Projektron BCS – im Team und im Unternehmen zusammen arbeiten

Projektron BCS ist eine ausgereifte Multiprojektmanagement-Anwendung, die auch angrenzende Fachprozesse – vom Angebot bis zur Rechnungsstellung – umfassend unterstützt. Mit dem integrierten Ticketsystem und der Möglichkeit, Projekte agil nach Scrum durchzuführen, eignet sich das Tool besonders als Komplettlösung für Dienstleistungsunternehmen mit Schwerpunkt auf der IT-Entwicklung. Dr. Boris Marx hat sich die aktuelle Version von Projektron BCS für Sie angesehen.

Projektron BCS ist auch in der aktuellen Version 7.36 seinen bekannten Werten treu geblieben, gleichzeitig wurden Funktionalität und Benutzbarkeit erweitert. Die Software der Berliner Projektron GmbH beherrscht die gängigen Anforderungen für Planung und Steuerung im Einzelprojektmanagement inklusive der Unterstützung agiler Methoden. Für das Multiprojektmanagement sind bereits viele Berichte standardmäßig integriert, Erweiterungen lassen sich bei Bedarf einfach konfigurieren. Besonders ausgeprägt sind Funktionalitäten für das Ressourcenmanagement in Linie und Projekt. Hier finden sich durchdachte und benutzerfreundliche Funktionen zur Unterstützung der Projekt- und Unternehmensprozesse.

Mit diesem Funktionsumfang reiht sich Projektron BCS (BCS steht für Bussiness Coordination Software) gut in die Riege der gängigen Projekt- und Projektportfoliomanagement-Systeme ein. Besonders hervorzuheben ist die breite und tiefgehende Unterstützung von Fachprozessen. Das zeigt sich z.B. bei der Auftragsabwicklung: Diese reicht von der Angebotserstellung bis hin zur Rechnungsstellung und der anschließenden Weiterleitung der Rechnungsdaten an DATEV. Oder beim IT-Projektmanagement, in das sowohl agile Methoden zur Softwareentwicklung integriert sind (Kanban, User-Storys, Backlogs), als auch ein Ticketsystem für den Support beim späteren Softwarebetrieb (Incidents, Problems).

Projektron BCS eignet sich damit für Dienstleistungsunternehmen sowie für Unternehmen oder Unternehmensbereiche mit Schwerpunkt auf IT-Entwicklung. Dank vielfältiger Konfigurationsmöglichkeiten lässt sich die Software leicht an individuelle Aufgabenstellungen im Unternehmen anpassen.

Aufträge abwickeln

Historisch liegt der Schwerpunkt von Projektron BCS in der Unterstützung von Dienstleistungsunternehmen. Entsprechend ausgereift ist das Zusammenspiel von Ressourcenmanagement, Projektmanagement, Berichten und Workflows mit verschiedenen Schnittstellen, wie z.B. der Microsoft Exchange-Anbindung zur Kalender- und E-Mail-Integration und der DATEV-Schnittstelle zur Rechnungsstellung.

So lassen sich z.B. im CRM-Modul Kundenstammdaten verwalten und direkt mit Anfragen von Kunden zusammenführen. Um ein Angebot zu erstellen, kann der Kundenbetreuer unmittelbar aus dem CRM-Modul heraus ein Projekt initiieren und planen. Nach Zuordnung der entsprechenden Ressourcen lassen sich anhand der hinterlegten Kostenstrukturen die Gesamtkosten ermitteln und diese direkt in das Angebot übernehmen.

Im Projektverlauf können die Mitarbeiter nicht nur die Arbeitszeiten zu den einzelnen Vorgängen rückmelden, sondern auch entstandene Kosten (z.B.: Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand) erfassen. Die Daten werden in (Portfolio-)Berichten aggregiert, dienen am Ende einer Abrechnungsperiode zur Rechnungsstellung sowie nach Projektende zur Berechnung der Gesamtrendite. Darüber hinaus geben sie Auskunft über den Arbeitsfortschritt in den jeweiligen Projekten.

