Gantt-Diagramme gehören seit Anfang des 20. Jahrhunderts zu den Werkzeugen von Projektmanagern, um den zeitlichen Ablauf eines Projekts aufzuzeigen. Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete sind dabei untereinander auf einer Zeitleiste angeordnet, sodass sich Bezeichnung, Beginn, Ende, Reihenfolge sowie Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspakete leicht erkennen lassen. Um ein solches Diagramm zu erstellen, ist nicht unbedingt eine Spezial-Software erforderlich; in vielen Fällen reicht Excel dazu aus. Zwar bietet Excel keinen vorgefertigten Typ für Gantt-Diagramme, mit einem kleinen Umweg über ein gestapeltes Balkendiagramm kommen Sie dennoch schnell zum Ziel (Bild 1). Dieser Beitrag liefert eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen sowie Empfehlungen für das Troubleshooting, falls Excel die Daten nicht richtig anzeigen sollte.

Bild 1: Beispiel für ein einfaches Gantt-Diagramm, das die zeitliche Abfolge der einzelnen Arbeitspakete zeigt und dabei auch auf Schritte hinweist, die parallel ablaufen.
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Für das Anlegen eines Gantt-Diagramms benötigen Sie drei Informationen:

• Starttermin
• Dauer (in Kalendertagen) und
• Bezeichnung der Vorgänge, Arbeitspakete o.ä.

Eine Rohfassung des Diagramms anlegen

Um die Schritte zum Aufbau der folgenden Lösung nachzuvollziehen, nutzen Sie die Beispieldatei Gantt Diagramm_Software Migration.xlsx.

Für das Beispieldiagramm verwenden wir die Daten der in Bild 2 dargestellten Tabelle. Erstellen Sie zunächst aus den Werten der Spalten B, D und E ein gestapeltes Balkendiagramm. Die Rohversion des Diagramms überführen Sie anschließend Schritt für Schritt in die gewünschte Form. Stellen Sie zu Beginn sicher, dass die Zelle in der linken oberen Ecke des zu markierenden Datenbereichs leer ist. Im Beispiel ist das die Zelle B2, in der normalerweise eine Überschrift wie z. B. "Arbeitspaket" stehen würde.

Bild 2: Start und Dauer der einzelnen Arbeitspakte sollen per Gantt-Diagramm visualisiert werden.
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• Markieren Sie den Bereich B2 bis B12. Das sind die Zellen mit den Bezeichnungen der Arbeitspakte, die später am linken Rand des Gantt-Diagramms vor jedem der Balken stehen sollen. Der Bereich enthält ebenfalls die in diesem Fall leere Zelle für die Spaltenüberschrift.
• Drücken Sie die Taste Strg und halten Sie diese gedrückt, während Sie mit gedrückter linker Maustaste die Markierung um den Zellbereich D2 bis E12 erweitern. Dies sind die beiden Spalten mit den Angaben zu Start und Dauer der Arbeitspakte einschließlich der Spaltenüberschriften.
• Wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen. Klicken Sie dort in der Gruppe Diagramme auf Balken und wählen Sie im folgenden Katalog den Untertyp Gestapelte Balken. In Excel 2016 klicken Sie in der Registerkarte Einfügen auf Empfohlene Diagramme, wechseln dann zur Registerkarte Alle Diagramme und wählen dort Balken / Gestapelte Balken.

Bild 3: Erzeugen Sie aus den markierten Daten ein gestapeltes Balkendiagramm (Excel 2010 bis 2016).
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Excel fügt nach diesen Schritten eine Rohversion des Diagramms ein (Bild 4).

Bild 4: Die unbearbeitete Rohversion des gestapelten Balkendiagramms.
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Das so erzeugte Diagramm muss in folgenden Punkten noch nachgebessert werden:

• Links an der Rubrikenachse stehen die Bezeichnungen aller Arbeitspakete. Diese sind im Vergleich zur Eingabe in der Datentabelle allerdings in der falschen Reihenfolge angeordnet.
• Der in der Zeitachse angezeigte Zeitraum passt nicht zu den Datumsangaben der Datentabelle. Auch das Intervall der Zeitachse sollte für eine eingängige Darstellung noch geändert werden.
• Die rechten (roten) Balkensegmente im Diagramm zeigen die Zeiträume für die einzelnen Arbeitspakete an. Die linken Balkensegmente sind dagegen überflüssig und verwirren den Betrachter lediglich.

