berät sich der Entscheider?
  • Wie priorisiert der Entscheider?
  • Unter welchen Bedingungen stehen die Chancen gut, die Zustimmung des Entscheiders zu erhalten?
  • Was mag der Entscheider nicht? (Verschlechterung der Chancen einer Zustimmung)

Die Taktikmatrix zwingt den Projektleiter, sich ernsthaft Gedanken über seine mikropolitische Strategie zu machen: Nach welchen Kriterien entscheidet der Auftraggeber? Wie sollte man vorgehen? Wie sollte die Vorlage verfasst sein, damit die Entscheider das Thema so präsentiert bekommen, dass es ihnen gefällt? Projektleiter lieben ihr Projekt und laufen deshalb oft Gefahr, den Vorschlag so zu präsentieren, wie er ihnen selbst gefällt. Vor dieser Falle kann die Taktikmatrix wirksam schützen.

Worauf kommt es dem Entscheider bei der Entscheidung vor allem an (Fokus)?

In der Regel legt jeder Mensch bei der Entscheidungsfindung auf bestimmte Aspekte besonderes Gewicht. Manche Personen stimmen einem Vorschlag nur zu, wenn er durch Daten und Fakten unterstützt wird. Andere stimmen immer mit der Mehrheit, wieder andere stimmen nur zu, wenn sie den Vorschlag "mitgestalten" konnten

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