Um auf Basis der rückgemeldeten Zeiten den Projektfortschritt zu berechnen, ist eine hohe Datenqualität erforderlich. Diese lässt sich nur erreichen, wenn Mitarbeiter ihre Projektstunden zeitnah erfassen. Aus diesem Grund gestaltet Projektron BCS die Zeiterfassung für die Anwender so komfortabel wie möglich. So lassen sich die Daten nicht nur über einfach zu bedienende Masken erfassen, sondern auch über einen Offline-Modus im Browser sowie per App rückmelden (iOS, Android; Windows Phone und Blackberry in Entwicklung). Die App bietet zudem die Möglichkeit, Reisekostenbelege über die Kamera des Mobiltelefons zu erfassen.

IT-Projektmanagement

Das Management von IT-Projekten unterstützt Projektron BCS durch ein Ticketsystem. Mit diesem lassen sich z.B. Kundenanforderungen erfassen, wobei Kunden sowohl interne Auftraggeber als auch externe Unternehmen sein können. Dies ermöglicht ein einfaches, jedoch effizientes Ideen- und Innovationsmanagement zur Neu- und Weiterentwicklung von IT-Produkten. Entscheider, in diesem Fall z.B. Produktmanager, können Tickets nach einem definierten Schema, z.B. dem Kundennutzen, bewerten und kategorisieren. In einem zweiten Schritt lassen sich dann ähnliche Tickets einschließlich deren Anforderungen und Bewertungen zu Ideen zusammenfassen und übersichtlich in einer Portfolioansicht darstellen. Eine oder mehrere Ideen können wiederum ausgewählt und einschließlich aller relevanten Daten in einen Projektantrag überführt werden.

In der neuen Ansicht "Projektantrag" werden Informationen zum Projekt eingetragen, wie z.B. Angaben zu Projektgröße, Abhängigkeiten zu anderen Projekten, Auswirkungen bei Nicht-Durchführung, dem Lösungsansatz, Restriktionen, Angaben zu Markt/Wettbewerb/Patent/Normen, verwendeten Technologien und Rahmenbedingungen. Außerdem können in der Liste verschiedene Optionen zur Umsetzung des Projekts beschrieben und bewertet werden. So ist es möglich, auf Basis fundierter Informationen über die möglichen Projekte zu entscheiden.

Vorgehensmodelle

Standardmäßig unterstützt Projektron BCS verschiedene Projektmanagement-Vorgehensmodelle. So ist z.B. das Vorgehen nach PRINCE2 mit den entsprechenden Begrifflichkeiten und Zusammenhängen in einem Assistenten hinterlegt. Dieser führt den Anwender Schritt für Schritt durch den Planungsprozess, um die erforderlichen Daten zu sammeln. Somit ist für jedes Projekt im Unternehmen ein konformes Vorgehen sichergestellt. Bild 1 zeigt beispielhaft einen solchen Schritt innerhalb eines Vorgehensmodells. Hier wird die PRINCE2-Phase "SU" (Starting up a project) in die einzelnen Schritte zerlegt. Gezeigt ist die Festlegung der Verantwortlichkeiten (Auftraggeber und Projektleiter) als erster Schritt in der Phase.

In der aktuellen Version neu hinzugekommen ist eine Vorlage zum IPMA-Standard, die den Anwender in allen Projektphasen dabei unterstützt, die Anforderungen entsprechend dem IPMA-Modell abzubilden. Zusätzlich ist es für den Administrator möglich, die Vorgehensmodelle durch Konfiguration schnell an die Prozesse im eigenen Unternehmen anzupassen oder auch ein eigenes Projektmanagement-Vorgehensmodell in Projektron BCS zu hinterlegen.