Folgende Schritte sind also noch notwendig, um zum gewünschten Erscheinungsbild zu gelangen:

• Arbeitspakete in umgekehrter Reihenfolge darstellen.
• Zeitraum und Intervall der Datumsachse korrigieren.
• Störende Balkensegmente ausblenden.

Falsche Balkendarstellung trotz korrekter Daten

Falls Sie trotz korrekt markierter Daten nicht die gewünschte Anordnung der Balken im Diagramm erhalten (Bild 5), kann das mehrere Ursachen haben. Wie Sie dieses ärgerliche Manko beheben können, lesen Sie am Ende des Artikels im Abschnitt "Troubleshooting".

Bild 5: Obwohl Sie die Daten wie angegeben korrekt markiert haben, liefert Excel nur dieses Ergebnis. Hier hilft nur ein manuelles Nachbessern. Wie das geht, lesen Sie am Ende des Beitrags.
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Arbeitspakete in umgekehrter Reihenfolge darstellen

Wir sind es gewohnt, von oben nach unten beziehungsweise links nach rechts zu lesen. Daher sollen die Arbeitspakete links an der Rubrikenachse so angeordnet werden, dass das erste oben steht und die anderen darunter folgen.

• Klicken Sie einen beliebigen Eintrag an der senkrechten Achse an. Rufen Sie dann mit Strg+1 das Dialogfeld zum Anpassen und Formatieren der Achse auf.
• Aktivieren Sie bei den Achsenoptionen das Kontrollkästchen vor Kategorien in umgekehrter Reihenfolge sowie die Option Horizontale Achse schneidet / Bei größter Rubrik (vgl. Bild 6).

Bild 6: Die Reihenfolge der Arbeitspakete an der senkrechten Rubrikenachse korrigieren Sie in den Achsenoptionen (links Excel 2010, rechts Excel 2013 und 2016).
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Zeitraum und Intervall der Datumsachse korrigieren

Die nun folgenden Veränderungen an der waagerechten Achse sind ausschlaggebend für das Aussehen des Gantt-Diagramms. Die Aufteilung sieht momentan noch etwas chaotisch aus. So machen Sie die Beschriftung der Achse übersichtlicher und lassen dort nur die Monate anzeigen:

• Klicken Sie auf die waagerechte Diagrammachse und rufen Sie mit Strg+1 den Dialog "Achse formatieren" auf.
• Stellen Sie bei den Achsenoptionen für den Beginn und das Ende der Datumsachse die passenden Werte ein. Hier im Beispiel liegen die Arbeitspakete im Zeitraum 1. Februar bis 30. Juni 2016. Daher soll auch nur dieser Zeitraum auf der Diagrammachse angezeigt werden. Klicken Sie in Excel 2010 bei Minimum die Option Fest an. Geben Sie dann das Datum "1.2.2016" ein, da das erste Arbeitspaket im Februar 2016 beginnt. Ab Excel 2013 können Sie die Felder für Minimum, Maximum und die Intervalle direkt bearbeiten. Tragen Sie dort bei Minimum ebenfalls "1.2.2016" ein.
• Beim Feld Maximum gehen Sie analog vor, geben hier aber als Datum nicht 30.6.2016 ein, sondern 10.7.2016. Damit verlängern Sie die Datumsachse ein wenig und der Juni kann so optisch durch eine senkrechte Hilfslinie abgeschlossen werden.
• In das Feld Hauptintervall tragen Sie den Wert "31" ein.

Bild 7: Mit diesen Einstellungen in Excel 2010 (links) sowie in Excel 2013 und 2016 (rechts) stellen Sie sicher, dass der gewünschte Zeitraum an der Datumsachse angezeigt wird.
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Nach dem Eingriff in die Einstellungen für Minimum und Maximum ist der Automatismus von Excel außer Kraft gesetzt, der dafür sorgt, dass sich die Datumsachse beim Ändern der Anfangs- und Endtermine automatisch anpasst. Sollte sich also durch Änderungen in der Datentabelle der darzustellende Zeitraum verschieben, müssen Sie – wie in Bild 7 gezeigt – die Werte für Minimum und Maximum manuell anpassen.

Monatsnamen gekürzt anzeigen

Die Datumsangaben an der Achse überlagern sich jetzt. Ändern Sie deshalb das Datumsformat so, dass nur noch die abgekürzten Monatsnamen erscheinen. Das spart Platz und sorgt zudem für eine einheitliche und kurze Anzeige.

