Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007

Teil 3:
Ressourcenplanung
Die Vorgangsplanung ist fertiggestellt, Meilensteine und feste Terminziele sind in den Plan eingebaut. Um die Projektplanung abzuschließen, müssen Sie im letzten Schritt noch den Ressourceneinsatz festlegen. Im dritten Teil dieser vierteiligen Artikelfolge beschreibt Josef Schwab, wie Sie Ressourcen anlegen und zuordnen, wie Sie mit dem Ressourcenkalender arbeiten, Ressourcenüberlastungen erkennen und beheben und wie Sie mit Hilfe eines Ressourcenpools den projektübergreifenden Ressourceneinsatz steuern.

 

Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007

Teil 3:
Ressourcenplanung
Die Vorgangsplanung ist fertiggestellt, Meilensteine und feste Terminziele sind in den Plan eingebaut. Um die Projektplanung abzuschließen, müssen Sie im letzten Schritt noch den Ressourceneinsatz festlegen. Im dritten Teil dieser vierteiligen Artikelfolge beschreibt Josef Schwab, wie Sie Ressourcen anlegen und zuordnen, wie Sie mit dem Ressourcenkalender arbeiten, Ressourcenüberlastungen erkennen und beheben und wie Sie mit Hilfe eines Ressourcenpools den projektübergreifenden Ressourceneinsatz steuern.

 

Die ersten beiden Teile dieser Artikelfolge zeigten, wie Sie ein neues Projekt in Microsoft Project anlegen und strukturieren, den Projektablauf durch Anordnungsbeziehungen abbilden und Meilensteine sowie feste Terminziele in den Plan einbauen.

In diesem dritten Teil erfahren Sie, wie Sie Ressourcen anlegen, diese den Vorgängen zuordnen und deren Einsatz kontrollieren, um z.B. Ressourcenüberlastungen rechtzeitig zu erkennen und beheben zu können. Sollen in mehreren Projekten dieselben Mitarbeiter eingesetzt werden, ist zur Steuerung des Ressourceneinsatzes ein gemeinsamer Ressourcenpool erforderlich. Wie Sie eine Datei mit einem solchen Pool anlegen und welche Grenzen ein dateibasierter Ressourcenpool gegenüber einem Enterprise Ressourcenpool auf dem Project Server hat, lesen Sie ebenfalls in diesem dritten Teil.

Ressourcen anlegen

Mit dem Begriff "Ressource" (Einsatzmittel) lassen sich alle Personal- und Sachmittel bezeichnen, die zur Projektdurchführung benötigt werden. Meist wird dieser Begriff für die Mitarbeiter verwendet, da die Ressourcenplanung im Kern das Ziel hat, den Einsatz der Mitarbeiter im Projekt bzw. in den Projekten zu steuern. Überlastungen sollen rechtzeitig erkannt und ausgeglichen werden, freie Kapazitäten bieten Optimierungspotenzial.

Wenn Sie eine systematische Ressourcenplanung vornehmen möchten, rate ich Ihnen, die Stammdaten der Ressourcen sorgfältig anzulegen und zu pflegen. Ressourcen haben eigenständige Informationen, die übersichtlich in der Ansicht "Ressource: Tabelle" angelegt und gepflegt werden können. Bild 1 zeigt einen Ausschnitt aus dieser Tabelle. Die Spalten "Materialbeschriftung", "Standard-Satz", "Überstunden-Satz", "Kosten pro Einsatz", "Fällig am" und "Code" sind dort ausgeblendet, da sie nicht benötigt werden.

Bild 1: Stammdaten der Ressourcen (Auswahl).

Die Nummer der Ressource wird automatisch vergeben. Da die Ressourcen beim Zuordnen in der Reihenfolge ihrer Nummerierung gelistet werden, erleichtert eine sinnvolle Nummerierung die Arbeit. Man kann die Liste z.B. nach Namen sortieren (Projekt / Sortieren / Sortieren nach) oder zunächst nach der Gruppe und anschließend nach dem Namen (Bild 2). Wenn Sie im Dialog "Sortieren" bei "Dauerhafte Neunummerierung für Ressourcen" ein Häkchensetzen,wird die Nummerierung entsprechend der neuen Reihenfolge angepasst.

Bild 2: Ressourcentabelle neu sortieren.

Die Indikatorspalteenthält wichtige Hinweise. Eine Ressourcenüberlastung wird dort z.B. mit einem gelben Ausrufezeichen angezeigt.

Unter "Ressourcenname" lässt sich beliebiger Text eintragen, z.B. der Name einer bestimmten Person (bei individuellen Ressourcen), aber auch Sammelbezeichnungen wie z.B. "Programmierer" (bei generischen Ressourcen), Auftragnehmer oder Vertragspartner.

Die Ressourcenart wird in der Spalte "Art" festgelegt. Ressourcen lassen sich als "Arbeit", aber auch als "Material" (keine Berechnung pro Zeiteinheit, sondern Mengenverbrauch) oder "Kosten" (zur genaueren Kostenerfassung) kennzeichnen. Dieser Beitrag beschränkt sich auf die Betrachtung von Arbeitsressourcen.

Vergibt man für die einzelnen Ressourcen Kürzel, kann man diese später auch verwenden, um Ressourcen zuzuweisen. Dieses Vorgehen ist jedoch nur bei einer kleinen Anzahl von Ressourcen praktisch.

Um vertieft mit Ressourcen arbeiten zu können, ist die Zugehörigkeit zu einer "Gruppe"(z.B. Abteilung, Rolle oder Qualifikation) wichtig, denn über die Gruppendefinition ist es möglich zu filtern (z.B. welche Vorgänge werden von einer Gruppe ausgeführt) und auszuwerten (z.B. Kosten pro Gruppe).

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Vorgangsplanung
Microsoft Project kann Ihnen bei der Projektarbeit wertvolle Hilfe leisten – vorausgesetzt, Sie wissen, wie Sie das Programm richtig einsetzen.
Teil 2:
Terminmanagement
Im ersten Teil der Artikelfolge haben Sie erfahren, wie Sie Ihr Projekt anlegen und die zugehörigen Vorgänge passend gliedern.
Teil 4:
Projektüberwachung
Nachdem die ersten drei Teile der Artikelfolge das Thema Projektplanung systematisch beleuchtet haben, zeigt dieser vierte und abschließende Beitrag, wie Sie Microsoft Project für die Projektsteuerung in der Umsetzungsphase einsetzen können.