Seit Microsoft ca. 2019 das Projektmanagement-Tool Project for the Web als neues Planungswerkzeug vorgestellt hat, kamen immer wieder Gerüchte auf, dass der Zeitpunkt einer Abschaltung des Projekt- und Portfoliomanagement-Tools Project Online kurz bevorstünde. Diese Gerüchte wurden nun bestätigt: Project Online als Gesamtes wird zum 30. September 2026 final abgeschaltet.

Finales Aus für Project Online bis Ende September 2026

Dies führt aktuell in vielen Organisationen zu Verwunderung, wenn nicht auch zu Verärgerung. Schließlich bedeutet die Abschaltung nicht weniger, als dass alle Unternehmen, die noch voll auf Project Online setzen, bis spätestens zum September 2026 eine mindestens gleichwertige Alternative am Start haben müssen. Erschwerend kommt für viele dieser Unternehmen hinzu, dass Project Online in vielen Organisationen über die Jahre teilweise umfänglich individualisiert, erweitert und angepasst wurde und diese Investitionen so in großen Teilen nicht allein nutzbar sind.

Die Project Server Subscription Edition, ein Mietmodell für den On-Prem-Einsatz von Project und Project Server, wird noch bis ca. 2031 unterstützt.

Project Online im Projektalltag: verbreitet, veraltet, verdrängt

Die Zahl der Unternehmen, die Project Online noch im Einsatz haben, ist nicht zu unterschätzen. Bis heute sind wir z.B. im Unternehmen immer noch in der Beratung für die Erweiterung und Administration von Project Online aktiv. Auch wenn Project Online eigentlich ziemlich veraltet ist und wir unsere Project Online-Kunden immer wieder auf Nachfolgervarianten hingewiesen haben, wird es noch immer noch einer großen Zahl von Projektorganisationen aktiv eingesetzt.

Die Gründe sind einfach: Project war und ist in vielen Branchen immer noch Standard und lag hinsichtlich des Marktanteils jahrzehntelang direkt hinter Excel. Dies ist umso erstaunlicher, da die zentrale Planungsmethode in Project nur auf den Wasserfallansatz setzt, die letzten wirklich umfänglichen funktionalen Erneuerungen und Erweiterungen mindestens zehn Jahre zurückliegen und Project Online immer noch in einer ganz eigenen Cloud-Welt, fernab der neuen und modernen Microsoft-Welt, bestehend aus Office 365, Teams, Copilot uvm., unterwegs ist.

Neben den Funktionen für das Projektmanagement unterstützt Project Online auch Features für das operative und strategische Portfoliomanagement. Aber auch hier wurde seit vielen Jahren nichts Innovatives erneuert. Project Online kann also in seiner Gänze als veraltet und nicht kompatibel mit der neuen und agilen Welt des Projekt- und Portfoliomanagements beschrieben werden.

Das ist unter anderem auch unsere Beratungserfahrung. Das Projekt- und Portfoliomanagement, aber auch die Anforderungen im Projektmanagement haben sich deutlich weiterentwickelt. So wurde in den letzten Jahren immer deutlicher, dass Project Online für die heutigen Anforderungen im Projekt- und Portfoliomanagement nicht mehr wirklich genügt. Ein Umstieg auf neue und vor allem zeitgemäße Tools ist so gesehen längst überfällig.

Was modernes Projekt- und Portfoliomanagement benötigt

Projekt- und Portfoliomanagement findet heute in einem sehr dynamischen Umfeld statt. Projekte entstehen schneller, verändern sich laufend und lassen sich nicht mehr allein über klassische Gantt-Pläne steuern. Gefordert sind Transparenz über Projekt- und Ressourcenstatus, Abhängigkeiten sowie die Fähigkeit, Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und einen digitalen Handlungsraum für Steuerung und Handlung zu bekommen.

Dazu braucht es Flexibilität und Leichtigkeit. Projekte unterscheiden sich in Größe und Methodik, weshalb Werkzeuge auch hybride Ansätze unterstützen müssen. Integration wird dabei zur Schlüsselanforderung. Projektbegleitende Informationen und Dokumente sollten stets konsistent vorliegen und in bestehende Systeme eingebunden sein, während Teams gleichzeitig Freiraum für eigenständiges Arbeiten, Kreativität und Motivation behalten und trotzdem voll im Team integriert agieren könnten.

Project Online – Stärken, Schwächen, Stolpersteine

Project Online stand viele Jahre für die große Kunst der Wasserfallplanung. Wer wollte, konnte Tausende Vorgänge anlegen, in endlosen Abhängigkeiten verketten, mit Hängematten-Vorgängen arbeiten und Ressourcen auf die Minute genau verplanen. Die Funktionsfülle war beeindruckend, so beeindruckend, dass wohl jeder Anwender irgendwann den Überblick in Project verlor.