Wie können kleine und mittlere Unternehmen KI sicher und sinnvoll einsetzen? Eine KI-Policy gibt Orientierung und schafft klare Regeln. Was darin nicht fehlen darf, zeigt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Tipps des KI-Rechtsexperten Stas Kertsman.
Als Mitglied erhalten Sie die wichtigsten Thesen des Beitrags zusammengefasst im Management Summary!
Wie können kleine und mittlere Unternehmen KI sicher und sinnvoll einsetzen? Eine KI-Policy gibt Orientierung und schafft klare Regeln. Was darin nicht fehlen darf, zeigt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Tipps des KI-Rechtsexperten Stas Kertsman.
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KIs wie Copilot, Chat GPT, Perplexity, Claude und Co. erleichtern vielen Personen den Arbeitsalltag: Sie können bei Recherche, Analyse und Automatisierung hilfreiche Dienste leisten. Wenn es für die Nutzung aber keine klaren Regelungen gibt, verwenden Mitarbeitende KIs teilweise eigenständig und ohne formelle Genehmigung. Dann spricht man von Schatten-KI (englisch: Shadow AI).
Die Absichten dahinter sind meist gut, doch die unautorisierte Nutzung birgt Risiken in den Bereichen Datenschutz, Compliance und IT-Sicherheit. Mit einer unternehmensinternen KI-Policy können Sie diesem Dilemma vorbeugen und die Kontrolle über Daten und Verantwortlichkeiten behalten.
Dieser Beitrag richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Während größere Unternehmen häufig auf eigene Rechts- oder Compliance-Abteilungen zurückgreifen können, fehlen KMU dafür oft die personellen und fachlichen Ressourcen. Dennoch müssen sie ähnliche grundlegende Fragen klären: Welche KI-Tools dürfen Beschäftigte nutzen? Wie lassen sich Datenschutz, Urheberrecht und Informationssicherheit gewährleisten?
Unser Experte Stas Kertsman, Rechtsanwalt mit Schwerpunkt auf KI-Recht, gibt hier hilfreiche Tipps zum juristischen Rahmen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen außerdem, wie Sie eine einfache eigene KI-Policy für Ihr Unternehmen erstellen können. Die Leitfrage sollte hierbei nicht lauten "Dürfen unsere Mitarbeitenden KI nutzen?", sondern: "Wie wollen wir KI sicher und sinnvoll einsetzen?".
Auf eine Vorlage haben wir bewusst verzichtet. Eine allgemeingültige Vorlage anzubieten, die individuelle Anforderungen nicht berücksichtigt, wäre unseriös. Dieser Beitrag ersetzt auch keine Rechtsberatung.
3 schnelle Fragen an Stas KertsmanStas Kertsman ist Rechtsanwalt bei Heidrich Rechtsanwälte in Hannover, einer Kanzlei, die auf IT-Recht, Datenschutz und KI-Recht spezialisiert ist. Er berät nationale und internationale Mandanten in allen Fragen des IT- und KI-Rechts. Des Weiteren veröffentlicht er, u.a. im projektmagazin, regelmäßig Beiträge zu Datenschutz und KI und hält Vorträge zu diesen Themen.
Eine Pflicht besteht grundsätzlich nicht. Gleichwohl ist eine KI-Richtlinie äußerst sinnvoll, um eine belastbare Compliance-Struktur für die KI-Nutzung im Unternehmen zu schaffen. Ohne eine solche Richtlinie besteht insbesondere ein hohes Risiko, dass sogenannte Schatten-KI durch Mitarbeitende genutzt wird, also KI-Systeme, die nicht vom Unternehmen freigegeben sind. Dies kann dazu führen, dass sensible Informationen nach außen gelangen. Zusätzlich hilft eine KI-Policy dabei, Verantwortlichkeiten und Haftungsfragen klarer zu regeln.
Die Policy muss Zweck, Geltungsbereich, Verantwortlichkeiten, erlaubte und verbotene Nutzung, Datenschutz, Vertraulichkeit, Urheberrecht, IT-Sicherheit, Kontrollpflichten, Meldewege und Sanktionen regeln.
Nein, eine KI-Policy stellt grundsätzlich keine Rechtsberatung dar. Im Hinblick auf Haftungsfragen kann sie jedoch in zwei Richtungen helfen: Einerseits kann sie das Risiko eines hohen Bußgeldes bei einem gesetzlichen Verstoß verringern, andererseits kann dadurch für den Fall eines schuldhaften Verstoßes durch Mitarbeitende ein interner Regress geregelt werden.
Bevor Sie Regeln definieren, sollten Sie den Status quo der KI-Nutzung erfassen, um ein einfaches KI-Inventar zu erstellen. Diese Fragen können hierbei als Leitfaden dienen:
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