Änderungsanträge können ausschließlich sogenannte "eingefrorene" Produkte betreffen. "Eingefroren" bedeutet, dass das Produkt geprüft, durch eine entsprechende Autorität freigegeben wurde und durch das KonfigurationsmanagementKonfigurationsmanagementDas Konfigurationsmanagement umfasst alle technischen, organisatorischen und beschlussfassenden Maßnahmen und Strukturen, die sich mit der Konfiguration ( Spezifikation ) eines Produkts befassen. als Referenz (BaselineBaselineBaseline (auch: Referenzkonfiguration, Bezugskonfiguration) ist die durch eine Abnahme , Freigabe , Prüfung oder Audit festgelegte Konfiguration eines Produkts oder einer Dienstleistung, die nur über einen Änderungsantrag verändert werden darf.) verwaltet wird. Typisches Beispiel für ein eingefrorenes Produkt ist eine vom AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte ( Stakeholder ). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. freigegebene Spezifikation (ProduktbeschreibungProduktbeschreibungDie Produktbeschreibung ist bei PRINCE2 ein strukturiertes Dokument, das eine Projektleistung zum einen spezifiziert und zum anderen in das Management des Projekts einbindet.). Ebenso sind im Projekt erstellte Ergebnisse, die nach einer Prüfung abgenommen wurden, eingefrorene Produkte, die nur noch durch einen Änderungsantrag verändert werden dürfen, damit Anschlussarbeiten auf einer verlässlichen Basis durchgeführt werden können.

Die im Folgenden beschriebenen fünf Schritte der Änderungssteuerung stellen eine logische Abfolge dar und dürfen nicht als administrativer Ablauf verstanden werden. Bei dringenden Änderungsanträgen können bestimmte Aufgaben auch zusammengefasst werden oder z.T. parallel bearbeitet werden. Die DauerDauerDauer ist die Zeitdifferenz zwischen Endzeitpunkt und Anfangszeitpunkt einer Aktivität (z.B. Aufgabe, Vorgang, Projekt). Dauern können in kalendarischen Zeiteinheiten oder in Einheiten der Arbeitszeit angegeben sein. der Bearbeitung eines Änderungsantrags kann dementsprechend zwischen einer Minute und mehreren Monaten liegen.

Die originalen Bezeichnungen der fünf Schritte im PRINCE2®-Manual sind:

1. Erfassen (Capture)
2. Untersuchen (Examine)
3. Vorschlagen (Propose)
4. EntscheidungEntscheidungEine Entscheidung ist die Auswahl einer von mehreren möglichen Optionen und die verbindliche Anweisung, diese Option umzusetzen. treffen (Decide)
5. Implementieren (Implement)

Zum intuitiveren Verständnis sind die Schritte hier ausführlicher benannt.

Schritt 1: Erfassen Sie den Änderungsantrag!

Wenn Sie als ProjektmanagerProjektmanagerIm Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. Ein Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. einen Änderungsantrag erhalten, prüfen Sie als erstes, ob es sich überhaupt um einen zu behandelnden Änderungsantrag handelt! Wenn die Änderung Eigenschaften eines Produkts betrifft, die nicht spezifiziert sind, dann unterliegen diese auch nicht der Änderungssteuerung und können somit frei von den Entwicklern gehandhabt werden.

Beispiel: Im Rahmen eines Beschaffungsprojekts sollen 200 Stühle für ein Trainingszentrum geordert werden. Der für die Beschaffung zuständige Mitarbeiter stellt nun den Änderungsantrag, für die Polsterung statt der bisher favorisierten Farbe Lichtgrau ein sattes Dunkelblau zu wählen, da dies genau der Farbe des Unternehmenslogos entspricht. Dies ist nur dann ein Änderungsantrag, wenn in der Spezifikation die Farbe festgelegt ist. Wenn dies nicht der Fall ist, liegt die Wahl der Farbe im freien Entscheiden des Mitarbeiters. Aber selbst dann, wenn als Farbe tatsächlichTatsächlichAttribut für alle messbaren Größen im Projekt, insbesondere Zeit- und Kostengrößen. Die "tatsächlichen" Werte von Messgrößen können ausschließlich im Rückblick ermittelt werden. Sie stehen den "geplanten" Werten gegenüber, die eine Prognose oder Vorgabe darstellen. "Lichtgrau" spezifiziert wurde, kann in der Spezifikation eine sog. Toleranz eingeräumt sein, z.B.: "es sind auch Farben zulässig, die in Übereinstimmung mit dem Corporate Design des Unternehmens stehen." In diesem Fall braucht der Mitarbeiter keinen Änderungsantrag stellen, sondern sich lediglich vom CD-Verantwortlichen bestätigen lassen, dass das Dunkelblau mit dem im CD festgelegten Blauton übereinstimmt.

Wenn Sie festgestellt haben, dass es sich tatsächlich um einen Änderungsantrag handelt, erfassen Sie ihn mit folgenden Schritten:

• Dokumentieren Sie den Änderungsantrag in der entsprechenden Liste (z.B. Register der Offenen Punkte, Liste der Änderungsanträge). Art und Zusammensetzung dieser Liste sind im KonfigurationsmanagementsystemKonfigurationsmanagementsystemEin Konfigurationsmanagementsystem regelt die Erfassung, Verwaltung, Überwachung, Änderung und Archivierung von Konfigurationselementen und ihren Konfigurationen sowie deren Aufnahme in und Entfernung aus dem Portfolio einer Organisationseinheit. des Projekts definiert.
• Bewerten Sie den Änderungsantrag grob hinsichtlich seiner Priorität und seinen Auswirkungen. Dokumentieren Sie diese Ersteinschätzung.
• Planen Sie, wer wann die genaue Prüfung des Änderungsantrags durchführen wird. Bei dringenden Änderungsanträgen starten Sie diese Prüfung unverzüglich!
• Informieren Sie den Antragsteller darüber, dass sein Änderungsantrag bei Ihnen angekommen ist und wie weiter mit ihm verfahren wird.
• Informieren Sie gemäß KommunikationsplanKommunikationsplanDer Kommunikationsplan regelt die Prozesse, Werkzeuge, Rollen, Verantwortungen und Befugnisse zur Weitergabe, zum Erhalt und zur Archivierung von Informationen innerhalb eines Projekts. Der PMBOK® Guide bezeichnet den Kommunikationsplan als " ↑Kommunikationsmanagementplan ", PRINCE2® verwendet den Begriff " ↑Kommunikationsmanagementstrategie " bei Bedarf weitere Stakeholder über den eingegangenen Änderungsantrag.