

Um den Projektablauf übersichtlich aufzuzeigen, sind Gantt-Diagramme weit verbreitet. Nicht immer ist zu ihrer Darstellung ein PM-Tool erforderlich – bei einfachen Projekten reicht Excel bereits oft aus. Dort gibt es zwar keinen vorgefertigten Typ für Gantt-Diagramme, mit einem kleinen Umweg über ein gestapeltes Balkendiagramm kommen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung dennoch schnell zum Ziel, wie Dieter Schiecke zeigt.
Um den Projektablauf übersichtlich aufzuzeigen, sind Gantt-Diagramme weit verbreitet. Nicht immer ist zu ihrer Darstellung ein PM-Tool erforderlich – bei einfachen Projekten reicht Excel bereits oft aus. Dort gibt es zwar keinen vorgefertigten Typ für Gantt-Diagramme, mit einem kleinen Umweg über ein gestapeltes Balkendiagramm kommen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung dennoch schnell zum Ziel, wie Dieter Schiecke zeigt.
Gantt-Diagramme gehören seit Anfang des 20. Jahrhunderts zu den Werkzeugen von Projektmanagern, um den zeitlichen Ablauf eines Projekts aufzuzeigen. Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete sind dabei untereinander auf einer Zeitleiste angeordnet, sodass sich Bezeichnung, Beginn, Ende, Reihenfolge sowie Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspakete leicht erkennen lassen. Um ein solches Diagramm zu erstellen, ist nicht unbedingt eine Spezial-Software erforderlich; in vielen Fällen reicht Excel dazu aus. Zwar bietet Excel keinen vorgefertigten Typ für Gantt-Diagramme, mit einem kleinen Umweg über ein gestapeltes Balkendiagramm kommen Sie dennoch schnell zum Ziel (Bild 1). Dieser Beitrag liefert eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen sowie Empfehlungen für das Troubleshooting, falls Excel die Daten nicht richtig anzeigen sollte.
Bild 1: Beispiel für ein einfaches Gantt-Diagramm, das die zeitliche Abfolge der einzelnen Arbeitspakete zeigt und dabei auch auf Schritte hinweist, die parallel ablaufen.
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Für das Anlegen eines Gantt-Diagramms benötigen Sie drei Informationen:
Um die Schritte zum Aufbau der folgenden Lösung nachzuvollziehen, nutzen Sie die Beispieldatei Gantt Diagramm_Software Migration.xlsx.
Für das Beispieldiagramm verwenden wir die Daten der in Bild 2 dargestellten Tabelle. Erstellen Sie zunächst aus den Werten der Spalten B, D und E ein gestapeltes Balkendiagramm. Die Rohversion des Diagramms überführen Sie anschließend Schritt für Schritt in die gewünschte Form. Stellen Sie zu Beginn sicher, dass die Zelle in der linken oberen Ecke des zu markierenden Datenbereichs leer ist. Im Beispiel ist das die Zelle B2, in der normalerweise eine Überschrift wie z. B. "Arbeitspaket" stehen würde.
Bild 2: Start und Dauer der einzelnen Arbeitspakte sollen per Gantt-Diagramm visualisiert werden.
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Bild 3: Erzeugen Sie aus den markierten Daten ein gestapeltes Balkendiagramm (Excel 2010 bis 2016).
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Excel fügt nach diesen Schritten eine Rohversion des Diagramms ein (Bild 4).
Bild 4: Die unbearbeitete Rohversion des gestapelten Balkendiagramms.
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Das so erzeugte Diagramm muss in folgenden Punkten noch nachgebessert werden:
Folgende Schritte sind also noch notwendig, um zum gewünschten Erscheinungsbild zu gelangen:
Falls Sie trotz korrekt markierter Daten nicht die gewünschte Anordnung der Balken im Diagramm erhalten (Bild 5), kann das mehrere Ursachen haben. Wie Sie dieses ärgerliche Manko beheben können, lesen Sie am Ende des Artikels im Abschnitt "Troubleshooting".
