Änderungssteuerungsverfahren (nach PRINCE2®)

English
Change Control Procedure, Change Control Process

Das fünfstufige Verfahren zur Behandlung Offener Punkte von PRINCE2® beschreibt ein einfaches Vorgehen zur Steuerung von Änderungsanträgen in Projekten. Es erlaubt eine individuelle Behandlung der Änderungsanträge und gewährleistet zugleich, dass Entscheidungen rechtzeitig eskaliert werden, um unzulässige Auswirkungen auf den Projektverlauf zu verhindern.

 Änderungssteuerungsverfahren (nach PRINCE2®)

Änderungssteuerungsverfahren (nach PRINCE2®)

English
Change Control Procedure, Change Control Process

Das fünfstufige Verfahren zur Behandlung Offener Punkte von PRINCE2® beschreibt ein einfaches Vorgehen zur Steuerung von Änderungsanträgen in Projekten. Es erlaubt eine individuelle Behandlung der Änderungsanträge und gewährleistet zugleich, dass Entscheidungen rechtzeitig eskaliert werden, um unzulässige Auswirkungen auf den Projektverlauf zu verhindern.

 Änderungssteuerungsverfahren (nach PRINCE2®)

Einsatzmöglichkeiten

  • Steuerung von Änderungsanträgen in Projekten aller Art
  • Durchführung von Entscheidungsprozessen in Projektorganisationen

 

Ergebnisse

  • Entscheidung über Änderungsantrag


bei genehmigter Änderung:

  • aktualisierte Produktbeschreibung
  • weitere aktualisierte Projektdokumente (z.B. Kostenplan)
  • geändertes Produkt

Vorteile

ermöglicht eine flexible und gleichzeitig gesteuerte Projektdurchführung
verhindert schleichenden Funktionszuwachs
verhindert unkoordinierte und unkontrollierte Änderungen
ermöglicht produktorientierte Projektsteuerung
gewährleistet, dass Änderungen dokumentiert werden

Durchführung: Schritt für Schritt

Änderungsanträge können ausschließlich sogenannte "eingefrorene" Produkte betreffen. "Eingefroren" bedeutet, dass das Produkt geprüft, durch eine entsprechende Autorität freigegeben wurde und durch das Konfigurationsmanagement als Referenz (Baseline) verwaltet wird. Typisches Beispiel für ein eingefrorenes Produkt ist eine vom Auftraggeber freigegebene Spezifikation (Produktbeschreibung). Ebenso sind im ProjektProjektEin Projekt ist ein einmaliges Vorhaben, dass durch eine temporäre Projektorganisation gemanagt wird und an Ende dessen ein festgelegtes Werk zu erbringen ist, das in der Regel neuartig ist. Der Zeitpunkt der Fertigstellung und die Kosten sind ebenfalls festgelegt. erstellte Ergebnisse, die nach einer Prüfung abgenommen wurden, eingefrorene Produkte, die nur noch durch einen Änderungsantrag verändert werden dürfen, damit Anschlussarbeiten auf einer verlässlichen Basis durchgeführt werden können.

Die im Folgenden beschriebenen fünf Schritte der Änderungssteuerung stellen eine logische Abfolge dar und dürfen nicht als administrativer Ablauf verstanden werden. Bei dringenden Änderungsanträgen können bestimmte Aufgaben auch zusammengefasst werden oder z.T. parallel bearbeitet werden. Die Dauer der Bearbeitung eines Änderungsantrags kann dementsprechend zwischen einer Minute und mehreren Monaten liegen.

Die originalen Bezeichnungen der fünf Schritte im PRINCE2®-Manual sind:

  1. Erfassen (Capture)
  2. Untersuchen (Examine)
  3. Vorschlagen (Propose)
  4. Entscheidung treffen (Decide)
  5. Implementieren (Implement)

Zum intuitiveren Verständnis sind die Schritte hier ausführlicher benannt.

Schritt 1: Erfassen Sie den Änderungsantrag!

Wenn Sie als Projektmanager einen Änderungsantrag erhalten, prüfen Sie als erstes, ob es sich überhaupt um einen zu behandelnden Änderungsantrag handelt! Wenn die Änderung Eigenschaften eines Produkts betrifft, die nicht spezifiziert sind, dann unterliegen diese auch nicht der Änderungssteuerung und können somit frei von den Entwicklern gehandhabt werden.

Beispiel: Im Rahmen eines Beschaffungsprojekts sollen 200 Stühle für ein Trainingszentrum geordert werden. Der für die Beschaffung zuständige Mitarbeiter stellt nun den Änderungsantrag, für die Polsterung statt der bisher favorisierten Farbe Lichtgrau ein sattes Dunkelblau zu wählen, da dies genau der Farbe des Unternehmenslogos entspricht. Dies ist nur dann ein Änderungsantrag, wenn in der Spezifikation die Farbe festgelegt ist. Wenn dies nicht der Fall ist, liegt die Wahl der Farbe im freien Entscheiden des Mitarbeiters. Aber selbst dann, wenn als Farbe tatsächlich "Lichtgrau" spezifiziert wurde, kann in der Spezifikation eine sog. Toleranz eingeräumt sein, z.B.: "es sind auch Farben zulässig, die in Übereinstimmung mit dem Corporate Design des Unternehmens stehen." In diesem Fall braucht der Mitarbeiter keinen Änderungsantrag stellen, sondern sich lediglich vom CD-Verantwortlichen bestätigen lassen, dass das Dunkelblau mit dem im CD festgelegten Blauton übereinstimmt.

Wenn Sie festgestellt haben, dass es sich tatsächlich um einen Änderungsantrag handelt, erfassen Sie ihn mit folgenden Schritten:

  • Dokumentieren Sie den Änderungsantrag in der entsprechenden Liste (z.B. Register der Offenen Punkte, Liste der Änderungsanträge). Art und Zusammensetzung dieser Liste sind im Konfigurationsmanagementsystem des Projekts definiert.
  • Bewerten Sie den Änderungsantrag grob hinsichtlich seiner Priorität und seinen Auswirkungen. Dokumentieren Sie diese Ersteinschätzung.
  • Planen Sie, wer wann die genaue Prüfung des Änderungsantrags durchführen wird. Bei dringenden Änderungsanträgen starten Sie diese Prüfung unverzüglich!
  • Informieren Sie den Antragsteller darüber, dass sein Änderungsantrag bei Ihnen angekommen ist und wie weiter mit ihm verfahren wird.
  • Informieren Sie gemäß Kommunikationsplan bei Bedarf weitere Stakeholder über den eingegangenen Änderungsantrag.

Aufgabengebiete

Alle Kommentare (1)

Hans-Heinz
Maier

Hallo, als PL sollte man möglichst alle Änderungen ablehnen. Das macht man so: Der Aufwand für die Änderung wird geschätzt, und der Antragsteller aufgefordert, zu unterschreiben, dass ihm die Sache so viel Wert ist und er das bezahlt; oder man priorisiert die Änderung nach 1, 2 und 3 (nice to have), stopft den Antrag in Stufe 2 und sagt, es werden nur Anträge in Stufe 1 jetzt umgesetzt, die Umstufung in Stufe 1 macht nur der Auftraggeber; oder man sagt, "wir machen das" und im Nachsatz: "In der nächsten Version". So geht das. Alles kann man natürlich nicht abwürgen, aber vieles. mfg Maier