Professionelle Projektassistenz – wirksame Entlastung für die Projektleitung

Was wären Batman ohne Robin, Holmes ohne Watson oder Derrick ohne Harry? Sicher wären sie auch ohne ihre Helfer genial – aber wahrscheinlich mit ihrem Job überlastet. Deshalb haben sie genau das Richtige getan und sich kongeniale Assistenzkräfte gesucht. Auch Projektleiterinnen und Projektleiter könnten sich viel Arbeit ersparen, wenn sie sich eine verlässliche und hoch qualifizierte Unterstützung ins Team holten. Christine Walker zeigt in ihrem Beitrag, welche Anforderungen eine solche Projektassistenz erfüllen sollte und wie die Zusammenarbeit gestaltet sein muss, damit die Projektleitung wirksam entlastet wird und sich ganz ihren Kernaufgaben widmen kann.

In allen Bereichen des Projektmanagements wird nach Möglichkeiten gesucht, um die Projektabwicklung effizienter zu gestalten. Ein Optimierungspotenzial, das bisher meist übersehen wird, ist die richtige Auswahl der Projektassistenz. Dabei ist gerade die Arbeitskapazität der Projektleitung in vielen Unternehmen ein kritischer Engpass. Projektleiterinnen und Projektleiter haben oft keine Zeit, um alle Aufgaben termingerecht und in der geforderten Qualität zu bewältigen. Die Folgen dieser Überlastung sind u.a. Verzögerungen, Versäumnisse und Fehlentscheidungen, aber auch Stress, schlechte Stimmung und Überstunden.

Dieser Artikel richtet sich an Vorstände, Geschäftsführer, Führungskräfte und insbesondere an Projektleiterinnen und Projektleiter von großen, internationalen Projekten. Er zeigt, wie Projektleitungen durch qualifizierte Assistenzkräfte effektiv entlastet werden können, um sich auf die wesentlichen, erfolgsentscheidenden Arbeiten zu konzentrieren. Der Artikel beschreibt anhand eines konkreten Beispiels, welche Aufgaben die Assistenz übernehmen kann, welches Qualifikationsprofil sie mitbringen sollte und welche Rahmenbedingungen gegeben sein müssen, damit eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Projektleitung, Assistenz, Team und Kunde gewährleistet ist.

Mehr freie Kapazität

Während Unternehmen zunehmend in die Suche und Ausbildung von Top-Managern und Projektleitern investieren, werden Assistenzstellen oft nur mit durchschnittlich qualifiziertem Personal oder angelernten Hilfskräften besetzt. So werden Management-Kapazitäten vergeudet, welche die Unternehmen zur Verbesserung ihrer Wettbewerbsfähigkeit nutzen könnten.

Vielen Führungskräften wie Geschäftsführern, Vorständen oder Projekt- und Abteilungsleitern ist nicht bewusst, wie viel ihrer eigenen Arbeitskapazität sie mit einer qualifizierten Hilfe frei räumen und für andere Aufgaben verwenden könnten. Eine gut ausgebildete und erfahrene Assistenz spart durchschnittlich 44% der Arbeitszeit eines Managers ein (Quelle: PLU-Studie "Excellence in Officemanagement"). Dieser hohe Wert kommt zustande, da die meisten Manager viele administrative Dinge selbst erledigen, anstatt sie zu delegieren.

Der Einsatz einer qualifizierten Projektassistenz steigert die Effizienz insbesondere in großen, komplexen oder internationalen Projekten, in denen große Teams zu organisieren und zu führen sind. In kleineren Projekten ist der Einsatz einer Projektassistenz sinnvoll, wenn diese z.B. Teilaufgaben selbständig abarbeiten kann oder wenn es wichtig ist, dass jemand den Überblick über die Gesamtorganisation behält und auch an "Kleinigkeiten" denkt, wie z.B. funktionierende Telefon- oder WLAN-Leitungen bei einem Umzug.

Aufgaben und Qualifikationsprofil

Um die Projektleitung effektiv zu entlasten, übernimmt die Assistenz Organisationsaufgaben, sie spielt eine

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