Im ersten Teil der Artikelserie sind die Grundsätze des Harvard-Konzepts zum partnerschaftlichen Verhandeln im Projekt dargestellt und vier typische Projektmanagement-Situationen beschrieben, in denen Sie diese Methode sinnvoll anwenden können. Dieser zweite Teil geht auf bewährte Techniken ein, die den Prinzipien des Harvard-Konzepts folgen und Ihnen helfen, in verschiedenen Verhandlungssituationen einvernehmliche Ergebnisse zu erzielen.

Verhandlungslösungen finden

Gedankenspiel: Sich in die Lage des Verhandlungspartners versetzen

Bei der Entwicklung von Lösungen geht jeder zunächst von seinem, durch eigene Interessen geprägten, Blickwinkel aus. Wenn Sie die gleiche Situation durch die Brille des anderen betrachten, erhalten Sie eine ganz andere Perspektive. In diesem Gedankenspiel wenden Sie die Technik der unterschiedlichen Perspektiven ganz bewusst an, um Impulse für neue Lösungsansätze zu erhalten.

Dabei gehen Sie so vor:

• Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Verhandlungspartners und fragen Sie sich: Wie würde die Lösung aus seiner Sicht aussehen und welche Lösungen würde er vorschlagen?
• Schreiben Sie die Ergebnisse dieses Gedankenspiels auf.
• Bewerten Sie die daraus entstandenen Lösungsideen im Hinblick darauf, im welchem Maße sie auch Ihre Interessen vertreten.

Durch diese Technik erfahren Sie insbesondere für Verhandlungen mit dem Linienmanagement und mit Mitarbeitern mehr über deren Interessen und finden so Ansatzpunkte für eine gemeinsame Lösung.

Aktives Zuhören: Den Verhandlungspartner verstehen

Das wichtigste Instrument, mit dem Sie verhandeln, ist die Kommunikation. Die Art und Weise, wie Sie mit Ihrem Verhandlungspartner kommunizieren, bestimmt, wie gut Sie zu einer gemeinsamen Lösung kommen. Dabei kommt es nicht nur darauf an, dass Sie klar sagen, was Sie meinen, sondern auch dass Sie verstehen, was der Andere sagt. Interpretieren Sie die Worte Ihres Verhandlungspartners nicht, sondern bemühen Sie sich, diese in seinem Sinn zu verstehen. Die Technik des Aktiven Zuhörens hilft Ihnen dabei. Für das Aktive Zuhören haben sich folgende Regeln bewährt:

• Lassen Sie Ihren Gesprächspartner ausreden.
• Machen Sie sich Notizen.
• Drücken Sie Ihr Interesse durch zustimmende Äußerungen wie "ja", "genau", "richtig", "interessant", "aha" aus!
• Unterbrechen Sie den Gesprächspartner nicht.
• Fassen Sie die wichtigsten Äußerungen Ihres Gesprächspartners zusammen.
• Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie etwas richtig verstanden haben, fragen Sie nach.

Beim Aktiven Zuhören spiegeln Sie dem Gesprächspartner seine Aussagen und Ihre Wahrnehmungen in möglichst neutraler Form. So erfährt der Verhandlungspartner, wie seine Aussage angekommen ist. Er  erhält dadurch die Möglichkeit, seine Aussage zu korrigieren und alles das, was er denkt und fühlt, anzusprechen.

(Zum Thema "Aktives Zuhören" siehe auch den Artikel "Der 'blinde Fleck' des Projektleiters:
Warum sich emotionale Konflikte nicht auf der Sachebene lösen lassen", Projekt Magazin 18/2005.)

Entwickeln von Lösungsalternativen

Um bei der Verhandlung schneller zu einer Lösung zu gelangen, können Sie bereits im Vorfeld unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten entwickeln, die jeweils einen Interessenausgleich zwischen den Verhandlungspartnern berücksichtigen. So vereinfachen Sie die gemeinsame Lösungsfindung.

Folgende Stolpersteine sollten Sie beachten, wenn Sie Lösungsalternativen erfolgreich entwickeln wollen:

• Fixieren Sie sich nicht vorschnell auf "Ihre" Lösung: Wenn Menschen unter Stress geraten – dies ist bei wichtigen, die eigenen Interessen stark berührenden Verhandlungen häufig der Fall –, neigen sie dazu, möglichst schnell zu einer Lösung kommen zu wollen, um die unangenehme Situation zu beenden. Dieses Verhalten erhöht meist den Stress, da die Verhandlungsparteien dabei nur ihre eigenen Lösungen im Blick haben. Dadurch entsteht ein negativer Kreislauf, bei dem sich die beiden Parteien auf ihre eigenen Lösungen versteifen, statt nach einer gemeinsamen Lösung zu suchen. Geben Sie sich und Ihrem Verhandlungspartner Zeit, eine gemeinsame Lösung zu entwickeln.
• Suchen Sie nicht nach der "einzig richtigen" Lösung: Jede Partei sieht die von ihr gefundene Lösung als die einzig richtige an. In der Verhandlung feilschen die Parteien dann um ihre jeweils vermeintlich "einzig richtige" Lösung.
• Nutzen Sie vorhandene Verhandlungsspielräume: Die Verhandlungsmasse wird oft als zu starr angesehen. Bei Preisverhandlungen z.B. liegt der Fokus häufig auf dem scheinbar feststehenden Preis. Doch selbst hier gibt es Verhandlungsspielräume: die zu vereinbarenden Zahlungsbedingungen, die Form der Gewährleistung oder der noch festzulegende Liefertermin können sich auf den Preis auswirken.

Szenario: Mögliche Lösungen vorausdenken

Ein weiterer Weg, wie Sie Lösungsalternativen für die Verhandlung finden, ist das Arbeiten mit Szenarien. Die Szenario-Technik wurde als eine Moderationsmethode entwickelt, um Probleme systematisch zu durchdenken und Handlungsalternativen dafür zu entwickeln.