Den Projektablauf im Blick Excel: Mit Gantt-Diagrammen Zeitplanung und Projektfortschritt visualisieren

Um den Projektablauf übersichtlich aufzuzeigen, sind Gantt-Diagramme weit verbreitet. Nicht immer ist zu ihrer Darstellung ein PM-Tool erforderlich – bei einfachen Projekten reicht Excel bereits oft aus. Dort gibt es zwar keinen vorgefertigten Typ für Gantt-Diagramme, mit einem kleinen Umweg über ein gestapeltes Balkendiagramm kommen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung dennoch schnell zum Ziel, wie Dieter Schiecke zeigt.

Den Projektablauf im Blick Excel: Mit Gantt-Diagrammen Zeitplanung und Projektfortschritt visualisieren

Um den Projektablauf übersichtlich aufzuzeigen, sind Gantt-Diagramme weit verbreitet. Nicht immer ist zu ihrer Darstellung ein PM-Tool erforderlich – bei einfachen Projekten reicht Excel bereits oft aus. Dort gibt es zwar keinen vorgefertigten Typ für Gantt-Diagramme, mit einem kleinen Umweg über ein gestapeltes Balkendiagramm kommen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung dennoch schnell zum Ziel, wie Dieter Schiecke zeigt.

Gantt-Diagramme gehören seit Anfang des 20. Jahrhunderts zu den Werkzeugen von Projektmanagern, um den zeitlichen Ablauf eines Projekts aufzuzeigen. Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete sind dabei untereinander auf einer Zeitleiste angeordnet, sodass sich Bezeichnung, Beginn, Ende, Reihenfolge sowie Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspakete leicht erkennen lassen. Um ein solches Diagramm zu erstellen, ist nicht unbedingt eine Spezial-Software erforderlich; in vielen Fällen reicht Excel dazu aus. Zwar bietet Excel keinen vorgefertigten Typ für Gantt-Diagramme, mit einem kleinen Umweg über ein gestapeltes Balkendiagramm kommen Sie dennoch schnell zum Ziel (Bild 1). Dieser Beitrag liefert eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen sowie Empfehlungen für das Troubleshooting, falls Excel die Daten nicht richtig anzeigen sollte.

Gantt-Diagramm mit Abfolge der einzelnen Arbeitspaketen

Bild 1: Beispiel für ein einfaches Gantt-Diagramm, das die zeitliche Abfolge der einzelnen Arbeitspakete zeigt und dabei auch auf Schritte hinweist, die parallel ablaufen.
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Für das Anlegen eines Gantt-Diagramms benötigen Sie drei Informationen:

  • Starttermin
  • Dauer (in Kalendertagen) und
  • Bezeichnung der Vorgänge, Arbeitspakete o.ä.

Eine Rohfassung des Diagramms anlegen

Um die Schritte zum Aufbau der folgenden Lösung nachzuvollziehen, nutzen Sie die Beispieldatei Gantt Diagramm_Software Migration.xlsx.

Für das Beispieldiagramm verwenden wir die Daten der in Bild 2 dargestellten Tabelle. Erstellen Sie zunächst aus den Werten der Spalten B, D und E ein gestapeltes Balkendiagramm. Die Rohversion des Diagramms überführen Sie anschließend Schritt für Schritt in die gewünschte Form. Stellen Sie zu Beginn sicher, dass die Zelle in der linken oberen Ecke des zu markierenden Datenbereichs leer ist. Im Beispiel ist das die Zelle B2, in der normalerweise eine Überschrift wie z. B. "Arbeitspaket" stehen würde.

