Kostensätze in Microsoft Project sinnvoll nutzen

Sie suchen Möglichkeiten in Microsoft Project, die internen Ressourcenkosten mit den externen Preisen zu vergleichen oder wollen im Projekt ein und dieselbe Ressource für unterschiedliche Tätigkeiten einsetzen und dafür mit verschiedenen Kostensätzen planen? Beides erreichen Sie über die Anpassung der Kostensätze. Ralph Götze und Johann Strasser erklären in diesem Tipp, wie Sie dazu am besten vorgehen und auf was Sie achten müssen.

Sie suchen Möglichkeiten in Microsoft Project, die internen Ressourcenkosten mit den externen Preisen zu vergleichen oder wollen im Projekt ein und dieselbe Ressource für unterschiedliche Tätigkeiten einsetzen und dafür mit verschiedenen Kostensätzen planen? Beides erreichen Sie über die Anpassung der Kostensätze. In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie dazu am besten vorgehen und auf was Sie dabei achten müssen.

Wenn sich Kostensätze ab einem bestimmten Tag ändern, können Sie den neuen Kostensatz einfach in der Standard-Kostensatztabelle eintragen. Alle Zuordnungen der betroffenen Ressource werden ab diesem Zeitpunkt entsprechend den neuen Vorgaben berechnet, während die Berechnung für den Zeitraum davor unverändert bleibt.

Kostensätze eingeben

Für den Fall, dass Sie eine Ressource für verschiedene Tätigkeiten (für die jeweils unterschiedliche Kostensätze gelten) einsetzen wollen, bietet Ihnen Microsoft Project die Möglichkeit, fünf verschiedene Kostensätze pro Ressource anzugeben. Für jeden Kostansatz sind bis zu 25 zeitliche Änderungen möglich. Die Werte dort können entweder als absolute Werte (z.B. "60,00 €") oder in Prozent gegenüber der vorherigen Phase (z.B. "10%") eingegeben werden (Bild 1). Microsoft Project rechnet Prozentwerte nach der Eingabe selbstständig in absolute Werte um. Zum entsprechenden Dialogfeld gelangen Sie entweder über den Menüpunkt Projekt / Informationen zur Ressource oder in der Ansicht Ressource: Tabelle durch Doppelklick auf eine Ressourcenzeile.

Bild 1: Information zur Ressource.

Bei der Arbeit mit Kostensatztabellen sind einige Besonderheiten zu beachten:

  • Der Überstundensatz wird nur bei manuell eingegebenen Überstunden angewendet und nicht sofort bei jeder Überlastung. Die Kosten pro Einsatz werden für jede Zuordnung einmal fällig unabhängig von der Dauer und der Arbeit dieser Zuordnung.
  • In der Ansicht Ressource: Tabelle werden die drei Spalten "Stundensatz", "Überstundensatz" und "Kosten pro Einsatz" ebenfalls angezeigt. Allerdings steht dort pro Ressource nur eine Zeile zur Verfügung. Bei den darin angezeigten Werte handelt es sich nicht immer - wie man annehmen könnte - um die erste oder letzte Zeile aus den Kostensatztabellen, sondern um die Werte, die dem aktuellen Datum aus dem Dialog Projekt / Projektinformation entsprechen.
  • Welche Kostensatztabelle als Standard verwendet wird, lässt sich nicht einstellen. Bei Zuordnungen setzt das Programm immer die Werte der Tabelle A ein. Zwar lässt sich in Ressourcentabellen die Spalte "Kostensatztabelle" einblenden, jedoch zeigt sie in Ressourcenzeilen keinen Inhalt und ist dort auch nicht editierbar.
  • Die Fälligkeit der Kosten ("Anfang", "Anteilig", "Ende") gilt für alle Zuordnungen einer Ressource und muss unabhängig von der Kostensatztabelle eingestellt werden.

Kostensätze zuordnen

Microsoft Project berechnet die Kosten immer nur nach einer Kostensatztabelle. Die Auswahl der jeweiligen Tabelle ist nur dort im Programm möglich, wo eine Zuordnung von Ressourcen zu Vorgängen erfolgt. Obwohl es im Programm mehrere Ansichten gibt, in denen das der Fall ist, lassen sich Kostensatztabellen nur in den zwei Ansichten Vorgang: Einsatz und Ressource: Einsatz zuweisen. Falls die Zuordnungszeilen nicht sichtbar sein sollten, wählen Sie den Befehl Projekt / Gliederung / Zuordnungen einblenden.

Zuordnungszeilen sind - je nach gewählter Ansicht - mit dem Ressourcennamen oder mit dem Vorgangsnamen bezeichnet und werden

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