Eine typische Situation im Projektalltag: Am Morgen steht der Lenkungsausschuss an. Die Daten sind komplex, Informationen liegen verteilt in Excel-Protokollen oder anderen Dokumenten, die Zeit ist knapp – und die PowerPoint-Folie ist leer. Gleichzeitig liegen andere Aufgaben auf dem Tisch, die ebenfalls dringend sind.

Präsentationen schneller erstellen

Verschiedene Präsentationstypen

Als Projektleitung erlebt man häufig Situationen, in denen Präsentationen schnell entstehen müssen, aber trotzdem überzeugen sollen. Unterschiedliche Arten von Präsentationen bringen dabei jeweils andere Anforderungen mit sich:

• Präsentationen, die vor allem informieren und berichten, etwa in Statusberichten, Jour Fixe, Sprint Reviews oder KPI-Dashboards,
• Präsentationen, die überzeugen und Entscheidungen herbeiführen, etwa im Lenkungsausschuss, bei Eskalationen, Business Cases, Projektanträgen oder Budgetfreigaben,
• und Präsentationen, die begeistern und fokussieren, wie beim Projekt-Kick-off, beim Transfer von Fachwissen oder in Abschlusspräsentationen und Lessons Learned.

Die Spannbreite reicht von nüchtern datenbasierten Formaten bis hin zu Storytelling-orientierten Präsentationen, die emotionale Wirkung entfalten sollen.

Was sind die Zeitfresser?

All diese Formate haben eines gemeinsam: Sie kosten Zeit. Zum einen, bis man die für das Zielpublikum passende Struktur und Story – den roten Faden – gefunden hat. Zum anderen ist es aufwendig und oft mühevoll, Inhalte zu konsolidieren und komplexe Themen auf den Punkt zu bringen. Ein dritter großer Zeitfresser ist das Visualisieren und Layouten. Manche haben eine kreative Ader und daher viel Freude an diesen Aufgaben. Andere tun sich schwer und sind froh, wenn ihnen Arbeitsschritte abgenommen werden. KI-Tools bieten hier wertvolle Unterstützung.

Beispielprojekt: CRM-Einführung

Für den Vergleich der KI-Präsentationstools diente ein typisches Projektdokument als Ausgangspunkt: der Projektauftrag für "Projekt Connect", die geplante Einführung einer zentralen CRM-Plattform.

Der Projektauftrag enthält die üblichen Bestandteile: z.B. Business Case, Projektziele, Scope, einen groben Zeitplan, Budget und Ressourcen. Was die drei Tools jeweils aus diesem Dokument machen, ist spannend, denn es zeigt, wie unterschiedlich die Werkzeuge Inhalte interpretieren und aufbereiten.

1. Sicher und CI-gerecht: Microsoft Copilot für PowerPoint

Der Copilot für Microsoft 365 ist in PowerPoint integriert. Über den Copilot-Button wählt man Neue Präsentation mit Datei erstellen aus.

Unter Verweisdateien wird ein vorhandenes Dokument, z.B. ein Projektauftrag, eingebunden. Mit folgendem Beispielprompt startet die Generierung: