Oft vorhanden, selten genutzt

SharePoint: Administrative Aufwände in Projekten signifikant senken

Teil 2: Freigabe-Workflows und Protokollierung vereinfachen
Im ersten Teil zeigte Carsten Schulze, wie Sie mit wenigen Handgriffen eine einfach zu bedienende Zeiterfassung sowie eine zentrale Projektseite einrichten. In diesem zweiten und abschließenden Teil erfahren Sie, wie Sie automatisierte Freigabe-Workflows einrichten und die Protokollierung im gesamten Projekt vereinfachen können.

Nachdem Sie im ersten Teil erfahren haben, wie sich u.a. eine zentrale Projektseite einrichten lässt, zeigt dieser zweite und abschließende Teil nun, wie Sie pragmatisch automatisierte Freigabe-Workflows einrichten und die Protokollierung im gesamten Projekt vereinfachen können.

Mehr Inhalt und weniger Verwaltung dank Workflows und Metadaten

Projekte sind in der Regel ein Gemeinschaftswerk, dessen (Teil-)Ergebnisse üblicherweise schriftlich dokumentiert werden. Wichtige Dokumente durchlaufen dabei einen Freigabe-Prozess, bevor sie fester Bestandteil der Projektdokumentation werden. Dafür bedarf es eines Systems zur Verwaltung und dem Umgang mit Dokumenten.

Viele Organisationen nutzen für die Ablage immer noch den Fileserver und zum Versenden der Dokumente die E-Mail. Um in der Vielzahl der dabei entstehenden Dateiversionen den Überblick zu behalten, werden neben vorgegebenen Ablagestrukturen häufig strenge Nomenklaturen erlassen, deren Folge erfahrungsgemäß unlesbar lange Dateinamen sind. Doch auch diese Vorgaben helfen nichts, wenn sich die eine aktuelle Datei-Version im E-Mailpostfach oder auf der Festplatte eines Mitarbeiters befindet.

Die Freigabe von Dokumenten erfolgt vielerorts auf eine ähnliche Weise: Der letzte Bearbeiter schickt seine Datei an den ersten Vorgesetzten in der Freigabe-Hierarchie und wartet ab diesem Zeitpunkt auf ein Feedback. Eine Übersicht über den aktuellen Stand der Freigabe erhält er nur, wenn er die Freigabekette hinauf per Telefon oder Mail bei allen Vorgesetzten nachfragt.

Gleichzeitig obliegt es der Verantwortung des Bevollmächtigten des Dokuments, alle freizugebenden Dokumente auch im hektischen Projekt zu überschauen und sie fristgerecht an den nächsten weiterzuleiten – eine Herausforderung, die manchmal größer nicht sein könnte. Dass dieses System der Dokumentenverwaltung anfällig für Fehler, Missverständnisse, lange Suchen und Verzögerungen ist, zeigt die Erfahrung vieler Projekte.

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