Zielgerichtete Auftragsklärung durch Perspektivenwechsel

Mit zirkulären Fragen festgefahrene Gespräche erfolgreich in Gang bringen

Zirkuläre Fragen eignen sich dafür, verborgene Wünsche des Auftraggebers sowie die Interessen der übrigen Stakeholder aufzudecken, aber auch um in festgefahrenen Situationen Lösungen zu finden. Anhand der Klärung des Endtermins im Projekt zeigt Dr. Tomas Bohinc, wie Sie situativ unterschiedliche zirkuläre Fragen erfolgreich zur Gesprächsführung einsetzen. Eine umfangreiche Sammlung zirkulärer Fragen ergänzt den Beitrag.

Nicht immer reicht es aus, wenn Sie als Projektleiter für die Auftragsklärung den Auftraggeber direkt nach seinen Vorstellungen fragen. Insbesondere, wenn Sie Motive und Wünsche des Auftraggebers aufdecken und gemeinsam eine klare Vorstellung vom Projekt entwickeln wollen, kommen Sie mit direkten Fragen nicht weiter.

Hier kann es hilfreich sein, quasi "um die Ecke" zu fragen. Und wie geht das? Mit der Fragetechnik des zirkulären Fragens, die in der systemischen Beratung entwickelt wurde, um den Ratsuchenden anzuregen, seinen Blick zu weiten und seine Vorstellungen klarer zu formulieren.

Dieser Artikel stellt dar, was zirkuläre Fragen sind und welche Funktionen sie bei der Auftragsklärung erfüllen können. Und er zeigt abschließend an einem durchgängigen Beispiel, wie Projektleiter diese Fragetechnik bei der Auftragsklärung strategisch einsetzen können.

Was sind zirkuläre Fragen?

Die Anwendung zirkulärer Fragen ist eine Methode, den Auftraggeber zu motivieren, die Perspektive zu wechseln und die Interessen anderer Stakeholder des Projekts in den Blick zu nehmen. Sie verbreitern so seine eingeschränkte oder sogar eingefahrene Wahrnehmung und bringen ihn dazu, seine daraus resultierenden Auffassungen zu relativieren. Wie diese Art von zirkulären Fragen wirkt, zeigt Bild 1.

Bild 1: Visualisierung der Auswirkung einer zirkulären Frage, die darauf abzielt, dass der Befragte die Perspektive einer dritten Person einnimmt.
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Während die üblichen W-Fragen den Befragten direkt fragen, z.B.: "Was soll mit dem Projekt realisiert werden?", fragt eine zirkuläre Frage indirekt: "Was glauben Sie, dass Ihre Kunden mit dem Projekt realisiert sehen möchten?" oder "Wenn Sie Ihre Vorstellungen vom Produkt mit denen Ihrer Kunden vergleichen: Wie unterscheidet sich diese?" Beide zirkulären Fragen lenken den Blick auf die spezifischen Anforderungen der Kunden und führen dazu, dass der Auftraggeber seine Vorstellungen vom Projektergebnis präzisiert oder relativiert.

Funktionen des zirkulären Fragens

In diesen und ähnlichen Situationen können Sie zirkuläre Fragen nutzen, um:

  • mehr Informationen zum Projektauftrag zu erhalten.
  • festgefahrene Sichtweisen des Auftraggebers durch neue Perspektiven aufzuweichen.
  • Machtverhältnisse unter den Stakeholdern herauszufinden.
  • Lösungsalternativen zu entwickeln.
  • Hinderungsgründe sichtbar zu machen.
  • Szenarien
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