Bild 1: Assistent für das Vorgehensmodell nach PRINCE2 – hier die Schritte der Phase "SU" (Starting up a project).
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Neben den klassischen Vorgehensmodellen unterstützt Projektron BCS auch das agile Vorgehen nach SCRUM. Ein Assistent führt den Projektverantwortlichen durch die notwendigen Schritte, um das Product-, Sprint- und Impediment-Backlog zusammenzustellen und die Sprints sowie deren Umfang basierend auf den Function Points zu planen. Das Scrum-Team kann sich den täglichen Fortschritt im Burn-Down-Chart anzeigen lassen (Bild 2).

Bild 2: Burn-Down-Chart und Sprint-Backlog geben Auskunft über den Projektstatus bei agilen Projekten.
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Klassische und agile Vorgehensweisen lassen sich – auch innerhalb eines einzelnen Projekts – kombinieren. Um z.B. klar strukturierte Aufgaben zu planen, wie das Erstellen einer Anwenderdokumentation oder die Umsetzung von Marketingmaßnahmen, eignet sich eine klassische Projektplanung nach dem Wasserfallmodell. Gleichzeitig kann die parallel verlaufende Software-Programmierung nach SCRUM erfolgen, ebenso wie das Testmanagement. Projektron BCS berechnet aus den jeweiligen Daten den Projektfortschritt des Gesamtprojekts und stellt diesen Wert für das Berichtswesen zur Verfügung.

Teamarbeit

Unter dem Begriff "Teamarbeit" fasst Projektron BCS alle Funktionen zusammen, die der Zusammenarbeit im Projekt oder im Unternehmen dienen. Kontaktdaten lassen sich z.B. vollständig im CRM-Modul verwalten. Eine Schnittstelle zum Exchange-Server ermöglicht es, direkt aus der Anwendung heraus personalisiert auf die eigenen Email- und Kalenderdaten zuzugreifen und ein ausgefeiltes Ticket-System dient dem Selbstmanagement sowie dem Delegieren von Aufgaben. Darüber hinaus lassen sich mit wenig Administrationsaufwand Workflows einrichten, um z.B. im Urlaubsfall einen Vertreter zu benennen und direkt im System zu hinterlegen. Der Vertreter wird dann nicht nur über neu anfallende Aufgaben informiert, sondern kann auch direkt auf die notwendigen Daten, wie z.B. Emails oder Tickets, zugreifen.

Bild 3: Nachverfolgung von Tickets mit Anmerkungen von verschiedenen Rollen innerhalb der Organisation.
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Unabhängig von seiner Rolle kann jeder Mitarbeiter auf seine E-Mails, Termine und Aufgaben zugreifen. Korrespondenz im Rahmen der Kundenkommunikation lässt sich einfach einem vorhandenen Element in Projektron BCS zuordnen – die eingehende E-Mail eines möglichen Auftraggebers z.B. einem Angebot und dem zugehörigen Projekt. Auch lassen sich Termine einfach hinzufügen, sodass alle für ein Projekt notwendigen Informationen von Beginn an klar verknüpft und relevante Termine übersichtlich zugeordnet sind. Auf diese Weise ist es z.B. auch für einen Kollegen im Vertretungsfall leicht, sich einen Überblick zu verschaffen und schnell zu reagieren.

Sind alle relevanten Daten und Termine vorhanden und ist der Projektplan erstellt, können Projektleiter und Projektmitarbeiter die Aufgaben über das vorhandene Ticketsystem organisieren und mit Arbeitspaketen verknüpfen. Es ist sowohl möglich, Aufgaben für sich selbst zu erstellen, als auch Aufgaben an Kollegen weiterzuleiten. Das ist z.B. für eine effiziente Aufgabenzuweisung bei Projektsitzungen nützlich. Den Status der zugewiesenen Aufgaben kann der Projektleiter anschließend im System nachverfolgen. Analog funktioniert dies auch innerhalb der gesamten Unternehmensorganisation für Aufgaben zu kontinuierlich laufenden Prozessen und Aufgaben.

