Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007

Teil 1:
Vorgangsplanung
Microsoft Project kann Ihnen bei der Projektarbeit wertvolle Hilfe leisten – vorausgesetzt, Sie wissen, wie Sie das ProgrammProgrammIm Kontext des Projektmanagements besteht ein Programm aus einer Programm-Organisation und mehreren Projekten, die gemeinsame Ziele verfolgen. Das mit dem Begriff "Programm" verbundene Konzept wird seit ungefähr 2000 auch in den Richtlinien des Projektmanagements beschrieben – z.B. erstellte das OGC im Jahr 1999 die erste Version der Richtlinie "Managing Successful Programmes" und das PMI im Jahr 2004 die erste Version seines "The Standard for Program Management". richtig einsetzen. Neueinsteiger und Anwender, die das Tool nur gelegentlich nutzen, verzweifeln allerdings regelmäßig an dessen KomplexitätKomplexitätKomplexität bezeichnet die Eigenschaft eines Systems , nicht deterministisch vorhersagbar auf Änderungen innerer oder äußerer Parameter zu reagieren. Damit Ihnen das nicht auch passiert, leitet Sie dieser vierteilige Schnelleinstieg Schritt für Schritt durch die ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen., steuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. und –überwachung mit Microsoft Project 2003 und 2007. Im ersten Teil erklärt Josef Schwab, wie Sie ein neues Projekt anlegen, eine VorgangslisteVorgangslisteDie Vorgangsliste ist eine tabellarische Aufzählung von Vorgängen eines Projekts. Die vollständige Vorgangsliste ist Ergebnis der Vorgangsdefinition. Bei jedem weiteren Planungsschritt erhalten die einzelnen Vorgänge weitere Eigenschaften zugeordnet. Mindestens muss sie die Vorgangsbezeichnung und die Vorgangskennung enthalten. Welche Vorgänge und welche weiteren Vorgangseigenschaften sie enthält, hängt von ihrem Adressaten und ihrem Zweck ab. Für die Ausführenden wird sie z.B. Termine und Aufgabenbeschreibung enthalten, für den Controller hingegen Ist- und Sollwerte der Kostengrößen. erstellen und den Kalender anpassen.

 

Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007

Teil 1:
Vorgangsplanung
Microsoft Project kann Ihnen bei der Projektarbeit wertvolle Hilfe leisten – vorausgesetzt, Sie wissen, wie Sie das ProgrammProgrammIm Kontext des Projektmanagements besteht ein Programm aus einer Programm-Organisation und mehreren Projekten, die gemeinsame Ziele verfolgen. Das mit dem Begriff "Programm" verbundene Konzept wird seit ungefähr 2000 auch in den Richtlinien des Projektmanagements beschrieben – z.B. erstellte das OGC im Jahr 1999 die erste Version der Richtlinie "Managing Successful Programmes" und das PMI im Jahr 2004 die erste Version seines "The Standard for Program Management". richtig einsetzen. Neueinsteiger und Anwender, die das Tool nur gelegentlich nutzen, verzweifeln allerdings regelmäßig an dessen KomplexitätKomplexitätKomplexität bezeichnet die Eigenschaft eines Systems , nicht deterministisch vorhersagbar auf Änderungen innerer oder äußerer Parameter zu reagieren. Damit Ihnen das nicht auch passiert, leitet Sie dieser vierteilige Schnelleinstieg Schritt für Schritt durch die ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen., steuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. und –überwachung mit Microsoft Project 2003 und 2007. Im ersten Teil erklärt Josef Schwab, wie Sie ein neues Projekt anlegen, eine VorgangslisteVorgangslisteDie Vorgangsliste ist eine tabellarische Aufzählung von Vorgängen eines Projekts. Die vollständige Vorgangsliste ist Ergebnis der Vorgangsdefinition. Bei jedem weiteren Planungsschritt erhalten die einzelnen Vorgänge weitere Eigenschaften zugeordnet. Mindestens muss sie die Vorgangsbezeichnung und die Vorgangskennung enthalten. Welche Vorgänge und welche weiteren Vorgangseigenschaften sie enthält, hängt von ihrem Adressaten und ihrem Zweck ab. Für die Ausführenden wird sie z.B. Termine und Aufgabenbeschreibung enthalten, für den Controller hingegen Ist- und Sollwerte der Kostengrößen. erstellen und den Kalender anpassen.