Bild 5: Obwohl Sie die Daten wie angegeben korrekt markiert haben, liefert Excel nur dieses Ergebnis. Hier hilft nur ein manuelles Nachbessern. Wie das geht, lesen Sie am Ende des Beitrags.
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Wir sind es gewohnt, von oben nach unten beziehungsweise links nach rechts zu lesen. Daher sollen die Arbeitspakete links an der Rubrikenachse so angeordnet werden, dass das erste oben steht und die anderen darunter folgen.
Bild 6: Die Reihenfolge der Arbeitspakete an der senkrechten Rubrikenachse korrigieren Sie in den Achsenoptionen (links Excel 2010, rechts Excel 2013 und 2016).
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Die nun folgenden Veränderungen an der waagerechten Achse sind ausschlaggebend für das Aussehen des Gantt-Diagramms. Die Aufteilung sieht momentan noch etwas chaotisch aus. So machen Sie die Beschriftung der Achse übersichtlicher und lassen dort nur die Monate anzeigen:
Bild 7: Mit diesen Einstellungen in Excel 2010 (links) sowie in Excel 2013 und 2016 (rechts) stellen Sie sicher, dass der gewünschte Zeitraum an der Datumsachse angezeigt wird.
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Nach dem Eingriff in die Einstellungen für Minimum und Maximum ist der Automatismus von Excel außer Kraft gesetzt, der dafür sorgt, dass sich die Datumsachse beim Ändern der Anfangs- und Endtermine automatisch anpasst. Sollte sich also durch Änderungen in der Datentabelle der darzustellende Zeitraum verschieben, müssen Sie – wie in Bild 7 gezeigt – die Werte für Minimum und Maximum manuell anpassen.
Die Datumsangaben an der Achse überlagern sich jetzt. Ändern Sie deshalb das Datumsformat so, dass nur noch die abgekürzten Monatsnamen erscheinen. Das spart Platz und sorgt zudem für eine einheitliche und kurze Anzeige.
Bild 8: So optimieren Sie in Excel 2013 und 2016 die Beschriftung der Datumsachse, indem Sie das Zahlenformat ändern.
In den gestapelten Balken wird das jeweils linke Segment nicht gebraucht. Die störenden Segmente einfach nur zu löschen, bringt allerdings nicht die gewünschte Lösung. Machen Sie stattdessen die linken Balkensegmente wie folgt unsichtbar:
Bild 9: So machen Sie die störenden Balkensegmente in Excel 2010 (links) sowie Excel 2013 und 2016 (rechts) unsichtbar.
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Nach diesen Schritten wird in der Datumsachse nur noch der wirklich erforderliche Zeitraum berücksichtigt, das Anzeigeintervall ist auf Monate umgestellt und es sind nur noch die Balkensegmente für die Aufgabenpakte zu sehen.
Im letzten Schritt geht es noch um den optischen Feinschliff:
Viele der Schritte, die bisher erforderlich waren, um aus dem vorgegebenen Diagramm mit gestapelten Balken ein Gantt-Diagramm werden zu lassen, können Sie sich künftig sparen. Legen Sie dazu das Ergebnis Ihrer bisherigen Arbeit als eine neue Diagramm-Vorlage ab:
Bild 10: So speichern Sie in Excel 2010 (links) sowie in Excel 2013 und 2016 (rechts) ein Diagramm als Vorlage ab.
Um die eben abgespeicherte Diagrammvorlage zu verwenden, wenn Sie einmal wieder ein Gantt-Diagramm anlegen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
Da in der Vorlage auch die manuelle Anpassung der Datumsachse auf den Zeitraum 1. Februar bis 10. Juli 2016 hinterlegt ist, müssen Sie auf jeden Fall die Werte der waagerechten Achse für Minimum und Maximum wie oben beschrieben an die Datumsangaben für das aktuelle Gantt-Diagramm anpassen.
