Wertekorridor im Diagramm visualisieren

So machen Sie in Excel Abweichungen besser kenntlich

In Excel-Diagrammen lassen sich Werte auf fast jede erdenkliche Weise darstellen. Möchten Sie dabei Werte kennzeichnen, die außerhalb eines festgelegten Sollbereichs liegen – z.B. zur Kontrolle von wöchentlichen Kosten- oder Zeitbudgets – gelingt das mit Standardmitteln nicht. Mithilfe eines Liniendiagramms und Wertekorridors können Sie solche Abweichungen jedoch einfach und übersichtlich darstellen. Wie das funktioniert, zeigt Dieter Schiecke in diesem Tipp.

Werte in einer Excel-Tabelle, die vom Soll abweichen, können Sie über die bedingte Formatierung leicht hervorheben. Bei Diagrammen gibt es diese Möglichkeit nicht. Soll- und Ist-Werte werden daher oft in nebeneinanderliegenden Säulen oder Balken verglichen. Aussagekräftiger und schneller erfassbar sind die folgenden zwei Darstellungsvarianten, bei denen Sie den Soll-Bereich optisch klar definieren und bei denen jede Überschreitung sofort ins Auge fällt.

Bild 1: Zwei Varianten von Korridor-Diagrammen, die den Bereich der Soll-Werte und Abweichungen davon optisch übersichtlich darstellen.
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  • Mit einem solchen Diagramm machen Sie nicht nur Abweichungen gut erkennbar, sondern können mit Hilfe der Linien oder Flächen die Grenzwerte schnell und flexibel verändern.
  • Den Korridor, in dem sich die Werte bewegen sollen, stellen Sie – wie in Bild 1 zu sehen – entweder mit zwei Linien oder mit einer Fläche dar.
  • Als Tüpfelchen auf dem "i" zeigen Sie zudem in der Überschrift des Diagramms, ob und wie viele Abweichungen es gab (Bild 1 rechts). Das lösen Sie über einen dynamischen Diagrammtitel.

Hier sind einige Einsatzmöglichkeiten für diese "Korridor-Diagramme"

  • Kontrollieren Sie so die Einhaltung von Kosten- oder Zeitbudgets oder von Überstunden.
  • Unterstützen Sie damit die Analyse von Ausschussraten, Fehlerquoten oder Reklamationen.
  • Messen Sie die Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit.
  • Überwachen Sie das Erreichen von Umsatzvorgaben oder Maschinenauslastung.

Variante 1: Den Soll-Bereich mit Linien kenntlich machen

Wie hoch war der Anteil der Projektstunden an der Arbeitszeit der Abteilung? Lag er außerhalb der "Norm" und waren so abteilungsinterne Vorhaben gefährdet? Das folgende Diagramm mit den beiden Korridorlinien gibt darüber schnell Auskunft.

Das Erstellen des Diagramms ist einfacher als gedacht: Neben den darzustellenden Ist-Werten brauchen Sie in der Datentabelle zwei weitere Datenreihen für den unteren und oberen Verlauf der Korridorlinien. Wie in Bild 2 zu sehen ist, verwenden Sie dafür die Werte der Spalten Min und Max.

Bild 2: Für das Liniendiagramm brauchen Sie zwei Datenreihen. Mit den Werten der Zusatzspalten D und E sorgen Sie für die untere und obere Korridorlinie.
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Das Liniendiagramm anlegen und in Form bringen

  • In den Spalten B und C stehen die Daten für das Liniendiagramm, das den Anteil der Projektstunden in zehn Kalenderwochen darstellt. Daneben geben Sie in den Spalten D und E die Werte für die beiden Begrenzungslinien ein.
  • Markieren Sie die Daten in allen vier Spalten und wählen Sie Einfügen / Diagramme / Linie / Linie.
  • Weisen Sie über Diagrammtools / Entwurf / Diagrammlayouts / Layout 4 zu. Löschen Sie die Legende.
  • Wählen Sie per Rechtsklick auf die waagerechte Achse den Befehl Hauptgitternetz hinzufügen.
  • Nehmen Sie alle Achsen und Gitternetzlinien optisch zurück, indem Sie ihnen jeweils per Rechtsklick über die Minisymbolleiste und Formkontur bzw. Rahmen einen hellen Grauton zuweisen. Klicken Sie zwischen zwei Gitternetzlinien, um die Zeichnungsfläche zu markieren. Wählen Sie als Füllung erneut ein helles Grau.

Bild 3: Über diesen Befehl in der Minisymbolleiste erledigen Sie das Formatieren der Linien besonders leicht und schnell.