• Wechseln Sie dazu im Dialog "Achse formatieren" zur Rubrik Zahl. In Excel 2013 und 2016 müssen Sie rechts im Aufgabenbereich erst nach unten scrollen, um die Rubrik Zahl zu sehen und um sie aufklappen zu können.
• Wählen Sie in allen Excel-Versionen zunächst die Kategorie bzw. die Rubrik Benutzerdefiniert. In Excel 2010 geben Sie dann rechts unter Formatcode die Zeichenfolge MMM ein. Dies ist die Anweisung, die Monatsnamen abgekürzt anzuzeigen. In Excel 2013 und 2016 befindet sich das Eingabefeld für Formatcode weiter unten. Tragen Sie dort ebenfalls MMM ein. Klicken Sie auf jeden Fall noch auf Hinzufügen.

Bild 8: So optimieren Sie in Excel 2013 und 2016 die Beschriftung der Datumsachse, indem Sie das Zahlenformat ändern.

Störende Balkensegmente ausblenden

In den gestapelten Balken wird das jeweils linke Segment nicht gebraucht. Die störenden Segmente einfach nur zu löschen, bringt allerdings nicht die gewünschte Lösung. Machen Sie stattdessen die linken Balkensegmente wie folgt unsichtbar:

• Klicken Sie auf eines der störenden linken Balkensegmente. Die gesamte Segmentgruppe ist nun markiert.
• Rufen Sie mit Strg+1 wieder den Dialog zum Anpassen und Formatieren auf.
• Wechseln Sie bei den Reihenoptionen (ab Excel 2013 heißt es Datenreihenoptionen) zu Füllung. Wählen Sie die Option Keine Füllung.
• Stellen Sie anschließend darunter bei Rahmenfarbe (ab Excel 2013 Rahmen) die Option Keine Linie ein.

Bild 9: So machen Sie die störenden Balkensegmente in Excel 2010 (links) sowie Excel 2013 und 2016 (rechts) unsichtbar.
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Nach diesen Schritten wird in der Datumsachse nur noch der wirklich erforderliche Zeitraum berücksichtigt, das Anzeigeintervall ist auf Monate umgestellt und es sind nur noch die Balkensegmente für die Aufgabenpakte zu sehen.

Optischer Feinschliff bei Hilfs- und Achslinien

Im letzten Schritt geht es noch um den optischen Feinschliff:

• Falls sich rechts vom oder unter dem Diagramm noch die Legende befindet, löschen Sie diese, indem Sie sie anklicken und dann die Taste Entf betätigen. Im Ergebnis dessen können sich die Balken horizontal besser verteilen.
• Lassen Sie die senkrechten Hilfslinien optisch etwas in den Hintergrund rücken. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine der Linien und wählen Sie über die Minisymbolleiste und den Befehl Formkontur bzw. Rahmen (ab Version 2013) ein mittleres Grau.
• Machen Sie die beiden Achsenlinien unsichtbar, indem Sie wieder per rechten Mausklick die Minisymbolleiste einblenden und über Formkontur bzw. Rahmen die Option Kein Rahmen wählen.
• Färben Sie bei Bedarf die einzelnen Balken je nach agierender Ressource unterschiedlich ein.

Das fertige Diagramm als Mustervorlage speichern

Viele der Schritte, die bisher erforderlich waren, um aus dem vorgegebenen Diagramm mit gestapelten Balken ein Gantt-Diagramm werden zu lassen, können Sie sich künftig sparen. Legen Sie dazu das Ergebnis Ihrer bisherigen Arbeit als eine neue Diagramm-Vorlage ab:

• Klicken Sie auf das Diagramm, damit es markiert ist.
• In Excel 2010 wählen Sie links auf der Registerkarte Diagrammtools / Entwurf den Befehl Als Vorlage speichern (Bild 10 links).
• Ab Excel 2013 gibt es diesen Befehl im Menüband nicht mehr. Sie erreichen ihn aber per rechten Mausklick auf das Diagramm im Kontextmenü (Bild 10 rechts).
• Geben Sie im folgenden Dialogfeld einen Namen für die Diagrammvorlage ein, z.B. "Gantt".

Bild 10: So speichern Sie in Excel 2010 (links) sowie in Excel 2013 und 2016 (rechts) ein Diagramm als Vorlage ab.

