Microsoft Project:

Projektauswertungen mit Microsoft Project

Microsoft Project bietet viele Möglichkeiten, um Daten aufzubereiten und auszudrucken. Einige davon sind jedoch nicht offensichtlich oder müssen erst entsprechend vorbereitet werden. Stavros Georgantzis und Johann Strasser zeigen in diesem Beitrag, welche Möglichkeiten Project 2000/2002 bietet, um Daten individuell auszuwerten und zu einem aussagefähigen Bericht zusammenzufassen. Dabei stellen sie die "Bausteine" einer Auswertung vor und erklären Schritt für Schritt, wie man mit individuell definierten Gliederungscodes und der Gruppierungsfunktion zum gewünschten Ergebnis gelangt.

Microsoft Project bietet viele Möglichkeiten, um Daten aufzubereiten und auszudrucken. Einige davon sind jedoch nicht so offensichtlich oder müssen erst entsprechend vorbereitet werden. In diesem Beitrag gehen wir weniger auf die Standardauswertungen ein (z.B. Balkendiagramm oder Project Berichtegalerie), unser Ziel ist vielmehr, erweiterte Auswertungen nach vordefinierten Verdichtungsmerkmalen zu erzeugen. Kombiniert mit geeigneten Ansichtseinstellungen lassen sich so wesentlich aussagekräftigere Berichte erzeugen. Die hier vorgestellten Methoden gelten für Project 2000/2002. Die Version 2002 bietet allerdings einige neue Möglichkeiten, auf die entsprechend hingewiesen wird.

Die Bausteine

Projektdaten werden wohl am häufigsten als Project-Balkenpläne aufbereitet und ausgegeben. Genauer gesagt: um die anwenderspezifisch formatierte, durch Filter präparierte und ausgedruckte Ansicht Balkendiagramm: Gantt. Diese Ansicht ist eine der wichtigsten und in vielen Fällen auch eine der am besten geeigneten Auswertungsmöglichkeiten. Ihre Aussagekraft lässt sich durch die Verwendung vordefinierter Aggregationskriterien noch deutlich erhöhen. Sie können z.B. beliebige Werte wie Aufwände oder Kosten pro Region und Abteilung und Kostenstelle und das alles wiederum pro Zeiteinheit verdichten. Vorher müssen Sie allerdings die dazu notwendigen Daten zu den einzelnen Vorgängen zu erfassen.

Im Folgenden sind die Bausteine zusammengefasst, die Ihnen für die Auswertung zur Verfügung stehen. Zur besseren Übersicht, sind sie in Kategorien eingeteilt:

Wertefelder

Wertefelder enthalten die eigentliche Information, die Sie im Bericht sehen wollen. Dazu gehören neben den üblichen Project-Feldern wie "Arbeit", "Kosten" und "Dauer" auch die benutzerdefinierten Kosten-, Dauer- und Zahlenfelder: Hier können Sie Werte hinterlegen oder über Formeln berechnen lassen und diese später nach den gewünschten Kriterien verdichten.

Kriterienfelder

Kriterienfelder enthalten Beschreibungen, anhand derer die Wertfelder verdichtet werden. Dazu gehören vor allem die benutzerdefinierten Textfelder ("Text1" bis "Text30") und die Gliederungscodes.

Funktionen

Die wichtigsten Funktionen zum Aufbereiten von Daten sind Filtern und Gruppieren. In beiden Fällen verwenden Sie häufig Kriterienfelder, um Werte nach Wunsch zu selektieren oder zu verdichten. Aber auch die

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