Start und Dauer der einzelnen Arbeitspakete

Bild 2: Start und Dauer der einzelnen Arbeitspakte sollen per Gantt-Diagramm visualisiert werden.
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  • Markieren Sie den Bereich B2 bis B12. Das sind die Zellen mit den Bezeichnungen der Arbeitspakte, die später am linken Rand des Gantt-Diagramms vor jedem der Balken stehen sollen. Der Bereich enthält ebenfalls die in diesem Fall leere Zelle für die Spaltenüberschrift.
  • Drücken Sie die Taste Strg und halten Sie diese gedrückt, während Sie mit gedrückter linker Maustaste die Markierung um den Zellbereich D2 bis E12 erweitern. Dies sind die beiden Spalten mit den Angaben zu Start und Dauer der Arbeitspakte einschließlich der Spaltenüberschriften.
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen. Klicken Sie dort in der Gruppe Diagramme auf Balken und wählen Sie im folgenden Katalog den Untertyp Gestapelte Balken. In Excel 2016 klicken Sie in der Registerkarte Einfügen auf Empfohlene Diagramme, wechseln dann zur Registerkarte Alle Diagramme und wählen dort Balken / Gestapelte Balken.
gestapeltes Balkendiagramm

Bild 3: Erzeugen Sie aus den markierten Daten ein gestapeltes Balkendiagramm (Excel 2010 bis 2016).
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Excel fügt nach diesen Schritten eine Rohversion des Diagramms ein (Bild 4).

Rohversion des gestapelten Balkendiagramms

Bild 4: Die unbearbeitete Rohversion des gestapelten Balkendiagramms.
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Das so erzeugte Diagramm muss in folgenden Punkten noch nachgebessert werden:

  • Links an der Rubrikenachse stehen die Bezeichnungen aller Arbeitspakete. Diese sind im Vergleich zur Eingabe in der Datentabelle allerdings in der falschen Reihenfolge angeordnet.
  • Der in der Zeitachse angezeigte Zeitraum passt nicht zu den Datumsangaben der Datentabelle. Auch das Intervall der Zeitachse sollte für eine eingängige Darstellung noch geändert werden.
  • Die rechten (roten) Balkensegmente im Diagramm zeigen die Zeiträume für die einzelnen Arbeitspakete an. Die linken Balkensegmente sind dagegen überflüssig und verwirren den Betrachter lediglich.

Folgende Schritte sind also noch notwendig, um zum gewünschten Erscheinungsbild zu gelangen:

  • Arbeitspakete in umgekehrter Reihenfolge darstellen.
  • Zeitraum und Intervall der Datumsachse korrigieren.
  • Störende Balkensegmente ausblenden.

Falsche Balkendarstellung trotz korrekter Daten

Falls Sie trotz korrekt markierter Daten nicht die gewünschte Anordnung der Balken im Diagramm erhalten (Bild 5), kann das mehrere Ursachen haben. Wie Sie dieses ärgerliche Manko beheben können, lesen Sie am Ende des Artikels im Abschnitt "Troubleshooting".

trotz korrekter Markierung ein falsches Ergebnis

Bild 5: Obwohl Sie die Daten wie angegeben korrekt markiert haben, liefert Excel nur dieses Ergebnis. Hier hilft nur ein manuelles Nachbessern. Wie das geht, lesen Sie am Ende des Beitrags.
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Arbeitspakete in umgekehrter Reihenfolge darstellen

Wir sind es gewohnt, von oben nach unten beziehungsweise links nach rechts zu lesen. Daher sollen die Arbeitspakete links an der Rubrikenachse so angeordnet werden, dass das erste oben steht und die anderen darunter folgen.

  • Klicken Sie einen beliebigen Eintrag an der senkrechten Achse an. Rufen Sie dann mit Strg+1 das Dialogfeld zum Anpassen und Formatieren der Achse auf.
  • Aktivieren Sie bei den Achsenoptionen das Kontrollkästchen vor Kategorien in umgekehrter Reihenfolge sowie die Option Horizontale Achse schneidet / Bei größter Rubrik (vgl. Bild 6).
Arbeitspaket-Reihenfolge korrigieren

Bild 6: Die Reihenfolge der Arbeitspakete an der senkrechten Rubrikenachse korrigieren Sie in den Achsenoptionen (links Excel 2010, rechts Excel 2013 und 2016).
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Zeitraum und Intervall der Datumsachse korrigieren

Die nun folgenden Veränderungen an der waagerechten Achse sind ausschlaggebend für das Aussehen des Gantt-Diagramms. Die Aufteilung sieht momentan noch etwas chaotisch aus. So machen Sie die Beschriftung der Achse übersichtlicher und lassen dort nur die Monate anzeigen:

  • Klicken Sie auf die waagerechte Diagrammachse und rufen Sie…

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