Microsoft Project

Kostenplanung und -überwachung

Nur wer die Möglichkeiten kennt, die ein Software-Tool bietet, kann sie auch nutzen. Das gilt auch für die Werkzeuge, die Microsoft Project für die Kostenplanung und Überwachung bietet. Dieser Beitrag von Stavros Georgantzis und Johann Strasser gibt einen systematischen Überblick über die einzelnen Kostenfelder und liefert praktische Hinweise zu ihrer Verwendung. Sie erfahren, wie Sie sich einen detaillierten Überblick über den Kostenfortschritt verschaffen, wie Sie die Ist-Kosten nachträglich anpassen können und was bei Reisekosten, Übernachtung und Spesen zu beachten ist.

Dieser Beitrag zeigt, welche Möglichkeiten Microsoft Project ab der Version 2000 für die Planung und Überwachung von Projektkosten bietet.

Kostenplanung

Bezogen auf die Projektvorgänge unterscheidet Project zwei Arten von Kosten:

  1. Ressourcenabhängige Kosten: Diese teilen sich auf in arbeitsabhängige Kosten und Ressourcen-Fixkosten, die als Kosten pro Einsatz bezeichnet werden. Die Arbeitskosten ergeben sich aus der Zuordnung von Ressourcenarbeit zu Vorgängen. Die eingeplante Arbeit wird mit dem adäquaten Stundensatz (bzw. Überstundensatz) multipliziert und über alle dem Vorgang zugeordneten Ressourcen addiert. Die Kosten pro Einsatz fallen dagegen bei jeder Zuordnung einmalig im Verhältnis zur prozentualen Zuordnung an. Wenn die Ressource z.B. zu 70% einem Vorgang zugewiesen ist, werden pro Einsatz genau 70% der Kosten pro Einsatz angerechnet.
  2. Fixe Kosten: Diese werden manuell in das Vorgangsfeld "Feste Kosten" eingetragen oder aus einer anderen Applikation, wie etwa Microsoft Excel, kopiert. Sie erhöhen automatisch die Gesamtkosten eines Vorgangs, die im Vorgangsfeld Kosten zu finden sind.

In Bild 1 sind die verschiedenen Arten der Kosten an einem Beispiel dargestellt. Der Tagessatz von Ressource1 beträgt dabei 1.000 Euro, deren Kosten pro Einsatz ebenso 1.000 Euro. Durch die festen Kosten von 10.000 Euro und die Zuordnung von 70% ergeben sich somit für Vorgang1 die Gesamtkosten von 17.700 Euro wie folgt: 10.000 Euro (Feste Kosten) + 7.000 Euro (Arbeitskosten 7 Tage * 1.000Euro/Tag) + 700 Euro (1000 Euro Kosten/Einsatz *70%) = 17.700 Euro.

Bild 1: Ressourcenabhängige, feste und gesamte Kosten.

Das Ressourcenfeld "Kosten pro Einsatz" sollte mit Vorsicht verwendet werden. Es eignet sich auf den ersten Blick zwar gut für Reisekosten oder Rüstkosten, man muss aber darauf achten, dass Einsatzkosten bei jeder Zuordnung anfallen. Mehr Details dazu finden Sie weiter unten.

Das Vorgangsfeld "Kosten" zeigt immer die Summe aus den fixen Kosten und den ressourcenabhängigen Kosten eines Vorgangs an. Sollen nur die ressourcenabhängigen Kosten angezeigt werden, müssen Sie dazu ein Benutzerfeld (z. B. Kosten1) mit der Formel [Kosten]-[Feste Kosten] einfügen.

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