Auswertungen gehören zum Projektalltag. Sollen die Projektergebnisse nicht nur als trockene Zahlen präsentiert werden, werden gerne Diagramme zur Verdeutlichung gewählt. Beim Vergleich von Soll- und Ist-Werten sind das oft Säulendiagramme, in denen für jedes Projekt, für jeden Monat oder für jeden Standort Soll- und Ist-Säulen nebeneinander angeordnet sind. Manchmal kommen dafür auch Balkendiagramme zum Einsatz. Bild 1 zeigt zwei Beispiele für diese herkömmliche Darstellungsform.

Solange die Rubrikenachse nicht mehr als sechs Einträge mit Soll- und Ist-Werten enthält, sind die in Bild 1 gezeigten Diagramme schnell und gut lesbar. Das ändert sich, wenn z.B. die Daten der letzten zwölf Monate betrachtet werden sollen. Dann würden im Diagramm immerhin 24 Säulen oder Balken angezeigt werden. In diesem Fall geht leicht der Überblick verloren, da die vielen dargestellten Informationen verwirrend wirken. 

Doch Diagramme sollen Antworten liefern und keine Verwirrung stiften. Sie sollen Zahlen bildhaft und anschaulich auf den Punkt bringen. Daher gilt für Diagramme das, was auch für gute Reden, Berichte oder Artikel gilt: Reduzieren auf das Wesentliche.

Zwei prägnante Alternativen für Soll-Ist-Diagramme

Ganz im Sinne der Reduzierung der Informationen sind die in Bild 2 gezeigten Alternativen für visuelle Soll-Ist-Vergleiche. Hier werden die vorgegebenen und tatsächlichen Stunden für fünf Projekte miteinander verglichen. Die Vorteile dieser alternativen Diagrammdarstellungen liegen auf der Hand:

• Jede Säulengruppe bzw. jede Säule steht für ein Projekt. Das erleichtert die Orientierung enorm.
• Für jedes der Projekte lässt sich die Abweichung zwischen Ist und Soll in einer Säule bzw. Säulengruppe dank unterschiedlicher Farben genau ausmachen. Das erleichtert den Vergleich.
• In der links gezeigten Variante A werden die Soll-Werte nicht explizit angezeigt, sondern durch graue Flächen dargestellt. Das reduziert die Anzahl der Informationen, die aufgenommen und verarbeitet werden müssen.
• Die rechts gezeigte Variante B verzichtet ganz auf die Darstellung absoluter Werte und zeigt stattdessen prozentuale Abweichungen – inkl. der Vorzeichen – an. Das macht eine schnelle Bewertung für jedes einzelne Projekt und auch einen Vergleich zwischen den Projekten leicht.

Variante A lässt sich schnell und in einfachen Schritten aufbauen. Die rechts abgebildete Variante B ist etwas anspruchsvoller und erfordert mehr Arbeitsschritte beim Feintuning.