Die manuelle Kontrolle von Zeitrückmeldungen von internen und externen Mitarbeitenden kostet Projektleitende täglich wertvolle Zeit. Dieser Artikel zeigt, wie ein strukturierter KI-Prompt die Prüfung von Zeitbuchungen automatisiert, Auffälligkeiten identifiziert und personalisierte E-Mails generiert.

Am Beispiel eines Cloud-Migrationsprojekts mit mehreren (Teil-)Projektleitenden wird gezeigt, wie Large Language Models (LLMs) repetitive Kontrollaufgaben übernehmen können und dabei Compliance-Anforderungen berücksichtigen. Im Abschnitt "Prompt mit Beispieldaten" finden Sie den sofort nutzbaren Prompt. Die Hinleitung über Hürden und Hindernisse dient als Lessons Learned zum besseren Verständnis.

Wenn Zeiterfassung zur Zeitverschwendung wird

Jeden Montagmorgen das gleiche Ritual: das Zeiterfassungssystem öffnen, 15-20 Mitarbeitende durchgehen, Überstunden identifizieren, unklare Tätigkeitsbeschreibungen markieren, Wochenendbuchungen prüfen und anschließend personalisierte E-Mails an die Mitarbeitenden oder an die Projektleitungen zur Überprüfung verfassen.

Was nach einer Stunde Arbeit klingt, dauert in der Praxis oft mehrere Stunden – Zeit, die für strategische Aufgaben fehlt. Zwar könnten geeignete Tools diesen Prozess vollständig unterstützen, doch solche Lösungen sind selten. Daher bleibt häufig nur der Rückgriff auf manuelle, zeitaufwendige und fehleranfällige Methoden, für die in intensiven Projektphasen kaum Kapazitäten vorhanden sind. Bei externen Mitarbeitenden ist die Kontrolle der Arbeitszeiten besonders wichtig, weil sie Grundlage der Abrechnung ist.

Aus Datenschutzgründen ist eine Sammel-E-Mail keine Option – jede Nachricht muss individuell verschickt werden. Eine Weitergabe an das PMO ist kaum praktikabel und bindet Ressourcen. Ganz zu schweigen davon, dass die Aufgabe nicht wirklich motivierend ist und sich wohl niemand darum reißen wird.

Die Challenge: mit einer künstlichen Intelligenz einen möglichst automatisierten Prozess etablieren, der sowohl die E-Mail-Erstellung zur Prüfungsaufforderung als auch die sachliche Vorprüfung, in unserem Fall für mehrere Projektleitende, übernimmt. Der Prompt wurde mit Claude.de auf Basis von Sonnet 4.5 und Microsoft Outlook 365 erarbeitet. Er wurde im Rahmen eines mehrjährigen Cloud-Migrationsprojekts entwickelt und über mehrere Monate im Produktivbetrieb eingesetzt.

Zwischen Gesetz, Verantwortung und Projektpraxis

In einem typischen Cloud-Migrationsprojekt mit mehreren Teilprojekten fallen wöchentlich Hunderte Zeitbuchungen an. Die Controlling-Anforderungen sind nicht trivial: Interne Mitarbeitende unterliegen dem Arbeitszeitgesetz und in mitbestimmungspflichtigen Unternehmen hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht durch das Betriebsverfassungsgesetz ​(Bundesministerium der Justiz und für Verbraucher, 2025)​.

Die eigentliche Kontrolle der Arbeitszeit der Mitarbeitenden liegt zwar bei der disziplinarischen Führungskraft, doch aus Sicht der Projektleitung sind einzelne Aspekte ebenfalls relevant. In Projekten sieht man in der Regel nur den täglich gemeldeten Aufwand. Meldungen von regelmäßig mehr als acht Stunden können verschiedene Ursachen haben und auf einen Schiefstand hindeuten. Möglich ist etwa eine Überlastungssituation oder eine verzögerte Zulieferung eines Projektergebnisses. Daher sollte ein gehäuftes Auftreten solcher Werte hinterfragt werden.