  • Markieren Sie die Linie für die prozentualen Anteile und öffnen Sie mit Strg+1 den Dialog zum Formatieren. Stellen Sie bei Linienfarbe eine gut sichtbare Farbe ein. Wählen Sie bei Linienart eine Stärke von 4 Pt. und aktivieren Sie ganz unten die Option Linie glätten. Weisen Sie bei Bedarf noch einen Schatten zu.
  • Stellen Sie im gleichen Dialog für die beiden Korridorlinien eine Stärke von 2,25 Pt. sowie bei Strichtyp die Option Strich ein. Markieren Sie dazu nacheinander beide Linien. Weisen Sie ihnen eine gut sichtbare Kontrastfarbe zu.
  • Ändern Sie per Rechtsklick auf die senkrechte Größenachse und Achse formatieren bei Achsenoptionen das Hauptintervall auf 0,2. Damit wird die Skalierung der Achse in 20 %-Schritten unterteilt.

Mit diesem Kniff beheben Sie einen kleinen Schönheitsfehler

Die Anteile stehen in der Datentabelle zwar in der ersten Datenreihe, doch im Diagramm liegt die Linie für die Anteile hinter den beiden Korridorlinien. Sie könnten über Diagrammtools / Entwurf / Daten auswählen die Abfolge der Datenreihen umstellen. Doch es gibt einen schnelleren Weg:

  • Klicken Sie auf die Linie für die Anteile. Sie sehen nun oben in der Bearbeitungszeile eine Formel mit der Funktion DATENREIHE() (Bild 4).
  • Ändern Sie das letzte Argument in der Formel in eine 3 ab.
    (Zur Bedeutung der einzelnen Argumente siehe Tabelle 1).

Bild 4: Ändern Sie den Wert für das letzte Argument von DATENREIHE auf 3.

Tabelle 1: Die Bedeutung der einzelnen Argumente in der Funktion DATENREIHE().
DATENREIHE() Bedeutung
Argument 1 Macht die Information zur Legende verfügbar.
Argument 2 Enthält die Daten für die Rubrikenachse.
Argument 3 Liefert die anzuzeigenden Daten.
Argument 4 Bestimmt die Position der Datenreihe.

Zwischenfazit: Die Linie mit den Stundenanteilen für Projektarbeit ist gut im Diagramm zu sehen und auf einen Blick ist zu erkennen, in welchen Kalenderwochen der vorgegebene Wertekorridor verlassen wurde. Einen kleinen Nachteil hat die Lösung: Alle drei Linien reichen links und rechts nicht bis an den Rand.

Variante 2: Eine farbige Fläche, die den Soll-Bereich kennzeichnet

Eine Fläche im Hintergrund, die die Vorgaben als Korridor anzeigt, macht optisch mehr her als die beiden Korridorlinien. Mit folgenden Schritten bauen Sie die in Bild 5 gezeigte Variante auf:

  • Ein gestapeltes Säulendiagramm, das sich aus drei Datenreihen zusammensetzt, bildet den Ausgangspunkt.
  • In dem Säulendiagramm wandeln Sie die Datenreihe für die Stundenanteile in ein Liniendiagramm um.
  • Die oberen Säulensegmente nutzen Sie als Fläche für den Wertekorridor.
  • Die unteren Säulensegmente dienen als unsichtbare Abstandshalter.
  • Damit Sie für unterschiedliche Betrachtungen den oberen und unteren Grenzwert des Korridors schnell anpassen können, legen Sie über der Datentabelle eine kleine Zusatztabelle an. Dort geben Sie den oberen und unteren Grenzwert ein und berechnen zudem die Anzahl der Abweichungen vom Soll-Korridor.

Bild 5: So werden die Werte für die drei Datenreihen eingegeben und angeordnet.
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So legen Sie das kombinierte Säulen-Linien-Diagramm an

  • Markieren Sie die Zellen D7:D16, geben Sie als Formel =$E$3 ein und schließen Sie mit Strg+Enter ab. In dieser Datenreihe definieren Sie, wo der Wertekorridor beginnt.
  • Für den Zellbereich E7:E16 verwenden Sie die Formel =$E$2-$E$3. Sie berechnet die Differenz zwischen dem oberen und dem unteren Grenzwert des Wertekorridors und damit dessen Höhe.
  • Markieren Sie nach Eingabe der Daten den Bereich B6:E16.
  • Wählen Sie Einfügen / Diagramme / Säule / 2D-Säule / Gestapelte Säulen.
  • Weisen Sie über Diagrammtools / Entwurf / Diagrammlayouts / Layout 3 zu. Löschen Sie Legende, Diagrammtitel und waagerechte Gitternetzlinien jeweils mit Entf.
  • Wählen Sie per Rechtsklick auf die waagerechte Achse Hauptgitternetz hinzufügen.
  • Geben Sie allen Achsen, Gitternetzlinien sowie der Zeichnungsfläche eine zurückhaltende graue Konturfarbe.
  • Wandeln Sie die Werte der Spalte C in eine Linie um. In Excel bis 2010 klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf ein unteres Säulensegment und wählen Sie Datenreihen-Diagrammtyp ändern / Linie / Linie.
    In Excel 2013 und 2016 stellen Sie im Dialogfeld für die Datenreihen den Diagrammtyp auf Linie um (Bild 6).
  • Verbessern Sie noch die Optik des Liniendiagramms, indem Sie – wie bei der ersten Diagrammvariante – die Linienfarbe und -stärke anpassen und die Option Linie glätten aktivieren. Weisen Sie einen Schatten zu.

