Vorbeugen und schnell reagieren

Geben Sie "Zeitdieben" in Besprechungen keine Chance

Kennen Sie das? Die gut geplante Besprechung ist zu Ende, aber Sie konnten nur ein Teil der ursprünglich vorgesehenen Themen mit den Teilnehmern durchgehen und klären. Dann waren vermutlich sog. "Zeitdiebe" am Werk. Dr. Tomas Bohinc identifiziert sie in diesem Tipp und zeigt Ihnen, wie Sie sich als Leiter oder als Organisator einer Besprechung gegen "Zeitdiebe" wehren können, die neben der Zeit auch bares Geld stehlen.

Die Besprechung ist zu Ende – und Sie konnten nur ein Teil der ursprünglich geplanten Themen mit den Teilnehmern behandeln. Oder: Sie konnten alle strittigen Punkte klären, aber das Meeting hat deutlich länger gedauert als erwartet. Dies kann viele Gründe haben: Die Zeit war zu knapp bemessen, die Themen waren komplexer als vermutet oder die Teilnehmer hatten einen hohen Diskussionsbedarf.

Aber es gibt auch andere Ursachen, sog. "Zeitdiebe", die Besprechungen unnötig in die Länge ziehen. In diesem Tipp entlarve ich sie und zeige Ihnen, wie Sie als Leiter oder als Organisator einer Besprechung "Zeitdieben" begegnen können.

Was sind "Zeitdiebe"?

Lothar Seiwert führte die Metapher "Zeitdiebe" in das Zeitmanagement ein (Lothar Seiwert: 30 Minuten Zeitmanagementsystem, Gabal Verlag, Offenbach 2012). Er bezeichnet damit Störfaktoren in der täglichen Arbeit, die wertvolle Zeit kosten, aber nichts zur Produktivität der Arbeit beitragen.

Aber nicht nur das: "Zeitdiebe" stehlen auch Geld. Denn jede Arbeitsstunde in einem Projekt kostet pro Mitarbeiter im Durchschnitt ca. 100 Euro. In einer Besprechung mit zehn Teilnehmern kostet damit jede Minute knapp 17 Euro. Eine geraubte Viertelstunde kostet bereits 250 Euro und bei 25 Minuten sind dies 417 Euro – und damit bereits mehr als einen halben Arbeitstag eines Mitarbeiters.

Wie Sie in Besprechungen mit "Zeitdieben" umgehen

Im Folgenden führe ich die wichtigsten "Zeitdiebe", die bei Besprechungen vorkommen, in chronologischer Reihenfolge an.

Abgeschlossener Besprechungsraum: Die Teilnehmer finden

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