Änderungsanträge können ausschließlich sogenannte "eingefrorene" Produkte betreffen. "Eingefroren" bedeutet, dass das Produkt geprüft, durch eine entsprechende Autorität freigegeben wurde und durch das Konfigurationsmanagement als Referenz (Baseline) verwaltet wird. Typisches Beispiel für ein eingefrorenes Produkt ist eine vom Auftraggeber freigegebene Spezifikation (Produktbeschreibung). Ebenso sind im Projekt erstellte Ergebnisse, die nach einer Prüfung abgenommen wurden, eingefrorene Produkte, die nur noch durch einen Änderungsantrag verändert werden dürfen, damit Anschlussarbeiten auf einer verlässlichen Basis durchgeführt werden können.

Die im Folgenden beschriebenen fünf Schritte der Änderungssteuerung stellen eine logische Abfolge dar und dürfen nicht als administrativer Ablauf verstanden werden. Bei dringenden Änderungsanträgen können bestimmte Aufgaben auch zusammengefasst werden oder z.T. parallel bearbeitet werden. Die Dauer der Bearbeitung eines Änderungsantrags kann dementsprechend zwischen einer Minute und mehreren Monaten liegen.

Die originalen Bezeichnungen der fünf Schritte im PRINCE2®-Manual sind:

1. Erfassen (Capture)
2. Untersuchen (Examine)
3. Vorschlagen (Propose)
4. Entscheidung treffen (Decide)
5. Implementieren (Implement)

Zum intuitiveren Verständnis sind die Schritte hier ausführlicher benannt.

Schritt 1: Erfassen Sie den Änderungsantrag!

Wenn Sie als Projektmanager einen Änderungsantrag erhalten, prüfen Sie als erstes, ob es sich überhaupt um einen zu behandelnden Änderungsantrag handelt! Wenn die Änderung Eigenschaften eines Produkts betrifft, die nicht spezifiziert sind, dann unterliegen diese auch nicht der Änderungssteuerung und können somit frei von den Entwicklern gehandhabt werden.

Beispiel: Im Rahmen eines Beschaffungsprojekts sollen 200 Stühle für ein Trainingszentrum geordert werden. Der für die Beschaffung zuständige Mitarbeiter stellt nun den Änderungsantrag, für die Polsterung statt der bisher favorisierten Farbe Lichtgrau ein sattes Dunkelblau zu wählen, da dies genau der Farbe des Unternehmenslogos entspricht. Dies ist nur dann ein Änderungsantrag, wenn in der Spezifikation die Farbe festgelegt ist. Wenn dies nicht der Fall ist, liegt die Wahl der Farbe im freien Entscheiden des Mitarbeiters. Aber selbst dann, wenn als Farbe tatsächlich "Lichtgrau" spezifiziert wurde, kann in der Spezifikation eine sog. Toleranz eingeräumt sein, z.B.: "es sind auch Farben zulässig, die in Übereinstimmung mit dem Corporate Design des Unternehmens stehen." In diesem Fall braucht der Mitarbeiter keinen Änderungsantrag stellen, sondern sich lediglich vom CD-Verantwortlichen bestätigen lassen, dass das Dunkelblau mit dem im CD festgelegten Blauton übereinstimmt.

Wenn Sie festgestellt haben, dass es sich tatsächlich um einen Änderungsantrag handelt, erfassen Sie ihn mit folgenden Schritten:

• Dokumentieren Sie den Änderungsantrag in der entsprechenden Liste (z.B. Register der Offenen Punkte, Liste der Änderungsanträge). Art und Zusammensetzung dieser Liste sind im Konfigurationsmanagementsystem des Projekts definiert.
• Bewerten Sie den Änderungsantrag grob hinsichtlich seiner Priorität und seinen Auswirkungen. Dokumentieren Sie diese Ersteinschätzung.
• Planen Sie, wer wann die genaue Prüfung des Änderungsantrags durchführen wird. Bei dringenden Änderungsanträgen starten Sie diese Prüfung unverzüglich!
• Informieren Sie den Antragsteller darüber, dass sein Änderungsantrag bei Ihnen angekommen ist und wie weiter mit ihm verfahren wird.
• Informieren Sie gemäß Kommunikationsplan bei Bedarf weitere Stakeholder über den eingegangenen Änderungsantrag.

Schritt 2: Prüfen und bewerten Sie den Änderungsantrag!

Als nächstes müssen Sie die benötigten Informationen für eine Entscheidungsgrundlage zusammenstellen. Aus Projektsicht sind dies die Auswirkungen der beantragten Änderungen auf den weiteren Projektverlauf. Die drei traditionellen Dimensionen der Projektsteuerung sind Kosten, Zeit und Leistungsumfang. PRINCE2 fordert die Überprüfung von drei weiteren Dimensionen: Qualität, Risiko und Nutzen.

Kosten

Das offensichtlichste Kriterium zu Prüfung eines Änderungsantrags beschränkt sich nicht auf die unmittelbar zur Umsetzung der Änderung benötigten Aufwände. Zu prüfen ist vielmehr, ob sich durch die Änderung auch an anderen Stellen Kostenabweichungen gegenüber der Planung ergeben. So kann eine Änderung, die lokal sogar zu einer Kostenreduktion führt, an anderer Stelle Zusatzkosten zur Folge haben, die die erhofften Einsparungen überschreiten und netto eine Kostensteigerung des Projekts bewirken würden. Wenn z.B. für eine elektronische Komponente ein Gehäuse aus billigerem Kunststoff statt aus Metall verwendet wird, kann es sein, dass eine zusätzliche Abschirmung gegen Störungen erforderlich wird, die die Komponente insgesamt sogar verteuert.

