Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007

Teil 4:
Projektüberwachung
Nachdem die ersten drei Teile der Artikelfolge das Thema Projektplanung systematisch beleuchtet haben, zeigt dieser vierte und abschließende Beitrag, wie Sie Microsoft Project für die Projektsteuerung in der Umsetzungsphase einsetzen können. Josef Schwab erklärt, welche Funktion der Basisplan hat, wie Sie ihn erstellen, vorhandene Ansichten und Tabellen optimal für die Überwachung anpassen, Ist-Daten erfassen und in Project eintragen und wie Sie Abweichungen vom Soll rechtzeitig erkennen und darauf reagieren können. Konkrete Beispiele verdeutlichen das typische Vorgehen bei der Projektkontrolle und bei Rückmeldungen.

Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007

Teil 4:
Projektüberwachung
Nachdem die ersten drei Teile der Artikelfolge das Thema Projektplanung systematisch beleuchtet haben, zeigt dieser vierte und abschließende Beitrag, wie Sie Microsoft Project für die Projektsteuerung in der Umsetzungsphase einsetzen können. Josef Schwab erklärt, welche Funktion der Basisplan hat, wie Sie ihn erstellen, vorhandene Ansichten und Tabellen optimal für die Überwachung anpassen, Ist-Daten erfassen und in Project eintragen und wie Sie Abweichungen vom Soll rechtzeitig erkennen und darauf reagieren können. Konkrete Beispiele verdeutlichen das typische Vorgehen bei der Projektkontrolle und bei Rückmeldungen.

Nachdem die ersten drei Teile der Artikelfolge das Thema Projektplanung systematisch beleuchtet haben, zeigt dieser vierte und abschließende Beitrag, wie Sie Microsoft Project für die Projektsteuerung in der Umsetzungsphase einsetzen können. Als Vergleichsgrundlage dient dabei der Basisplan, der die ursprüngliche Planung beschreibt und dessen Werte mit den später tatsächlich ermittelten Werten verglichen werden. Die Projektleitung kann auf diese Weise Abweichungen vom Plan rechtzeitig erkennen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen ergreifen, um die vereinbarten Termine einzuhalten.

Basisplan erstellen

Nachdem die Planung des Projekts abgeschlossen ist, beginnt die Durchführung - zumindest in der Theorie. In der Praxis ist es oft nicht sinnvoll, das ganze Projekt von Anfang an bis ins Detail durchzuplanen, bevor mit der Durchführung begonnen wird. Häufig genügt es, einen unmittelbar bevorstehenden Teil detailliert zu planen und die weiter in der Zukunft liegenden Teile als "Merkposten" darzustellen, vielleicht auf Sammel- bzw. Phasenebene (rollende Planung).

Bei den "agilen" Projektmanagement-Methoden, die in der Softwareentwicklung in Mode gekommen sind, werden z.B. immer nur "Sprints" für die nächsten 30 Tage detailliert geplant. Die verbleibenden Teile des Auftragsbestands werden in den sogenannten "Backlogs" deponiert, deren (Teil-)Inhalte dann in die jeweils nächsten "Sprints" transformiert werden. Dies ermöglicht eine schnelle Rückkoppelung der erreichten Zustände und deren Berücksichtigung in der nächsten Planungsperiode.

Grundsätzlich gilt jedoch: Die Methode der Projektarbeit erfordert, dass vor der Durchführung die Planung steht, die die notwendigen Schritte koordiniert - egal in welchem Umfang und mit welchem Zeithorizont vorausgeplant wird.

Oft muss der Planungsprozess mehrere Schleifen durchlaufen, bevor alle Stakeholder zustimmen. Dann sollte aber ein Punkt erreicht werden, an dem man sich einig ist: Nach diesem Plan soll das Projekt (oder der nächste Teil des Projekts) durchgeführt werden. Um den Plan zu fixieren, muss er als Basisplan festgehalten werden. Damit steht er später als Vergleichsmaßstab gegenüber den Ist-Daten zur Verfügung. Diesen Prozessschritt muss man im Projekt-Workflow festschreiben, z.B. dass bei Vertragsunterzeichnung oder Auftragsbeginn der Basisplan für dieses Projekt festgelegt wird.

Der Basisplan für das Gesamte Projekt oder für Ausgewählte Vorgänge kann über den Menüpunkt Extras / Überwachung / Basisplan festlegen (in Project 2003: / Basisplan speichern) festgelegt werden.

Bild 1: Basisplan festlegen.

Der Basisplan ist keine eigene Datei, deshalb ist das Festlegen auch kein Speicher-, sondern ein Kopiervorgang. Dabei wird das Feld (berechneter) Anfang in das Feld Geplanter Anfang kopiert, das Feld (berechnetes) Ende in das Feld Geplantes Ende, die Dauer in die Geplante Dauer, die Arbeit in die Geplante Arbeit und die Kosten in die Geplanten Kosten. (Es gibt noch mehr geplante Felder, die wir hier aber nicht berücksichtigen).

Bild 2: Tabelle "Abweichung" mit den Basisplandaten.

In der Tabelle "Abweichung" (Ansicht / Tabelle: ... / Abweichung) werden Anfang und Ende, Geplanter Anfang und Geplantes Ende sowie Abweichung Anfang und Abweichung Ende angezeigt (Bild 2). In der Tabelle"Arbeit"sieht man entsprechend die Arbeit, die Geplante Arbeit und die Abweichung Arbeit, in der Tabelle "Kosten" die analogen Kostenfelder.

Der Basisplan ermöglicht einen Soll-Ist-Vergleich: Soll-Werte sind die Geplanten Daten, die im Basisplan festgehalten sind, Ist-Werte die Aktuellen Daten aus der Projektüberwachung. Das Programm errechnet die Abweichungen der Ist-Daten von den Soll-Daten und zeigt diese an (Tabelle 1).

Tabelle 1: Soll-Ist-Vergleich mit Hilfe des Basisplans.
Ist-Werte Soll-Werte Differenz (Ist - Soll)
Aktuelle Werte Geplante Werte
= Basisplan
Abweichungen
Aktueller Anfang Aktuelles Ende Aktuelle Dauer Aktuelle Arbeit Aktuelle Kosten Geplanter Anfang Geplantes Ende Geplante Dauer Geplante Arbeit Geplante Kosten Abweichung Anfang Abweichung Ende Abweichung Dauer Abweichung Arbeit Abweichung Kosten

Jedes Mal, wenn man die Operation "Basisplan festlegen"durchführt, werden die zu diesem Zeitpunkt bestehenden aktuellen Werte für Anfang, Ende, Dauer, Arbeit und Kosten in die entsprechenden Felder Geplanter Anfang, ... etc. kopiert, d.h. der bisherige Basisplan wird überschrieben (nach Warnung).

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