Gezielt Einfluss nehmen mit maßgeschneiderten Projektberichten

Projektberichterstattung wird oft als lästige Pflichterfüllung betrachtet. Dabei ist sie eine Visitenkarte des Projekts nach außen und gleichzeitig ein wesentliches Marketing-Instrument. Wie in Marketing und Werbung gilt auch hier: Unterschiedliche Ziele und Zielgruppen erfordern unterschiedliche, individuell angepasste Maßnahmen. Manager müssen ins Boot geholt, Controller beruhigt, Mitarbeiter motiviert werden. Doch wie sieht ein Berichtswesen aus, das mit vertretbarem Aufwand eine optimale Wirkung erzielt? Dr. Peter Duwe zeigt in seinem Beitrag, worauf es dabei ankommt und gibt Tipps, wie Sie ein eigenes wirkungsvolles Berichtssystem entwerfen.

Die meisten Projektmitarbeiter betrachten die Berichterstattung aus ihrem Projekt als lästige Pflichterfüllung und behandeln sie entsprechend stiefmütterlich. Dabei ist das Berichtswesen eine Visitenkarte des Projekts nach außen. Es stellt einen wesentlichen Teil des Projektmarketings dar. Wie in Marketing und Werbung gilt aber auch hier: Unterschiedliche Ziele und Zielgruppen erfordern unterschiedliche, individuell angepasste Maßnahmen.

So, wie eine Werbeagentur eine Werbebotschaft genau auf ihre Zielgruppe abstimmt, damit sie optimal wirkt, sollten Projektmitarbeiter ihre Berichte für die Adressaten maßschneidern. Doch wie sieht ein Berichtswesen aus, das mit vertretbarem Aufwand eine optimale Wirkung erzielt? Antworten und Tipps dazu finden Sie in diesem Beitrag.

So designen Sie ein wirkungsvolles Berichtssystem

Wie lässt sich ein Projektbericht maßschneidern? Bringt das nicht immensen Aufwand mit sich? Verlieren die Projektmitarbeiter dadurch vielleicht erst recht die Motivation, Berichte zu verfassen?

Nein, denn: In einem sinnvoll aufgebauten Berichtswesen fallen zwar einmal beim Entwurf der Berichte einige Aufwände an, im laufenden Betrieb brauchen die Mitarbeiter dann aber nur mehr die vorbereiteten Templates zu füllen.

Wenn Sie sich an den folgenden Fragestellungen orientieren, ist es einfach, ein solides Berichtswesen aufzubauen:

  • Wer sind die Adressaten im Projektumfeld?
  • Was sind ihre Interessen?
  • Zu welchen Anlässen fordern sie Berichte ein?
  • Welche Adressaten kann ich mit demselben Bericht bedienen?
  • Welche Wirkung möchte ich mit dem Bericht erreichen? Welches Ziel verfolge ich?
  • Welche Informationen müssen daher im Bericht enthalten sein?

Dabei sollten Sie nicht nur alle Ebenen der Projektorganisation betrachten, sondern

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