Präsentationen klar strukturieren nach dem "Prinzip der Pyramide"

Sie wollen eine Projektidee, den ProjektstatusProjektstatusDer aktuelle Stand des Projektes hinsichtlich der Abarbeitung der Arbeitspakete, des Verbrauchs an Einsatzmitteln und Finanzmitteln und der Terminsituation wird im Projektstatus beschrieben. Der Projektstatus ist Ergebnis des Projekt-Controllings und kann in verschiedener Form dargestellt werden. oder ein anderes komplexes Thema präsentieren, Ihnen fehlt aber eine klare Struktur? Weiterhelfen kann Ihnen das "Prinzip der Pyramide. Es ist eine bewährte Technik, um Präsentationen vorzubereiten. Dr. Tomas Bohinc stellt die Technik vor und beschreibt anhand von Beispielen, wie man Projektpräsentationen so aufbauen kann, dass sie auch für Zuhörer ohne themenspezifisches Fach- oder Detailwissen leicht zu verstehen sind.

 

Präsentationen klar strukturieren nach dem "Prinzip der Pyramide"

Sie wollen eine Projektidee, den ProjektstatusProjektstatusDer aktuelle Stand des Projektes hinsichtlich der Abarbeitung der Arbeitspakete, des Verbrauchs an Einsatzmitteln und Finanzmitteln und der Terminsituation wird im Projektstatus beschrieben. Der Projektstatus ist Ergebnis des Projekt-Controllings und kann in verschiedener Form dargestellt werden. oder ein anderes komplexes Thema präsentieren, Ihnen fehlt aber eine klare Struktur? Weiterhelfen kann Ihnen das "Prinzip der Pyramide. Es ist eine bewährte Technik, um Präsentationen vorzubereiten. Dr. Tomas Bohinc stellt die Technik vor und beschreibt anhand von Beispielen, wie man Projektpräsentationen so aufbauen kann, dass sie auch für Zuhörer ohne themenspezifisches Fach- oder Detailwissen leicht zu verstehen sind.

 

"Sie haben nur eine Chance". Ist die PräsentationPräsentationVor Gremien das Projekt und seine Ergebnisse zu präsentieren ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters. Von der Präsentation der Projektidee bzw. des Projektantrages hängt es ab, ob die Geschäftsführung das Projekt überhaupt genehmigt, bzw. der Auftraggeber den Auftrag erteilt. zu Ende und der Beamer ausgeschaltet, dann ist diese Chance vorbei. Bei Präsentationen kommt es darauf an, die eigenen Argumente und Ideen so vorzustellen, dass die Teilnehmer diese leicht verstehen können. Wie gut Ihnen das gelingt, hängt von der Logik Ihrer Argumente und der Struktur Ihrer Präsentation ab. Eine bewährte Technik, um Themen zu strukturieren, ist das "Prinzip der Pyramide" von Barbara Minto. Dieses Prinzip wurde 1991 veröffentlicht und gehört seither zur Standardausbildung vieler Beratungsunternehmen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit dieser Methode einen Leitfaden für Ihre Präsentationen entwickeln.

Das Prinzip der Pyramide

Barbara Minto arbeitete als Beraterin bei Mc Kinsey & Company und befasste sich dort hauptsächlich mit dem Erstellen von Berichten. Dabei fiel ihr auf, dass viele ihrer Kollegen ein ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). damit hatten, ihr Thema logisch zu strukturieren - vor allem wenn sie es Personen vermitteln sollten, die sich darin nicht auskannten. Minto entwickelte deshalb eine Anleitung für das Strukturieren von Berichten und Präsentationen. Bei diesem "Prinzip der Pyramide" wird das Thema für Präsentationen vom Übergreifenden zum Speziellen entwickelt.

Das Wichtigste zuerst

Ist die RechercheRechercheAm Anfang eines Projekts sollte eine umfangreiche Recherche stehen, um nicht "das Rad erneut zu erfinden". Recherchiert werden muss die Patentlage, die Wettbewerbssituation, die allgemeinen Markttrends und die für das geplante Projekt benötigten Informationen. für eine Präsentation abgeschlossen, liegen die gesammelten Informationen als kleine Puzzleteile vor und müssen in eine Ordnung gebracht werden. Barbara Minto hat herausgefunden, dass Informationen besser aufgenommen werden, wenn sie hierarchisch gegliedert sind, wie eine Pyramide. Dabei steht die Kernaussage an der Spitze und die begründenden und erläuternden Aussagen bilden das Fundament.