Bild 4: Kanban Board zur Organisation und Nachverfolgung von Tickets.
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Zusätzlich können auch externe Partner, z.B. Auftraggeber oder externe Mitarbeiter, Zugriff auf das System erhalten und so in die Aufgabenbearbeitung, z.B. im Rahmen eines Workflows, einbezogen werden. Teilergebnisse in einem Projekt können so z.B. zuerst eine interne Freigabe und im Anschluss eine Freigabe durch den Kunden durchlaufen. Die einzelnen Schritte inklusive möglicher Vorbehalte zur Abnahme sind in Projektron BCS transparent. Sollten Maßnahmen zur Abhilfe notwendig sein, können diese ebenfalls direkt im System gesteuert werden.

Portfoliomanagement

Für das Controlling und die entsprechenden Entscheider im Unternehmen bietet Projektron BCS ein schlankes und funktionales Portfoliomanagement. Ebenso wie Projektanträge, lassen sich Projekte einem Portfolio zuordnen und die relevanten Attribute zur Priorisierung des Portfolios übersichtlich einblenden. Unternehmen können diese Attribute frei konfigurieren. Projektron BCS bringt sinnvolle Vorschläge mit, z.B. die Faktoren Innovation, Image und Wirtschaftlichkeit, um die strategische Bedeutung des Projekts auszudrücken. Die Gewichtung dieser Faktoren kann ebenfalls frei konfiguriert werden.

Für die Steuerung eines Portfolios bietet Projektron BCS Berichte und Auswertungen an. Gerade im Zusammenspiel mit dem stark ausgeprägten Ressourcenmanagement lässt sich beispielsweise schnell eine Übersicht über die Auslastung der Mitarbeiter auf Monatsbasis anzeigen. Eine Auswahl an Portfolioberichten ist bereits bei der Auslieferung von Projektron BCS enthalten, weitere Berichte können ohne großen Aufwand vom Administrator erstellt werden. Bild 5 zeigt als Beispiel eine Portfolioübersicht.

Neu hinzugekommen ist in der aktuellen Version die Möglichkeit, Projektanträge zu vergleichen. Auf Basis von relevanten Kennzahlen und weiteren hinterlegten Informationen können Entscheider somit Projekte starten oder auch zurückzustellen.

Bild 5: Schlanker Portfoliobericht mit den wichtigsten Kennzahlen der Projekte, zeitliche Übersicht über die Phasen und kurzen Kommentaren zu Kosten und Aufwänden.
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Neuerungen bei Benutzbarkeit und Oberflächen

Projektron BCS wird quartalsweise weiterentwickelt und bringt in jedem Release Neuerungen mit, die die technische Funktionalität erweitern und die Benutzerfreundlichkeit verbessern. Auch wenn solche Neuerungen auf den ersten Blick nicht auffallen, bringen sie bei dauerhafter Nutzung Vorteile. Beispiele sind der Umgang mit langen Listen, in denen der Anwender jetzt von einer beliebigen Position per Mausklick an den Listenanfang springen kann sowie die Anpassbarkeit der Spaltenüberschriften von Tabellen, die jetzt per Rechtsklick mit der Maus möglich ist.

Darüber hinaus können Administratoren jetzt schneller und flexibler reagieren, wenn sich Anforderungen ändern. Das Programm stellt im Administratormenü dazu eine Liste zur Verfügung, in der zusammenhängende Funktionalitäten zu Bausteinen zusammengefasst sind. Von dort kann der Administrator die passenden Bausteine bequem auswählen, um die Funktionalität von Projektron BCS zu erweitern.

Eine weitere Neuerung für Planungsverantwortliche betrifft die Baselines für Projekte. Deren Funktionalität wurde stark erweitert und umfasst nun zusätzlich Aufwände, Sachkosten, personelle Ressourcen und geplante Zeiträume. Weiterhin ist es in der Planungsphase möglich, verschiedene Szenarien aufzubauen und einer Baseline zuzuordnen. Auf Wunsch kann der Anwender dann später wieder zum passenden Szenario zurückspringen. Dies funktioniert sogar während der Projektphase, solange keine Tickets, Angebote oder Rechnungen verknüpft sind. Diese Begrenzung ist sinnvoll, da ein Zurücksetzen andernfalls zu Fehlbuchungen führen würde.

