Die passenden Optionen je nach Bedarf wählen Excel-Diagramme in PowerPoint einbinden

Um ein Diagramm in eine PowerPoint-Folie zu integrieren, gibt es zwei Möglichkeiten: Sie erstellen das Diagramm in PowerPoint neu oder Sie importieren ein bereits vorhandenes Diagramm aus Excel. Der zuletzt genannte Weg ist zwar schneller, aber beim Übernehmen eines Excel-Diagramms in PowerPoint gibt es einige Fallstricke, die Sie beachten sollten. Welche das sind und wann welche Import-Option die Richtige ist, erklärt Dieter Schiecke in diesem Beitrag.

 

Die passenden Optionen je nach Bedarf wählen Excel-Diagramme in PowerPoint einbinden

Um ein Diagramm in eine PowerPoint-Folie zu integrieren, gibt es zwei Möglichkeiten: Sie erstellen das Diagramm in PowerPoint neu oder Sie importieren ein bereits vorhandenes Diagramm aus Excel. Der zuletzt genannte Weg ist zwar schneller, aber beim Übernehmen eines Excel-Diagramms in PowerPoint gibt es einige Fallstricke, die Sie beachten sollten. Welche das sind und wann welche Import-Option die Richtige ist, erklärt Dieter Schiecke in diesem Beitrag.

 

Möchten Sie Diagramme in Ihre PowerPoint-Folien integrieren, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder Sie importieren ein bereits vorhandenes Diagramm aus Excel oder Sie erstellen das Diagramm in PowerPoint neu. Die Frage, welche der beiden Möglichkeiten besser ist, lässt sich einfach beantworten:

• Ein Diagramm, das bereits in Excel vorliegt, verwenden Sie einfach in PowerPoint weiter. Sie können es auf der Folie so bearbeiten oder animieren, als sei es in PowerPoint erstellt worden.

• Besitzen Sie hingegen nur die Daten, dann erstellen Sie das Diagramm besser von Grund auf in PowerPoint. (Wie Sie ein Diagramm neu erstellen, lesen Sie im Beitrag "Hilfreiche Neuerungen in PowerPoint 2007. Teil 3: Diagramme einfacher und besser erstellen", Projekt Magazin 6/2009)

Das Importieren eines bereits vorhandenen Diagramms aus Excel geht natürlich schneller, als dieses neu zu erstellen. Aber Achtung, beim Übernehmen eines Excel-Diagramms gibt es einige Fallstricke zu beachten. Welche das sind und wann welche Import-Option die Richtige ist, klärt dieser Beitrag.

Bild 1: PowerPoint bietet verschiedene Optionen für das Einfügen eines Excel-Diagramms.

Die Schritte zum Einfügen eines Excel-Diagramms

Um ein Excel-Diagramm nach PowerPoint zu übertragen, gehen Sie wie folgt vor.

  • Markieren Sie das Diagramm in Excel und kopieren Sie es mit Strg+C in die Zwischenablage (alternativ über den Befehl Kopieren im Kontextmenü).
  • Öffnen Sie in PowerPoint eine neue Folie mit dem Layout Titel und Inhalt (unter Start / Folien / Neue Folie), und klicken Sie auf den Rand des (großen) Inhalts-Platzhalters, um ihn zu markieren.
  • Fügen Sie das Diagramm mit der Tastenkombination Strg+V ein. Das Diagramm wird exakt in den zuvor markierten Platzhalter eingefügt. Sie müssen sich also um die korrekte Anordnung des Diagramms auf der Folie nicht sorgen. Einzige Ausnahme: Wenn Sie die Option Grafik wählen, wird das Abbild des Diagramms genau mittig auf der Folie eingefügt und nicht wie bei den anderen Optionen an der oberen linken Ecke des Platzhalters.
Möchten Sie zur Gegenüberstellung zwei Diagramme auf einer Folie platzieren, wählen Sie das Folienlayout Zwei Inhalte oder Vergleich. Beide Layouts verfügen über zwei nebeneinander liegende Inhalts-Platzhalter, in die Sie die Diagramme einfügen können. Damit werden beide Diagramme perfekt nebeneinander und in gleicher Größe angeordnet.

Nach dem Einfügen des Diagramms mit Strg+V erscheint am rechten unteren Rand das Symbol Einfüge-Optionen. Klicken Sie dort auf die Pfeilspitze (alternativ Strg-Taste), um die Auswahl zu öffnen. Bild 2 zeigt die verfügbaren Optionen im Detail.

 

Bild 2: Die verschiedenen Einfüge-Optionen für Excel-Diagramme.

Schneller kommen Sie zum Ziel, wenn Sie zum Einfügen das Kontextmenü nutzen: Fügen Sie das Diagramm nicht mit Strg+V aus der Zwischenablage ein, sondern klicken Sie stattdessen mit der rechten Maustaste auf den Rand des Inhalts-Platzhalters. Das Kontextmenü wird eingeblendet und Sie sehen die Auswahl der verschiedenen Einfüge-Optionen.

In PowerPoint 2010 und 2013 sehen Sie dank Livevorschau schon vor dem Einfügen des Diagramms, was die einzelnen Optionen bewirken würden. Wenn Sie die Maus über eine der Optionen bewegen, können Sie nach einem kurzen Moment begutachten, ob die anvisierte Option passt oder ob Sie besser eine andere wählen sollten. Bewegen Sie dazu einfach die Maus über die nächste Option.

Welche Wirkung haben die einzelnen Einfüge-Optionen?

Die beiden entscheidenden Kriterien bei der Wahl der Einfüge-Option lauten:

  • Möchten Sie Farben und Schriften des Diagramms unverändert von Excel übernehmen? Oder soll dieses optisch an die Präsentation angepasst werden?
  • Reicht eine Momentaufnahme des Diagramms aus? Oder soll sich das Diagramm aktualisieren, wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern?

Ist das zuletzt genannte Kriterium, die Diagrammaktualisierung, für Sie wichtig, können Sie Option 3 oder 4 wählen. Trotz Verknüpfung lässt sich das Layout des importierten Excel-Diagramms in PowerPoint individuell anpassen. Die Elemente des Diagramms lassen sich, obwohl sie aus Excel stammen, mit Hilfe von Animationseffekten schrittweise aufbauen. Ihnen stehen also alle wichtigen Werkzeuge zur Verfügung, die Sie auch bei einem in PowerPoint erstellten Diagramm einsetzen könnten. Reicht es Ihnen hingegen, ein statisches Abbild des Excel-Diagramms einzufügen, weil Sie dieses in PowerPoint nicht mehr aktualisieren wollen, sind die Optionen 1, 2 und 5 die beste Wahl. Bei den Optionen 1 und 2 können Sie die Elemente des Diagramms dann immer noch bearbeiten und formatieren.

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