Mustervorlage verwenden

Um die eben abgespeicherte Diagrammvorlage zu verwenden, wenn Sie einmal wieder ein Gantt-Diagramm anlegen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

• Markieren Sie die drei Spalten in der Datentabelle, die die Angaben zu den Arbeitspakten sowie zu deren Start und Dauer enthalten.
• Wechseln Sie in Excel 2010 zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie in der Gruppe Diagramme auf Weitere und dann auf Alle Diagrammtypen. Ab Excel 2013 wählen Sie auf der Registerkarte Einfügen den Befehl Empfohlene Diagramme und wechseln zur Registerkarte Alle Diagramme.
• Klicken Sie dann in allen drei Excel-Versionen auf das gelbe Ordnersymbol namens "Vorlagen" und wählen Sie im folgenden Dialogfeld "Gantt" aus.

Da in der Vorlage auch die manuelle Anpassung der Datumsachse auf den Zeitraum 1. Februar bis 10. Juli 2016 hinterlegt ist, müssen Sie auf jeden Fall die Werte der waagerechten Achse für Minimum und Maximum wie oben beschrieben an die Datumsangaben für das aktuelle Gantt-Diagramm anpassen.

In PowerPoint präsentieren

Wollen Sie dem Auftraggeber oder den Teammitgliedern Ihre Planung vorstellen, wird es meist nicht ausreichen, hier nur das Diagramm am Bildschirm im Excel-Fenster zu zeigen. Greifen Sie stattdessen für die Präsentation auf ein Programm wie PowerPoint zurück, das sich mit seinen Animationsmöglichkeiten dafür perfekt eignet. Dieser Aufwand lohnt sich auf jeden Fall, da es nur wenige Minuten erfordert, um das in Excel erstellte Gantt-Diagramm nach PowerPoint zu übertragen und so zu animieren, dass es sich Schritt für Schritt aufbaut.

• Markieren Sie den Diagrammbereich, indem Sie auf den Rahmen um das Diagramm klicken. Kopieren Sie das so markierte Diagramm mit Strg+C in die Zwischenablage.
• Starten Sie PowerPoint. Rufen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien per Klick auf die untere Hälfte der Schaltfläche Neue Folie eine Folie mit dem Layout Titel und Inhalt.
• Markieren Sie den Inhalts-Platzhalter auf der Folie und fügen Sie das Diagramm aus der Zwischenablage mit Strg+V ein.
• Wechseln Sie bei markiertem Diagrammobjekt zur Registerkarte Animationen.
• Wählen Sie dort den Eingangseffekt Wischen.
• Klicken Sie rechts daneben auf Effektoptionen. Wählen Sie – wie in Bild 11 gezeigt – nacheinander die beiden Einstellungen Von links sowie Nach Kategorie.
• Erhöhen Sie auf der gleichen Registerkarte weiter rechts bei Dauer den Wert von 0,5 auf 1,0 Sekunden.

Bild 11: So stellen Sie die Animation des Gantt-Diagramms ein – hier am Beispiel von PowerPoint 2013.

Einbetten oder verknüpfen?

Mit den oben beschriebenen Schritten wird das Diagramm aus Excel in die PowerPoint-Präsentation eingebettet. Was aber, wenn sich in der Projektplanung noch leichte zeitliche Verschiebungen ergeben? Ist das Diagramm nur eingebettet, werden die nachträglichen Änderungen in Excel auf der PowerPoint-Folien nicht angezeigt. Sollen die Informationen automatisch auch in PowerPoint aktualisiert werden, dann bauen Sie das Excel-Diagramm auf der PowerPoint-Folie wie folgt als Verknüpfung ein:

• Markieren Sie das Diagramm in Excel und kopieren Sie es wieder mit Strg+C in die Zwischenablage.
• Klicken Sie in PowerPoint mit der rechten Maustaste in den Inhalts-Platzhalter.
• Das Kontextmenü wird angezeigt und unter Einfügeoptionen bietet es fünf Varianten. Wählen Sie eine der beiden Verknüpfungsvarianten (Option 3 oder 4).

Das Verknüpfen bringt Ihnen ganz nebenbei noch einen weiteren wichtigen Vorteil: Die Excel-Arbeitsmappe wird nun nicht Bestandteil der PowerPoint-Datei. Sie müssen also nicht befürchten, dass sensible Informationen von anderen Blättern der Excel-Datei mit dem Gantt-Diagramm in die falschen Hände gelangen können.

