Projektbetroffene - z.B. Nutzer einer neuen Software oder Anwohner eines Straßenbauprojekts - sind ein besonders kritisches Publikum. Deshalb gibt es von der Vorbereitung bis zur Durchführung einer Projektpräsentation einige Besonderheiten zu beachten. Management-Trainerin Hedwig Kellner erläutert in ihrem Tipp die drei Aspekte, die Schwerpunkt jeder Präsentation vor Projektbetroffenen sein sollten und stellt einen Gliederungsvorschlag vor.

Nutzen - Übersicht - Erwartungen

Fokussieren Sie den Inhalt Ihre Präsentation auf die folgenden drei Punkte:

• Nutzen
• Übersicht
• Erwartungen

Punkt 1: Nutzen

Projektbetroffene sehen häufig zunächst keinen individuellen Nutzen durch das Projekt, sondern nur Probleme (z.B. Gewöhnung an neue Arbeitsprozesse). Den Nutzen des Projekts für das Unternehmen erkennen sie nicht als persönlichen Vorteil. Sie müssen also Überzeugungsarbeit leisten. Betonen Sie zum Beispiel auch den Nutzen für andere Anwender, Kunden, Umwelt etc.

Seien Sie ehrlich, reden Sie nichts schön, verschleiern Sie nichts. Beispiel: "Sie müssen sich umstellen, gewohnte Abläufe fallen weg."

Schaffen Sie durch geschicktes Argumentieren Einsicht: "Die neue Software XY beschleunigt unsere Arbeit, steigert dadurch unseren Umsatz und sorgt dafür, dass wir am Markt bestehen können".

Punkt 2: Übersicht

Geben Sie einen groben Überblick, in welchen Schritten das Projekt durchgeführt werden soll. Sparen Sie jedoch Details aus.

Nennen Sie Meilensteine, Termine, Ansprechpartner.

Erklären Sie, bis wann noch Änderungswünsche geäußert werden dürfen und begründen Sie, warum nach bestimmten Meilensteinen nichts mehr geändert werden kann. Beispiel: Haben die Entwicklungsarbeiten einer Software ein bestimmtes Stadium überschritten, ist die Architektur nicht mehr oder nur schwer veränderbar.

Punkt 3: Erwartungen

Erläutern Sie, in welchen Punkten Sie die Zusammenarbeit der Projektbetroffenen benötigen. So kann sich jeder rechtzeitig darauf einstellen. Beispiel: "Zuliefern von Testdaten aus Abteilung X in Woche 4".

Machen Sie klar, wie wichtig jeder einzelne Projektbetroffene für Sie als Projektleiter und für den Projekterfolg ist. Sprechen Sie die Betroffenen möglichst mit Namen an, um Verbindlichkeit und Verbundenheit zum Projekt ("Commitment") zu erzeugen.