Stellen Sie die Kernaussage an den Anfang Ihrer Präsentation. Auf diese Weise erfahren Ihre Zuhörer sofort, worum es in der Präsentation überhaupt geht. Alle weiteren Informationen stützen die Kernaussage, indem sie diese erläutern oder konkretisieren. Außerdem stellen Sie auf diese Weise nicht zu viele Details vor und haben genug ZeitZeitZeit ist eine der zentralen Steuerungsgrößen des Projektmanagements und bildet neben Kosten und Leistungsumfang im sog. Magischen Dreieck einen der drei Eckpunkte. Mittlerweile sind Qualität, Risiko und Nutzen als weitere Steuerungsgrößen etabliert. Je nach Projektart ist der Faktor Zeit besonders kritisch, z.B. im Veranstaltungsmanagement oder bei Wartungs- und Instandhaltungsprojekten. für Ihr eigentliches Anliegen.

Beispiel

In Einbrücken bilden sich an der Zufahrt zu einem bestimmten Stadtteil sehr oft Verkehrsstaus. Eine vom Stadtrat eingerichtete ArbeitsgruppeArbeitsgruppeEine Arbeitsgruppe ist eine Organisationseinheit mit dem Zweck, einen Arbeitsauftrag auszuführen. Mitglieder einer Arbeitsgruppe sind Personen (persönliche Mitglieder) bzw. Stellen (geborene Mitglieder) deren Befugnisse, Verantwortungen und Aufgaben dafür geeignet sind, den Arbeitsauftrag der Arbeitsgruppe zu erfüllen. hat eine Lösung für das Stauproblem erarbeitet. Der Leiter der Arbeitsgruppe soll dieses Ergebnis nun dem Stadtrat präsentieren.

Bild 1: Die Pyramidenstruktur gliedert Themen hierarchisch.

Bild 1 zeigt die GrundstrukturGrundstrukturMit " Grundstruktur " bezeichnete die seit 2009 ungültige DIN 69901:1987 den Teil einer Struktur, der durch Randbedingungen festgelegt ist und somit bei der Planung nicht mehr verändert werden darf. Die frei gestaltbare Wahlstruktur ergänzt bei der Planung die durch Vorgaben definierte Grundstruktur der Präsentation. Die Kernaussage der Präsentation lautet: "Wir empfehlen den Bau einer neuen Brücke." Diese Kernaussage steht an der Spitze der Pyramide und fasst den Inhalt der Präsentation in einem prägnanten Satz zusammen. Die Kernaussage wird in weitere Aussagen gegliedert: prägnante Aussagen für Teilaspekte der Kernaussage, so genannte "Schlüsselaussagen".

Die erste Ebene der Pyramide in diesem Beispiel besteht aus vier Schlüsselaussagen:

  • Die Arbeitsgruppe empfiehlt den Bau einer neuen zweispurigen Brücke. (Fachliche Lösung)
  • Für den Bau wird ein Projekt eingerichtet. (Vorgehensweise)
  • Der Brückenbau kostet zwei Millionen Euro. (Ressourcen)
  • Der Bau der Brücke dauert zwei Jahre. (Zeitplanung)

Jede Schlüsselaussage wird wiederum in unterstützende Aussagen gegliedert. Die fachliche Lösung beispielsweise unterteilt sich in drei voneinander abhängige Elemente:

  • Die alte Brücke reichte in der Vergangenheit aus.
  • Das Verkehrsaufkommen ist gestiegen; die Folge sind Verkehrsstaus.
  • Eine neue, zweite Brücke löst das Verkehrsproblem.

Die unterstützenden Aussagen können durch weitere Aussagen erläutert werden. Der Leiter der Arbeitsgruppe könnte beispielsweise unter dem dritten Punkt (Lösung) auf der nächst tieferen Ebene die anderen Lösungsalternativen vorstellen.

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Alle Kommentare (2)

Gerhard
Jakisch

Somit zeigt sich, dass die der Fünfsatz der griechischen Rhetorik auch nach ca. 2000 Jahren noch nichts von seiner Aktualität eingebüßt hat.