Wollen Sie dem Auftraggeber oder den Teammitgliedern Ihre Planung vorstellen, wird es meist nicht ausreichen, hier nur das Diagramm am Bildschirm im Excel-Fenster zu zeigen. Greifen Sie stattdessen für die Präsentation auf ein Programm wie PowerPoint zurück, das sich mit seinen Animationsmöglichkeiten dafür perfekt eignet. Dieser Aufwand lohnt sich auf jeden Fall, da es nur wenige Minuten erfordert, um das in Excel erstellte Gantt-Diagramm nach PowerPoint zu übertragen und so zu animieren, dass es sich Schritt für Schritt aufbaut.
Bild 11: So stellen Sie die Animation des Gantt-Diagramms ein – hier am Beispiel von PowerPoint 2013.
Mit den oben beschriebenen Schritten wird das Diagramm aus Excel in die PowerPoint-Präsentation eingebettet. Was aber, wenn sich in der Projektplanung noch leichte zeitliche Verschiebungen ergeben? Ist das Diagramm nur eingebettet, werden die nachträglichen Änderungen in Excel auf der PowerPoint-Folien nicht angezeigt. Sollen die Informationen automatisch auch in PowerPoint aktualisiert werden, dann bauen Sie das Excel-Diagramm auf der PowerPoint-Folie wie folgt als Verknüpfung ein:
Das Verknüpfen bringt Ihnen ganz nebenbei noch einen weiteren wichtigen Vorteil: Die Excel-Arbeitsmappe wird nun nicht Bestandteil der PowerPoint-Datei. Sie müssen also nicht befürchten, dass sensible Informationen von anderen Blättern der Excel-Datei mit dem Gantt-Diagramm in die falschen Hände gelangen können.
Mehr Details zum Einbetten oder Verknüpfen von Tabellen- oder Diagrammdaten aus Excel mit PowerPoint lesen Sie im Beitrag "Excel-Diagramme in PowerPoint einbinden", Projekt Magazin 13/2013.
Mit dem hier vorgestellten Gantt-Diagramm zeigen Sie auf einen Blick vier Informationen:
Das Gantt-Diagramm können Sie als Excel-Mappe oder gegebenenfalls als PowerPoint-Folie weitergeben. Ein gemeinsames Arbeiten an dem Diagramm ist nur begrenzt möglich. Aktualisierungen an den Daten müssen wieder allen Beteiligten mitgeteilt oder zugesandt werden.
Das Anlegen eines Gantt-Diagramms erfordert einigen technischen und zeitlichen Aufwand. Wie Sie mit dem neuen Tool Power BI Desktop von Microsoft (fast) ohne Excel und mit wenig Aufwand Gantt-Diagramme erstellen, erfahren Sie in einer der kommenden Ausgaben.
Sie sind exakt wie eingangs beschreiben vorgegangen und haben die linke obere Zelle des zu markierenden Datenbereichs frei gelassen und die betreffenden Zellen mit den Informationen zu den Arbeitspakten und deren Start und Dauer markiert. Trotzdem bietet Excel Ihnen – so wie in Bild 5 gezeigt – nach der Wahl des Typs Gestapelte Balken nur einen Balken an? Wenn Sie in diesem Fall das Diagramm anklicken, werden Sie vermutlich feststellen, dass Excel trotz korrekter Auswahl nicht die ursprünglich markierten Zellbereiche auswertet (Bild 12 unten).
Bild 12: Im oben gezeigten Beispiel greift das Diagramm auf die richtigen Zellbereiche zu, im unteren jedoch nicht.
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Ehe Sie sich den Kopf lange über die Ursachen zerbrechen – es kommen mehrere in Frage –, beheben Sie das Problem mit den folgenden sieben Schritten:
Bild 13: Über dieses Dialogfeld korrigieren Sie die Auswahl der Daten, die im Diagramm gezeigt werden sollen.
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Bild 14: Korrigieren Sie hier den Zellbezug für den Bereich, der die Arbeitspakte enthält und der als Beschriftung der senkrechten Rubrikenachse dienen soll.
Als Ergebnis sollte Ihr Diagramm nun wie gewünscht für jedes Arbeitspaket einen gestapelten Balken anzeigen. Diese Rohversion des Diagramms wandeln Sie dann Schritt für Schritt wie oben beschrieben in das fertige Gantt-Diagramm um.
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