Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007

Teil 2:
Terminmanagement
Im ersten Teil der Artikelfolge haben Sie erfahren, wie Sie Ihr Projekt anlegen und die zugehörigen Vorgänge passend gliedern. Um die Vorgangsplanung abzuschließen, müssen Sie den Projektablauf mit Hilfe von Anordnungsbeziehungen abbilden, Meilensteine definieren und Terminziele als feste Termine in den Plan einbauen. Wie Sie dazu vorgehen und was Sie beachten müssen, damit Ihr Plan übersichtlich und flexibel bleibt, erklärt Josef Schwab in diesem zweiten Teil der vierteiligen Artikelserie.

 

Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007

Teil 2:
Terminmanagement
Im ersten Teil der Artikelfolge haben Sie erfahren, wie Sie Ihr Projekt anlegen und die zugehörigen Vorgänge passend gliedern. Um die Vorgangsplanung abzuschließen, müssen Sie den Projektablauf mit Hilfe von Anordnungsbeziehungen abbilden, Meilensteine definieren und Terminziele als feste Termine in den Plan einbauen. Wie Sie dazu vorgehen und was Sie beachten müssen, damit Ihr Plan übersichtlich und flexibel bleibt, erklärt Josef Schwab in diesem zweiten Teil der vierteiligen Artikelserie.

 

Der erste Teil der Artikelreihe zeigte, wie Sie ein neues Projekt in Microsoft Project anlegen, den Projektkalender anpassen, die Vorgänge mit ihren Dauern eingeben sowie Sammelvorgänge und (Unter-)Vorgänge einrichten.

Dieser zweite Teil beschreibt, wie Sie die Vorgangsplanung abschließen. Sie erfahren, wie Sie den Projektablauf durch Anordnungsbeziehungen abbilden, wie Sie mit Meilensteinen arbeiten und wie Sie feste Terminziele in den Plan einbauen. Diese können von außen vorgegeben sein (z.B. durch den Kunden oder andere Stakeholder) oder dazu dienen, den Terminplan zu fixieren, um vom Programm gewarnt zu werden, wenn vereinbarte Termine in Gefahr geraten.

Der so angelegte Plan zeigt der Projektleitung den benötigten Zeitbedarf. Er ist vollkommen flexibel und damit pflegleicht. Bei Änderungen werden die Termine vom Programm neu berechnet.

Anordnungsbeziehungen

Der Ablauf der Projektphasen und der Vorgänge stellt den Projektprozess dar. Diesen zu analysieren, ist eine oft schwierige, aber lohnende Aufgabe, denn hier steckt ein wesentliches Potential zur Beschleunigung und Optimierung. Wie bei einem Geschäftsprozess auch (einige Tools zur Geschäftsprozessanalyse haben Schnittstellen zu Project), laufen die Vorgänge in einem Projekt in einer bestimmten, technisch bedingten oder gewünschten Reihenfolge ab. Vorgänge können parallel liegen, hintereinander angeordnet sein, sich zeitweise überlappen oder einen zeitlichen Mindestabstand voneinander haben. Project bildet den Ablauf durch Anordnungsbeziehungen (auch Vorgangsbeziehungen oder Vorgangsverknüpfungen genannt) ab.

Falls Sie in Project zu einem Vorgang nur die Nummer des Vorgängers angeben (Bild 1) und keine Angaben zur Art der Anordnungsbeziehung machen, wählt das Programm standardmäßig die Ende-Anfang-Verknüpfung.

Bild 1: Ende-Anfang (EA)-Vorgangsbeziehung.

Eine Verknüpfung können Sie alternativ herstellen, indem Sie zwei oder mehr Vorgänge markieren (erst den Vorgänger, dann den oder die Nachfolger) und auf das Symbol "Vorgänge verknüpfen" ("Kette") in der Standard-Symbolleiste klicken. Das Programm trägt dann automatisch die Vorgangsnummer der Vorgänger in die zugehörigen Felder ein.

Bild 2: Verknüpfungen über das Symbol vornehmen.

Sie können den Vorgänger aber auch in der Maske "Informationen zum Vorgang" eintragen, die sich bei einem Doppelklick auf den entsprechenden Vorgang öffnet. Das empfiehlt sich, wenn Sie andere Arten als die Standardbeziehung einrichten wollen. Die Art der Verknüpfung können Sie dort über die Auswahlliste in der Spalte "Art" festlegen (Bild 3).

Bild 3: Vorgangsverknüpfung in den Informationen zum Vorgang.

Bild 4: Anfang-Anfang (AA) Vorgangsbeziehung.

Eine Anfang-Anfang-Beziehung, wie sie in Bild 4 dargestellt ist, heißt in der Sprache der Netzplantechnik: "Frühester Anfang des Nachfolgers bei Anfang des Vorgängers". Zwar könnte man den gleichen Effekt auch erreichen, wenn man den Vorgang A jeweils als Vorgänger der Vorgänge B und C festlegt. Die Anfang-Anfang-Beziehung hat jedoch den zusätzlichen Effekt, dass sich bei einer Verschiebung des Vorgängers (hier B) auch der Nachfolger (hier C) verschiebt (Bild 4).

Für einige Zwecke, z.B. wenn das Ende eines Vorgangs nicht nach dem Ende eines anderen Vorgangs liegen soll, stellt eine Ende-Ende-Beziehung die geeignete Anordnung dar (Bild 5). In der Sprache der Netzplantechnik heißt das: "Spätestes Ende des Vorgängers nicht später als das Ende des Nachfolgers".

Bild 5: Ende-Ende Vorgangsbeziehung.

Eine Sache nach der anderen zu erledigen kommt aus einer Zeit, als man noch viel Zeit hatte. Heute will man beschleunigen, indem man versucht, Vorgänge parallel (Anfang-Anfang-Beziehung) oder teilweise parallel zu legen. Letzteres erreicht man z.B. mit einer Standardverknüpfung, die mit einem negativen Zeitabstand versehen ist. Der Zeitabstand zwischen Vorgängen kann in Zeiteinheiten (z. B. Tage oder Wochen) oder auch in Prozenten der Dauer des Vorgängers eingegeben werden (z.B. 50%), siehe Bild 6.

Warte- oder Lieferzeiten oder technische Abläufe können einen positiven Zeitabstand zwischen Vorgängen erfordern (z.B. muss Beton binden, bevor man weiterarbeiten kann). Oder es soll einfach eine Zeitdifferenz eingebaut werden.

Bild 6: Eingabe des Zeitabstands als %-Wert von der Dauer des Vorgängers.

Bild 7: Teilweise parallel liegende (überlappende) Vorgänge.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Vorgangsplanung
Microsoft Project kann Ihnen bei der Projektarbeit wertvolle Hilfe leisten – vorausgesetzt, Sie wissen, wie Sie das Programm richtig einsetzen.
Teil 3:
Ressourcenplanung
Die Vorgangsplanung ist fertiggestellt, Meilensteine und feste Terminziele sind in den Plan eingebaut. Um die Projektplanung abzuschließen, müssen Sie im letzten Schritt noch den Ressourceneinsatz festlegen.
Teil 4:
Projektüberwachung
Nachdem die ersten drei Teile der Artikelfolge das Thema Projektplanung systematisch beleuchtet haben, zeigt dieser vierte und abschließende Beitrag, wie Sie Microsoft Project für die Projektsteuerung in der Umsetzungsphase einsetzen können.

Alle Kommentare (1)

Jürgen
Sturany

Praxis pur ...