Zu prüfen ist also, welche Auswirkung die Änderung auf die gesamten Projektkosten hat. Sie benötigen hierzu mindestens den Kostenplan des Projekts.

Zeit

In gleicher Weise sind mögliche Auswirkungen auf die Termine des Projekts zu überprüfen. Dabei sind sowohl die einzelnen Meilensteine als auch das Projektende explizit zu untersuchen. Insbesondere ist zu überprüfen, ob Domino-Effekte auftreten können, die eine ursprünglich kleine Verzögerung verstärken und das ganze Projekt in Zeitnot bringen. Dies kann nur durch eine Szenario-Rechnung im Terminplan erkannt werden.

Umfang

Verzicht auf eine strenge Änderungssteuerung kann zum sog. schleichenden Funktionszuwachs führen: Bei der Projektdurchführung erkennen die Teammitglieder oft Verbesserungsmöglichkeiten, die mit nur geringem Aufwand umzusetzen sind. Der Auftraggeber kann dazu neigen, bei Prüfungen und Abnahmen weitere Funktionen einzufordern, obwohl diese nicht ursprünglich vereinbart waren.

Umgekehrt kann der Auftragnehmer bestrebt sein, die tatsächlich erbrachten Leistungen so gering wie möglich zu halten, um den eigenen Gewinn zu maximieren.

Ziel der Änderungssteuerung ist es, den Leistungsumfang bewusst zu steuern. Deshalb müssen Änderungsanträge sorgfältig daraufhin geprüft werden, ob sie weitere Änderungen am Leistungsumfang bewirken. Hierzu müssen alle Produkte identifiziert werden, die vom zu ändernden Produkt abhängen. Die Liste dieser Produkte erhält man vom Verantwortlichen für das Konfigurationsmanagement des Projekts.

Qualität

Auch wenn der Leistungsumfang unverändert bleibt, kann die Qualität der erstellten Produkte betroffen sein. Diese ist in den Abnahmekriterien festgelegt. Es ist zu prüfen, ob die beantragte Änderung dazu führen kann, dass eine Abnahme verweigert wird. Hierfür sind die Spezifikationen (bzw. Produktbeschreibungen) der betroffenen Produkte zu prüfen.

Risiko (Bedrohungen)

Jedes Projekt weist Unsicherheiten auf, die den Projekterfolg gefährden können. Änderungen können zur Folge haben, dass die Eintrittswahrscheinlichkeiten oder die Auswirkungen bekannter Risiken sich erhöhen oder dass neue Risiken zu berücksichtigen sind. Zu prüfen ist, ob die Risikobelastung des Projekts durch die Änderung unzulässig erhöht wird. Neue Risiken können z.B. bei der Kostenanalyse und der Szenariorechnung für den Terminplan identifiziert werden.

Nutzen

Das Projekt stellt eine Investition der Trägerorganisation dar, die durch einen entsprechenden Nutzen gerechtfertigt sein muss. Der Nutzen kann ggf. auch erst lange nach Projektende entstehen. Es ist zu prüfen, ob die beantragte Änderung Auswirkungen auf den angestrebten Nutzen des Projekts hat – sowohl in positiver als auch in negativer Hinsicht. Am besten geschieht dies anhand des Business Case. Falls es keinen Business Case gibt, ist zu prüfen, in wie weit das dokumentierte Projektziel durch die Änderung betroffen ist.

Tragweite abschätzen – Befugnisse überprüfen

Bewerten Sie nun die Priorität des Änderungsantrags erneut. Bei Bedarf fragen Sie bei Ihrem Lenkungsausschuss / Auftraggeber nach, wie bedeutsam er diesen Antrag hält, z.B. wenn Ihr Projekt Teil eines Programms ist und andere Projekte davon betroffen sein könnten.

Anhand der prognostizierten Auswirkungen können Sie nun feststellen, wer dazu befugt ist, über den Änderungsantrag zu entscheiden. Hierzu benötigen Sie Ihre eigene Rollenbeschreibung und die des Änderungsausschusses. Darin ist festgelegt, welche Befugnisse Sie bzw. der Änderungsausschuss haben für die Behandlung von Änderungsanträgen. Es gibt drei Möglichkeiten:

1. Sie selbst dürfen über den Änderungsantrag entscheiden, da Sie z.B. selbst für ein Arbeitspaket sehr enge Toleranzen gesetzt haben und auch mit der Änderung die Ihnen vom Lenkungsausschuss gesetzten Toleranzen nicht berührt werden. In diesem Fall können Sie den Prozess zur Änderungssteuerung abkürzen und die nächsten beiden Schritte zusammenfassen.
2. Sie müssen den Änderungsantrag dem Änderungsausschuss vorlegen. Es empfiehlt sich in diesem Fall, zumindest den Vorsitzenden des Änderungsausschusses vorab über den Änderungsantrag zu informieren.
3. Die Auswirkungen des Änderungsantrags übersteigen die Befugnisse des Änderungsausschusses und nur der Lenkungsausschuss ist befugt, über ihn zu entscheiden. Informieren Sie in diesem Fall den Lenkungsausschuss vorab über den Änderungsantrag und wann Sie ihn zur Entscheidung vorlegen werden.

Informieren Sie mindestens den Antragsteller und ggf. weitere davon betroffene Stakeholder über das Ergebnis der Untersuchung und die neue Bewertung des Änderungsantrags.