Projektberichte mit System durch Vorlagen

Wichtiger Baustein erfolgreicher Projektarbeit ist eine funktionierende und effektive Kommunikation. Hierzu gehören Projektberichte, die meist in periodischen Abständen präsentiert und häufig mit Microsoft PowerPoint angefertigt werden. Verwendet man dafür Vorlagen, sichert das einerseits ein einheitliches Erscheinungsbild der Projektberichte und spart andererseits Zeit, die sonst für langwierige Formatierungsarbeiten aufgewendet wird. Dieter Schiecke zeigt in diesem Artikel, wie Sie dabei in Microsoft PowerPoint 97/2000 vorgehen. Zwei Beispielvorlagen zum Herunterladen helfen Ihnen bei der praktischen Umsetzung.

Wichtiger Baustein erfolgreicher Projektarbeit ist eine funktionierende und effektive Kommunikation. Hierzu gehören Projektberichte, die meist in periodischen Abständen präsentiert und häufig mit PowerPoint angefertigt werden. Verwendet man dafür Vorlagen, sichert das einerseits ein einheitliches Erscheinungsbild der Projektberichte und spart andererseits Zeit, die sonst für langwierige Formatierungsarbeiten aufgewendet wird. Wie Sie dabei in PowerPoint 97/2000 vorgehen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Methoden für das Anlegen einer Präsentationsvorlage

Bevor Sie sich an die Arbeit machen und eine Vorlage für künftige Projektberichte erstellen, lohnt sich ein Blick auf die verfügbaren unterschiedlichen Möglichkeiten.

Vielen Anwender nutzen die einfachste Methode: Sie speichern eine vorhandene Präsentation als Muster. Beim Anfertigen eines neuen Projektberichtes werden die bestehenden Inhalte dieser Beispieldatei überschrieben, ergänzt oder korrigiert. Diese Methode hat zwei Nachteile: Zum einen muss die Beispieldatei erst im Dateiverzeichnis gefunden werden, zum anderen kann es passieren, dass unter Zeitdruck Informationen aus der alten Präsentation stehen bleiben oder nicht exakt überarbeitet werden.

Die zweite Methode besteht darin, eine Präsentationsvorlage für Projektberichte in PowerPoint anzulegen. Eine solche Vorlage erhält im Unterschied zu einer normalen Präsentationsdatei (" .PPT") die Endung ".POT" (PowerPoint Template). Außerdem wird die Vorlage automatisch im Ordner für Office-Vorlagen abgelegt. Dadurch können Sie über die Befehlsfolge Datei / Neu einfach und ohne langes Suchen darauf zugreifen.

Zwei Arten von PowerPoint-Vorlagen

PowerPoint bietet zwei unterschiedliche Arten von Vorlagen an:

  • Designvorlagen und
  • Inhaltsvorlagen.

Designvorlagen

Eine Designvorlage ist nichts anderes als eine Gestaltungsschablone. Man kann damit allen Folien einer Präsentation schnell ein einheitliches Erscheinungsbild geben - beispielsweise in Übereinstimmung mit dem Corporate Design. Eine Designvorlage bietet aber mehr als nur Gestaltungsmerkmale. Sie kann im Einzelnen

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