Mehr Überblick im Projektplan

Microsoft Project – Externe Ressourcen im Gantt-Chart farbig hervorheben

Interner Mitarbeiter oder externer Dienstleister? Für das Projektcontrolling ist es wichtig zu wissen, welche Leistungen intern und welche extern vergeben sind. Es wäre praktisch, wenn Microsoft Project diesen Unterschied im Gantt-Chart auch optisch darstellen würde – z.B. durch unterschiedliche Balkenfarben für interne und externe Ressourcen. Standardmäßig ist eine solche Kennzeichnung nicht vorgesehen. Torben Blankertz zeigt, wie es mit einer einfachen Formel dennoch funktioniert.
Mehr Überblick im Projektplan

Microsoft Project – Externe Ressourcen im Gantt-Chart farbig hervorheben

Interner Mitarbeiter oder externer Dienstleister? Für das Projektcontrolling ist es wichtig zu wissen, welche Leistungen intern und welche extern vergeben sind. Es wäre praktisch, wenn Microsoft Project diesen Unterschied im Gantt-Chart auch optisch darstellen würde – z.B. durch unterschiedliche Balkenfarben für interne und externe Ressourcen. Standardmäßig ist eine solche Kennzeichnung nicht vorgesehen. Torben Blankertz zeigt, wie es mit einer einfachen Formel dennoch funktioniert.

Sicherlich kennen Sie das Problem: Sie erstellen einen Projektplan in Microsoft Project, in dem Sie nicht nur interne Ressourcen verplanen, sondern auch Leistungen externer Dienstleister einbeziehen. In dem Plan möchten Sie gerne auf einen Blick erkennen, welche Arbeitspakete Sie an externe Dienstleister vergeben haben, z.B. weil Sie diesen besonderes Augenmerk schenken möchten. In der Gantt-Darstellung sind diese von intern bearbeiteten Arbeitspaketen allerdings nicht zu unterscheiden.

Dieser Tipp zeigt, wie Sie automatisch in der Gantt-Ansicht externe Arbeitspakete farbig hervorheben, um mehr Übersicht in Ihren Projektplan zu bringen. Um das Beispiel nachzuvollziehen, können Sie den Beispielplan "Externe_Ressourcen.mpp" im Anhang verwenden.

Arbeitspakete externer Ressourcen im Gantt-Chart in anderer Farbe,

Bild 1: Erscheinen die Arbeitspakete externer Ressourcen im Gantt-Chart in anderer Farbe, erleichtert das den Überblick.
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Das erste Arbeitspaket im Beispiel ("Task 1") bearbeitet eine Ressource der eigenen Organisation ("Res-Intern"). Anschließend ist das Projekt von einer externen Ressource abhängig ("Res-Extern"). Sollte diese das Arbeitspaket Task 2 nicht rechtzeitig abschließen, kann die interne Ressource das nachfolgende Arbeitspaket "Task3" nicht pünktlich beginnen, da eine direkte Abhängigkeit zu Arbeitspaket "Task 2" besteht (EA-Beziehung). Alle Arbeitspakete liegen auf dem kritischen Pfad.

Den Projektplan mit einer Attribute-Spalte vorbereiten

Um im Gantt-Diagramm die Balkenfarbe entsprechend zu steuern, müssen Sie zunächst die Balkenformatierung an den Ressourcennamen knüpfen. Bereiten Sie den Projektplan dafür vor, indem Sie als erstes eine zusätzliche Attribute-Spalte in die Vorgangsliste einfügen. Das Attribute-Feld kann die Eigenschaften "Ja" und "Nein" annehmen, sodass Sie damit kennzeichnen können, ob es sich um eine interne- oder externe Ressource handelt.

Attribute-Spalte einfügen

Um die Attribute-Spalte links neben dem Ressourcen-Namen einzufügen, klicken Sie diesen im Tabellenkopf mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie im Kontextmenü Spalte einfügen und klicken Sie in der angezeigten Liste auf den Eintrag "Attribut1". Ihre Ansicht sollte nun aussehen wie in Bild 2.

zusätzliche Attribut-Spalte als Basis

Bild 2: Eine zusätzliche Attribute-Spalte ist die Basis, um die Balkenfarbe später automatisch zu steuern.
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Attribut automatisch per Formel setzen

Als nächstes müssen Sie dafür sorgen, dass sich die Eigenschaft des Attribut-Felds automatisch in "Ja" ändert, wenn Sie dem Arbeitspaket eine externe Ressource zuweisen.

Zunächst geben Sie der Attribute-Spalte einen aussagekräftigen Namen. Klicken Sie dazu im Tabellenkopf mit der rechten Maustaste auf "Attribut1" und wählen Sie im Kontextmenü die Option Benutzerdefinierte Felder / Umbenennen. Tragen Sie als Namen "Res-Extern" ein und klicken Sie einmal auf "OK" (Bild 3). Schließen Sie den Dialog "Benutzerdefinierte Felder" noch nicht.

aussagekräftigee Namen für Attribute-Spalte

Bild 3: Geben Sie der Attribute-Spalte einen aussagekräftigen Namen, z.B. "Res-Extern".

Ergänzen Sie als nächstes eine Formel, die den Wert des Attributs automatisch auf "Ja" setzt, wenn Sie einem Arbeitspaket einen externen Dienstleister zuweisen. In unserem Beispiel hat dieser den Namen "Res-Extern". Klicken Sie dazu in der Mitte des Dialogs im Bereich Benutzerdefinierte Eigenschaften auf Formel und geben Sie folgende Formel in den Formeleditor ein:

IIf([Ressourcennamen]="Res-Extern";True;False)

Die Formel prüft, ob der Inhalt des Felds "Ressourcennamen" mit dem Ressourcennamen "Res-Extern" übereinstimmt. Ist das der Fall, ändert sie die Attribute-Eigenschaft von "Nein" auf "Ja". Das ist genau das, was wir erreichen wollten. Schließen Sie den Formeleditor sowie das Fenster "Benutzerdefinierte Felder" jeweils durch einen Klick auf "OK".

Formel weist dem Attribute-Feld die entsprechende Eigenschaft

Bild 4: Die Formel weist dem Attribute-Feld die entsprechende Eigenschaft "Ja" oder "Nein" zu – abhängig davon, welcher Namen im Feld "Ressourcennamen" steht.

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