Systemvoraussetzungen

Projektron BCS benötigt als Betriebssystem entweder einen Windows 2008 oder 2012 Server, Linux mit Kernel 3.x oder Solaris. Darüber hinaus ist das Java SE Development Kit (JDK) 8 sowie Apache Tomcat 7 als Webserver erforderlich. Als Datenbank arbeitet Projektron BCS mit PostgreSQL, Microsoft SQL Server oder Oracle zusammen.

Anwender können mit allen neueren Versionen der gängigen Browser auf die Daten zugreifen, wie z.B. Microsoft Edge, IE 11, Mozilla Firefox ab Version 48, Google Chrome ab Version 53 sowie Apple Safari ab Version 9. Der Zugriff per Smartphone ist für die Betriebssysteme Android, iOS, Windows Phone sowie BlackBerry möglich. Für die Dateiablage wird WebDAV unterstützt. Single Sign-on wird über LDAP realisiert, außerdem werden standardmäßig Mail-, sowie Exchange- und Domino Server eingebunden und über Kerberos abgesichert.

Lizenzen

Die Lizenzkosten für Projektron BCS liegen abhängig vom Funktionsumfang zwischen 100 und 600 Euro. Die Anzahl der benötigten Lizenzen hängt von der Anzahl der Anwender ab, die sich jeweils innerhalb von 24 Stunden anmelden. Dieses Modell ist besonders dann von Vorteil, wenn einige Anwender nur gelegentlich in Projekten mitarbeiten. Die Kosten für die Bereitstellung der quartalsweise erscheinenden neuen Releases, um eine kontinuierliche Verbesserung der Anwendung zu erhalten, liegen bei jährlich 18% der Lizenzkosten.

Für kleine Unternehmen bis 15 Lizenzen eignet sich die BCS.start-Edition, der im Vergleich zur Vollversion einige fortgeschrittene Funktionalitäten fehlen. Die Kosten für diese Einzellizenz betragen 200 Euro. Die Vollversion sowie die BCS.start-Edition sind ebenfalls als Cloud-Lösung verfügbar, wobei die Daten in einem Berliner Rechenzentrum gespeichert werden.

Fazit

Projektron BCS ist eine ausgereifte Multiprojektmanagement-Anwendung, die eine große Funktionsvielfalt und viele hilfreiche Details für die Anwender bietet. So ist eine strategische und operative Portfoliosteuerung vorhanden, ergänzt um ein vielfältiges Ressourcenmanagement.

Die Fachprozesse im Projektmanagement sowie die angrenzenden Prozesse in der Linie, wie Auftragsanbahnung, HR-Management, Kosten und Rechnungstellung werden entweder im System abgebildet oder über Schnittstellen zu Spezialsystemen realisiert. Diese Breite der unterstützten Prozesse sticht bei Projektron BCS ebenso heraus wie die einfache Anpassbarkeit der Software an die eigenen Unternehmensbedürfnisse. Mit den unterschiedlichen Assistenten für klassische und agile Vorgehensmodelle bietet das Tool umfangreiche Unterstützung für das Projektmanagement sowie vielfältige Möglichkeiten in der Portfoliosteuerung.

Die Verbesserung der vielen aufgezeigten Details ist u.a. ein Zeichen dafür, wie ausgereift die Anwendung in der Gesamtfunktionalität ist. Dienstleistungsunternehmen mit Schwerpunkt in der IT-Entwicklung, die über den Einsatz von Projektron BCS 7.36 nachdenken, können davon ausgehen, ein umfangreiches Produkt für Projektmanagement und viele darum angesiedelte Fachprozesse zu erhalten.

Kontakt

Projektron GmbH, Charlottenstraße 68, 10117 Berlin, Deutschland, Tel.: +49 30 3474764-0, Fax: +49 30 3474764-999, Mail: info@projektron.de, www.projektron.de

 
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