Mehr Details zum Einbetten oder Verknüpfen von Tabellen- oder Diagrammdaten aus Excel mit PowerPoint lesen Sie im Beitrag "Excel-Diagramme in PowerPoint einbinden", Projekt Magazin 13/2013.

Fazit und Ausblick

Mit dem hier vorgestellten Gantt-Diagramm zeigen Sie auf einen Blick vier Informationen:

• die Abfolge der Arbeitspakete,
• ihre Dauer,
• das eventuelle parallele Ablaufen mehrerer Aufgaben,
• die Zuordnung der Arbeiten zu den einzelnen Ressourcen dank unterschiedlicher Farben.

Das Gantt-Diagramm können Sie als Excel-Mappe oder gegebenenfalls als PowerPoint-Folie weitergeben. Ein gemeinsames Arbeiten an dem Diagramm ist nur begrenzt möglich. Aktualisierungen an den Daten müssen wieder allen Beteiligten mitgeteilt oder zugesandt werden.

Das Anlegen eines Gantt-Diagramms erfordert einigen technischen und zeitlichen Aufwand. Wie Sie mit dem neuen Tool Power BI Desktop von Microsoft (fast) ohne Excel und mit wenig Aufwand Gantt-Diagramme erstellen, erfahren Sie in einer der kommenden Ausgaben.

Anhang

Troubleshooting – Ihr Diagramm zeigt nicht die richtigen Daten an

Sie sind exakt wie eingangs beschreiben vorgegangen und haben die linke obere Zelle des zu markierenden Datenbereichs frei gelassen und die betreffenden Zellen mit den Informationen zu den Arbeitspakten und deren Start und Dauer markiert. Trotzdem bietet Excel Ihnen – so wie in Bild 5 gezeigt – nach der Wahl des Typs Gestapelte Balken nur einen Balken an? Wenn Sie in diesem Fall das Diagramm anklicken, werden Sie vermutlich feststellen, dass Excel trotz korrekter Auswahl nicht die ursprünglich markierten Zellbereiche auswertet (Bild 12 unten).

Bild 12: Im oben gezeigten Beispiel greift das Diagramm auf die richtigen Zellbereiche zu, im unteren jedoch nicht.
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Ehe Sie sich den Kopf lange über die Ursachen zerbrechen – es kommen mehrere in Frage –, beheben Sie das Problem mit den folgenden sieben Schritten:

Bild 13: Über dieses Dialogfeld korrigieren Sie die Auswahl der Daten, die im Diagramm gezeigt werden sollen.
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1. Klicken Sie das Diagramm an und wählen Sie auf der Registerkarte Diagrammtools / Entwurf den Befehl Daten auswählen.
2. Im nun eingeblendeten Dialogfeld (Bild 13) klicken Sie links unter Legendeneinträge (Reihen) auf die Schaltfläche Hinzufügen.
3. Im folgenden Dialog Datenreihe bearbeiten klicken Sie in das Feld Reihenname und dann auf Zelle D2. Sie enthält den Reihennamen "Start".
4. Klicken Sie in das Eingabefeld unter Reihenwerte, löschen Sie alle Vorgaben und markieren Sie dann den Zellbereich D3:D12. Schließen Sie mit OK ab.
5. Sie gelangen zurück zum in Bild 13 gezeigten Dialogfeld. Verschieben Sie dort den neuen Eintrag Start nach oben über Dauer. Nutzen Sie dazu die Pfeil-Schaltfläche rechts neben Entfernen.
6. Klicken Sie anschließend rechts unter Horizontale Achsenbeschriftungen (Rubrik) auf die Schaltfläche Bearbeiten.
7. In dem in Bild 14 gezeigten Dialogfeld klicken Sie in das Eingabefeld und markieren dann mit gedrückter linker Maustaste den Bereich, der die Bezeichnungen der Arbeitspakte enthält: B3 bis B12. Nach einem Klick auf OK sollte das Dialogfeld so wie in Bild 13 aussehen. Verlassen Sie es mit einem erneuten Klick auf OK.

Bild 14: Korrigieren Sie hier den Zellbezug für den Bereich, der die Arbeitspakte enthält und der als Beschriftung der senkrechten Rubrikenachse dienen soll.

Als Ergebnis sollte Ihr Diagramm nun wie gewünscht für jedes Arbeitspaket einen gestapelten Balken anzeigen. Diese Rohversion des Diagramms wandeln Sie dann Schritt für Schritt wie oben beschrieben in das fertige Gantt-Diagramm um.