Wenn das Projekt in Schieflage gerät So kommunizieren Sie souverän in der Krise

Solange alles gut läuft, fällt den meisten Projektleitern die KommunikationKommunikationDer Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten, insbesondere innerhalb des Projektteams, ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Trotz aller technischer Hilfsmittel, die Kommunikation erleichtern, bleibt ausschlaggebend, in wie weit die einzelnen Projektbeteiligten bereit sind, ihre Erfahrungen mitzuteilen und bei Problemen die anderen zu fragen. und das Marketing im Projekt leicht. Gerät jedoch das Projekt ernsthaft in die KriseKriseKrisen sind von der ursprünglichen Wortbedeutung her nichts anderes als Entscheidungssituationen und somit der Normalfall eines Projekts. Jeder Abschluss eines Arbeitspaketes, jeder Meilenstein sind Krisen, bei denen eine Entscheidung gefordert ist., empfinden viele die etablierten Informationsroutinen als Belastung, so Elisabeth Wagner. Sie stellen sich die Frage: "Und über diesen ganzen Ärger soll ich jetzt auch noch alle informieren?" Die Antwort lautet: "Ja, das ist durchaus sinnvoll." Wie Sie in einer Krisensituation gegenüber den Stakeholdern richtig kommunizieren und die Krise sogar für Ihr ProjektmarketingProjektmarketingProjektmarketing ist die Präsentation und werbende Darstellung des Projekts innerhalb der beteiligten Unternehmen und ggf. in der Öffentlichkeit. Wichtigstes Ziel des Projektmarketings ist die Sicherung von Finanzmitteln und Ressourcen zur Projektabwicklung und die Vorbereitung der anschließenden Vermarktung des erzielten Ergebnisses. positiv nutzen können, um negativer Stimmung im Unternehmen zu begegnen, erfahren Sie anhand konkreter Beispiele.

Wenn das Projekt in Schieflage gerät So kommunizieren Sie souverän in der Krise

Solange alles gut läuft, fällt den meisten Projektleitern die KommunikationKommunikationDer Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten, insbesondere innerhalb des Projektteams, ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Trotz aller technischer Hilfsmittel, die Kommunikation erleichtern, bleibt ausschlaggebend, in wie weit die einzelnen Projektbeteiligten bereit sind, ihre Erfahrungen mitzuteilen und bei Problemen die anderen zu fragen. und das Marketing im Projekt leicht. Gerät jedoch das Projekt ernsthaft in die KriseKriseKrisen sind von der ursprünglichen Wortbedeutung her nichts anderes als Entscheidungssituationen und somit der Normalfall eines Projekts. Jeder Abschluss eines Arbeitspaketes, jeder Meilenstein sind Krisen, bei denen eine Entscheidung gefordert ist., empfinden viele die etablierten Informationsroutinen als Belastung, so Elisabeth Wagner. Sie stellen sich die Frage: "Und über diesen ganzen Ärger soll ich jetzt auch noch alle informieren?" Die Antwort lautet: "Ja, das ist durchaus sinnvoll." Wie Sie in einer Krisensituation gegenüber den Stakeholdern richtig kommunizieren und die Krise sogar für Ihr ProjektmarketingProjektmarketingProjektmarketing ist die Präsentation und werbende Darstellung des Projekts innerhalb der beteiligten Unternehmen und ggf. in der Öffentlichkeit. Wichtigstes Ziel des Projektmarketings ist die Sicherung von Finanzmitteln und Ressourcen zur Projektabwicklung und die Vorbereitung der anschließenden Vermarktung des erzielten Ergebnisses. positiv nutzen können, um negativer Stimmung im Unternehmen zu begegnen, erfahren Sie anhand konkreter Beispiele.

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In Ihrem ProjektProjektEin Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess , der von der Geschäftsführung der Trägerorganisation anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an einen Kunden liefert. ist passiert, was keinesfalls hätte passieren dürfen: Ein wichtiger Termin ist geplatzt. So sind z.B. nach der Ausgliederung eines Teils des Unternehmens in eine selbstständige GmbH beim letzten Test der angepassten neuen Personalsoftware unerwartete FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen. aufgetreten. Die Behebung dieser Fehler verzögert die operative Inbetriebnahme und die pünktliche Auszahlung der Gehälter.

Sie stehen also nicht vor einer normalen Herausforderung, sondern vor einem schwerwiegenden ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource)., das in die Kategorie "Krise" oder "Katastrophe" fällt. Würden Sie in dieser Situation Ihre Projektkommunikation nicht am liebsten "auf Eis" legen? Meetings mit den Stakeholdern durchzuführen, Newsletter zum ProjektfortschrittProjektfortschrittProjektfortschritt ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistungen zum gesamten vereinbarten Leistungsumfang des Projekts. zu verschicken, die Projekt-Website mit positiven Zwischenergebnissen upzudaten macht Spaß, wenn man sein TeamTeamEin Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam eine Aufgabe erledigen sollen. Meist besteht innerhalb des Teams keine formelle Hierarchie. Grundidee der Arbeit im Team ist das Zusammenwirken ergänzender Fähigkeiten und Fertigkeiten der Teammitglieder, um ein Ergebnis zu erreichen, das für jedes einzelne Teammitglied allein nicht leistbar gewesen wäre. loben und über Fortschritte berichten darf. Aber in der jetzigen Situation? Sollen Sie diese Tiefschläge auch noch selbst "unters Volk" bringen?

Ja, genau, das sollen Sie, denn

Das Gebot der Stunde lautet: Benennen Sie das Problem und zeigen Sie Lösungswege auf. Damit verhindern Sie, dass die Projektbeteiligten das Geschehene als schwerwiegender ansehen, als es eigentlich ist, was leicht zu einer Situation von Self-Fulfilling-Prophecy führen kann. So könnten die Projektmitarbeiter z.B. aus den aufgetretenen Problemen beim Test der neuen Gehaltsabrechnungs-Software schließen, dass die Lösung, die implementiert werden soll, grundsätzlich nicht geeignet ist, und nicht mehr motiviert sein, sich engagiert an ihrer Verbesserung zu beteiligen. Und schon kommt ein ProduktProduktAus Projektsicht ist ein Produkt die im Lastenheft beschriebene, zu erbringende Leistung des Projekts. Meistens muss ein Projekt mehrere Produkte erstellen, um den vereinbarten Leistungsumfang zu erbringen. Die Auflistung aller zu erstellenden Produkte eines Projekts ist das sog. Leistungsverzeichnis . Die Menge aller Produkte eines Projekts definieren den sog. Projektumfang (Inhalt und Umfang, Scope). heraus, dessen Qualität tatsächlich mangelhaft ist – obwohl das ursprüngliche Problem mit vereinten Kräften durchaus zu lösen gewesen wäre. Wenn Sie selbst aktiv über die Krisensituation berichten, können Sie eine solche Entwicklung relativ leicht vermeiden.

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Kommentare 2

Alle Kommentare (2)

Jürgen
Kaiser

Der richtige Artikel zur richtigen Zeit. Leider werden ihn die richtigen Personen nicht lesen...

 

Jochen
Graf

Sehr guter Artikel und immer aktuell!