Änderungssteuerungsverfahren (nach PRINCE2®)

English
Change Control Procedure, Change Control Process

Das fünfstufige Verfahren zur Behandlung Offener Punkte von PRINCE2® beschreibt ein einfaches Vorgehen zur SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. von Änderungsanträgen in Projekten. Es erlaubt eine individuelle Behandlung der Änderungsanträge und gewährleistet zugleich, dass Entscheidungen rechtzeitig eskaliert werden, um unzulässige Auswirkungen auf den Projektverlauf zu verhindern.

 Änderungssteuerungsverfahren (nach PRINCE2®)

Änderungssteuerungsverfahren (nach PRINCE2®)

English
Change Control Procedure, Change Control Process

Das fünfstufige Verfahren zur Behandlung Offener Punkte von PRINCE2® beschreibt ein einfaches Vorgehen zur SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. von Änderungsanträgen in Projekten. Es erlaubt eine individuelle Behandlung der Änderungsanträge und gewährleistet zugleich, dass Entscheidungen rechtzeitig eskaliert werden, um unzulässige Auswirkungen auf den Projektverlauf zu verhindern.

 Änderungssteuerungsverfahren (nach PRINCE2®)

Einsatzmöglichkeiten

  • Steuerung von Änderungsanträgen in Projekten aller Art
  • Durchführung von Entscheidungsprozessen in Projektorganisationen

 

Ergebnisse
  • Entscheidung über Änderungsantrag


bei genehmigter Änderung:

  • aktualisierte Produktbeschreibung
  • weitere aktualisierte Projektdokumente (z.B. Kostenplan)
  • geändertes Produkt
Vorteile
ermöglicht eine flexible und gleichzeitig gesteuerte Projektdurchführung
verhindert schleichenden Funktionszuwachs
verhindert unkoordinierte und unkontrollierte Änderungen
ermöglicht produktorientierte Projektsteuerung
gewährleistet, dass Änderungen dokumentiert werden
Grenzen, Risiken, Nachteile
Bei Projekten mit undefiniertem Leistungsumfang kann ein Änderungssteuerungsverfahren nicht sinnvoll eingesetzt werden.
Wenn erhöhte Sicherheitsanforderungen bestehen (z.B. Projekte mit hohem Gefährdungspotential für Mensch und Umwelt), reicht das einfache Verfahren zur Änderungssteuerung nicht aus.
Voraussetzungen
  • Konfigurationsmanagement sowohl für die Produkte des Projekts als auch für die Dokumente des Projektmanagements (Spezifikationen, Pläne usw.) mit Verfahren zur Einrichtung von Referenzkonfigurationen ("Einfrieren" von Projektergebnissen)
  • Definierte Projektorganisation, insbes. klare Verantwortlichkeiten und Befugnisse für Änderungsmanagement (z.B. Änderungsausschuss, Änderungsbudget)
  • Eindeutig definierte Zielsetzung des Projekts, z.B. durch einen Business Case mit klar definiertem Nutzen
  • Vollständige Produktbeschreibungen als Referenz für Änderungsanträge
Qualifizierung

Verständnis und Kenntnisse des Konfigurationsmanagements, Erfahrung in der Steuerung von Projekten

Benötigte Informationen
  • Änderungsantrag
  • Konfigurationsmanagementsystem des Projekts
  • eingefrorene Produktbeschreibungen
  • Beschreibung des Projektziels / Business Case des Projekts
  • Pläne des Projekts für Kosten, Ablauf und Ressourcen
  • Qualitätsmanagementsystem des Projekts
  • Kommunikationsplan
  • Risikomanagementplan
Benötigte Hilfsmittel
  • Methoden zur Bewertung der Auswirkungen von Änderungen
  • Liste der Änderungsanträge (Register Offener Punkte)
  • Änderungsbudget
Herkunft

Das Verfahren zur Steuerung offener Punkte und Änderungen wird im PRINCE2®-Manual (The Stationery Office (Hrsg.): Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2®, Norwich, 2009) beschrieben. Hier wird das Änderungssteuerungsverfahren allgemeiner dargestellt, so dass es auch in Projekten angewendet werden kann, die nicht nach PRINCE2® gemanagt werden.