Bild 6: In Excel 2013 und 2016 ist das Ändern des Diagrammtyps noch komfortabler als in älteren Versionen.

Mit diesem Trick erzeugen Sie eine Fläche als Korridor

  • Per Rechtsklick auf eines der verbleibenden Säulensegmente wählen Sie Datenreihen formatieren.
  • Im folgenden Dialogfeld reduzieren Sie in der Rubrik Reihenoptionen die Abstandsbreite auf 0 %. Auf diese Weise wird aus den Säulen eine zusammenhängende Fläche.
  • Machen Sie die unteren Säulensegmente unsichtbar, indem Sie ihnen über die Minisymbolleiste bei Fülleffekt bzw. Füllung und Formkontur bzw. Rahmen jeweils die Option Keine zuweisen. Die oberen Segmente erhalten als Fülleffekt einen Grauton und bei Formkontur ebenfalls die Option Keine.

Ein dynamischer Diagrammtitel bringt die Aussage auf den Punkt

Sicher kennen Sie solche wenig aussagekräftigen Diagrammtitel wie "Kosten", "Umsatz" oder "Fehlerquote" etc. Machen Sie es besser: Geben Sie Ihrem Diagramm einen Titel, der informativ und prägnant ist.

Excel platziert den Titel mittig über einem Diagramm. Wollen Sie den Titel linksbündig mit der senkrechten Achse anordnen, müssten Sie ihn dazu mit der Maus verschieben – mit Feinmotorik und Augenmaß. Greifen Sie stattdessen zu folgender Alternative:

  • Platzieren Sie den Titel nicht auf dem Diagramm, sondern in einer Zelle dahinter an der linken oberen Ecke.
  • Machen Sie die Diagrammfläche transparent, indem Sie ihr bei Fülleffekt die Option Keine Füllung zuweisen.
  • Nicht nur die Positionierung des Titels gelingt leichter, sondern Sie können diesen nun auch aus einer Formel zusammensetzen. So erhalten Sie einen informativen Diagrammtitel, der sich je nach Datenlage dynamisch ändert.
  • Verknüpfen Sie dazu einen Text mit dem Ergebnis aus Zelle E4. In ihr wird ermittelt, wie oft der Soll-Bereich nicht eingehalten wurde. Im Beispiel aus Bild 5 lautet die Formel dazu:
    ="Der Anteil der Projektstunden lag "&E4&"x außerhalb der Vorgabe".
  • In E4 summieren Sie mit folgender Formel, wie oft der obere bzw. untere Grenzwert über- bzw. unterschritten wurde: =ZÄHLENWENN($C$7:$C$16;">"&$E$2)+ZÄHLENWENN($C$7:$C$16;"<"&$E$3).

Diese 2 Diagramm-Tipps erleichtern Ihnen die Arbeit

Beim Anpassen von Diagrammen sind es oft die kleinen Kniffe, die die Arbeit erleichtern. Hier einige Tipps, die garantiert Zeit und Nerven sparen.

Diagramme leichter verschieben

  • Halten Sie beim Verschieben eines Diagramms mit der Maus die Taste Alt gedrückt. Damit richten Sie Objekte am Gitternetz des Arbeitsblatts aus.
  • Um ein Diagramm in kleinsten Schritten zu verschieben, klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Rahmen. Damit markieren Sie es wie ein Objekt. Bewegen Sie es nun bei gedrückter Strg-Taste mit den Richtungstasten.

Alle Diagrammelemente präzise und ganz leicht markieren

Wollen Sie ein Diagrammelement bearbeiten oder formatieren, muss es zuvor markiert sein. Bei Elementen, die kaum oder gar nicht zu sehen sind, ist das problematisch. Die Lösung: Verwenden Sie einfach die in Bild 7 gezeigten Auswahlfelder in der Minisymbolleiste bzw. auf der Registerkarte Diagrammtools / Format.

Bild 7: Die Diagrammelemente können Sie über die Minisymbolleiste oder über das Menüband ganz leicht markieren.
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