 

Microsoft Project kann Ihnen bei der Projektarbeit wertvolle Hilfe leisten - vorausgesetzt, Sie wissen, wie Sie das Programm richtig einsetzen. Neueinsteiger und Anwender, die das Tool nur gelegentlich nutzen, verzweifeln allerdings regelmäßig an dessen Komplexität. Damit Ihnen das nicht auch passiert, liefert dieser vierteilige Schnelleinstieg die nötigen Hintergrundinformationen und leitet Sie Schritt für Schritt durch die Projektplanung, -steuerung und -überwachung mit Microsoft Project. Das KonzeptKonzeptNach der Formulierung des Projektziels, das bewusst lösungsneutral gehalten werden soll, steht die Suche nach Lösungsmöglichkeiten für die Aufgabenstellung. Für die aussichtsreichsten Lösungen werden dann Konzepte entwickelt, die den konkreten Lösungsweg beschreiben. ist praxiserprobt und unterstützt Sie bei der effizienten Arbeit mit dem Programm.

Das Vorgehen ist anhand der Version Project 2007 Professionalbeschrieben. Sie unterscheidet sich von der Version 2007 Standard lediglich dadurch, dass letztere nicht auf den Project Server zugreifen kann. Fast alle der hier behandelten Funktionalitäten sind auch in der Version Project 2003 zu finden.

Nachdem die ProjektleitungProjektleitungProjektleitung ist die temporäre Organisationseinheit zur Leitung eines Projekts. Die Projektleitung ist im Minimalfall nur mit dem/der Projektleiter(in) besetzt, es kann sich aber auch um eine umfangreiche Organisationseinheit mit eigenem Büro, ggf. sogar um eine eigene temporäre juristische Person handeln (z.B. GdBR oder GmbH). den ProjektauftragProjektauftragMit dem Projektauftrag autorisiert der Auftraggeber den Projektmanager, das Projekt oder eine Phase des Projekts durchzuführen. Statt Projektauftrag werden auch Begriffe wie Project Charter, Projektvertrag, Projektleitdokumentation oder Projektvereinbarung verwendet. erhalten hat, steht sie vor folgenden Aufgaben:

  1. Sie muss die Aufgaben zur Erreichung des Projektziels definieren, den jeweiligen Zeitbedarf oder AufwandAufwandAufwand (Projektmanagement) ist die Menge aller monetär quantifizierbaren Eingangsgrößen in ein Projekt, in ein Programm, in ein Projektportfolio oder in einen Teil eines Projekts. schätzen und die Abfolge der Aktivitäten erfassen. Daraus ergibt sich der geschätzte Zeitbedarf für das gesamte Projekt oder den zu planenden Teil des Vorhabens. Diese Aufgabe wird Vorgangsplanung genannt. Das Ergebnis der Planungsphase ist der errechnete Terminplan.
  2. Als nächstes muss die Projektleitung ihre in Schritt 1 erstellte TerminplanungTerminplanungBei der Terminplanung werden die Arbeitspakete zu einem realistischen Projektablauf zeitlich angeordnet. Das Projekt selbst, Projektphasen, Arbeitspakete und Meilensteine erhalten Start- und Endtermine. Die zeitliche Anordnung ist abhängig von den Anordnungsbeziehungen zwischen den einzelnen Elementen, den Dauern der Arbeitspakete, Pufferzeiten, von der Verfügbarkeit der Einsatzmittel und Finanzmittel und von vorgegebenen Randbedingungen aus dem Projektumfeld. Die Terminplanung wird deshalb meist in Einheit mit der Einsatzmittel-Planung durchgeführt. mit extern vorgegebenen, feststehenden Terminen in Übereinstimmung bringen. Das können z.B. von außen gesetzte Terminziele sein, vielleicht der Endtermin, vielleicht Zwischentermine. Weiterhin gibt es in der Regel Einschränkungen durch externe Faktoren, z.B. wenn ein Lieferant erst zu einem bestimmten ZeitpunktZeitpunktIn der Netzplantechnik wird mit " Zeitpunkt " ein Punkt auf einer frei gewählten Zeitachse bezeichnet, solange diese noch nicht auf die Echtzeit abgebildet ist. liefern kann oder extern vorgegebene Entscheidungstermine existieren. Die Projektleitung kann sich auch eigene Terminziele als feste Termine setzen, um gewarnt zu werden, wenn diese in Gefahr geraten. Die Abstimmung mit feststehenden Terminen wird als Terminmanagement bezeichnet.
  3. Falls die Planung auch die EinsatzmittelEinsatzmittel" Einsatzmittel " war bis Januar 2009 der korrekte deutsche Begriff nach der mittlerweile nicht mehr gültigen DIN 69902 für den üblicherweise verwendeten Begriff der "Ressourcen". Gemeint ist mit beidem " Personal und Sachmittel, die zur Durchführung von Vorgängen, Arbeitspaketen oder Projekten benötigt werden" (DIN 69902:1987). umfassen soll, also den Einsatz der Mitarbeiter und anderer Kräfte, wie z.B. AuftragnehmerAuftragnehmerDer Auftragnehmer ist Verkäufer eines Produkts oder einer Dienstleistung. Er ist Vertragspartner des Auftraggebers, der die im Lastenheft spezifizierte Leistung kauft. oder den Materialeinsatz, erfasst die Projektleitung in einem weiteren Schritt die Ressourcen mit ihrem Aufwand und - falls gewünscht - ihren Kosten. Dies ist die Ressourcenplanung.
  4. Nach dem Start des Projektes muss die Projektleitung den tatsächlichen Verlauf überwachen und steuern. Tatsächliche Termine, Aufwand und Kosten können (und werden) von der ursprünglichen Planung abweichen. Dies macht Änderungen und Umplanungen auf allen Ebenen notwendig: Termine müssen geändert, Ressourcen neu eingeplant werden. Dies ist die Projektüberwachung.

Projektmanagement-SoftwareProjektmanagement-SoftwareMit " Projektmanagement-Software " werden Software-Produkte bezeichnet, die Projektmanagement-Prozesse unterstützen. wie Microsoft Project liefert für alle vier genannten Aufgaben Hilfestellung.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Terminmanagement
Im ersten Teil der Artikelfolge haben Sie erfahren, wie Sie Ihr Projekt anlegen und die zugehörigen Vorgänge passend gliedern.
Teil 3:
Ressourcenplanung
Die Vorgangsplanung ist fertiggestellt, Meilensteine und feste Terminziele sind in den Plan eingebaut. Um die Projektplanung abzuschließen, müssen Sie im letzten Schritt noch den Ressourceneinsatz festlegen.
Teil 4:
Projektüberwachung
Nachdem die ersten drei Teile der Artikelfolge das Thema Projektplanung systematisch beleuchtet haben, zeigt dieser vierte und abschließende Beitrag, wie Sie Microsoft Project für die Projektsteuerung in der Umsetzungsphase einsetzen können.

Alle Kommentare (2)

Jürgen
Sturany

Endlich mal etwas zum "sehen und anfassen". Es wird klar gemacht, dass ein Tool ein Tool ist. Josef Schwab wie man es aufsetzten kann um meisterlich damit umzugehen.

 

Alain
Gayret

Grundsätzlich sehr guter Artikel: Bravo. Einzige Anmerkung: Dass Vorgänge nicht über Phasen hinweg verknüpft werden sollen, stimmt nur wenn das Projekt phasenorientiert aufgesetzt (PSP --> Projekt Struktur Plan) wird. Zudem wird das Projekt ineffizient wenn lediglich die Phasen abgehängig gemacht werden. Der RUP (Rational Unified Process) oder auch SCRUM Ansätze müssen diese notwendige Flexibilität haben.