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Durchführung: Schritt für Schritt

Änderungsanträge können ausschließlich sogenannte "eingefrorene" Produkte betreffen. "Eingefroren" bedeutet, dass das Produkt geprüft, durch eine entsprechende Autorität freigegeben wurde und durch das KonfigurationsmanagementKonfigurationsmanagementDas Konfigurationsmanagement umfasst alle technischen, organisatorischen und beschlussfassenden Maßnahmen und Strukturen, die sich mit der Konfiguration ( Spezifikation ) eines Produkts befassen. als Referenz (BaselineBaselineBaseline (auch: Referenzkonfiguration, Bezugskonfiguration) ist die durch eine Abnahme , Freigabe , Prüfung oder Audit festgelegte Konfiguration eines Produkts oder einer Dienstleistung, die nur über einen Änderungsantrag verändert werden darf.) verwaltet wird. Typisches Beispiel für ein eingefrorenes Produkt ist eine vom AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte ( Stakeholder ). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. freigegebene Spezifikation (ProduktbeschreibungProduktbeschreibungDie Produktbeschreibung ist bei PRINCE2 ein strukturiertes Dokument, das eine Projektleistung zum einen spezifiziert und zum anderen in das Management des Projekts einbindet.). Ebenso sind im Projekt erstellte Ergebnisse, die nach einer Prüfung abgenommen wurden, eingefrorene Produkte, die nur noch durch einen Änderungsantrag verändert werden dürfen, damit Anschlussarbeiten auf einer verlässlichen Basis durchgeführt werden können.

Die im Folgenden beschriebenen fünf Schritte der Änderungssteuerung stellen eine logische Abfolge dar und dürfen nicht als administrativer Ablauf verstanden werden. Bei dringenden Änderungsanträgen können bestimmte Aufgaben auch zusammengefasst werden oder z.T. parallel bearbeitet werden. Die DauerDauerDauer ist die Zeitdifferenz zwischen Endzeitpunkt und Anfangszeitpunkt einer Aktivität (z.B. Aufgabe, Vorgang, Projekt). Dauern können in kalendarischen Zeiteinheiten oder in Einheiten der Arbeitszeit angegeben sein. der Bearbeitung eines Änderungsantrags kann dementsprechend zwischen einer Minute und mehreren Monaten liegen.

Die originalen Bezeichnungen der fünf Schritte im PRINCE2®-Manual sind:

  1. Erfassen (Capture)
  2. Untersuchen (Examine)
  3. Vorschlagen (Propose)
  4. EntscheidungEntscheidungEine Entscheidung ist die Auswahl einer von mehreren möglichen Optionen und die verbindliche Anweisung, diese Option umzusetzen. treffen (Decide)
  5. Implementieren (Implement)

Zum intuitiveren Verständnis sind die Schritte hier ausführlicher benannt.

Schritt 1: Erfassen Sie den Änderungsantrag!

Wenn Sie als ProjektmanagerProjektmanagerIm Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. Ein Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. einen Änderungsantrag erhalten, prüfen Sie als erstes, ob es sich überhaupt um einen zu behandelnden Änderungsantrag handelt! Wenn die Änderung Eigenschaften eines Produkts betrifft, die nicht spezifiziert sind, dann unterliegen diese auch nicht der Änderungssteuerung und können somit frei von den Entwicklern gehandhabt werden.

Beispiel: Im Rahmen eines Beschaffungsprojekts sollen 200 Stühle für ein Trainingszentrum geordert werden. Der für die Beschaffung zuständige Mitarbeiter stellt nun den Änderungsantrag, für die Polsterung statt der bisher favorisierten Farbe Lichtgrau ein sattes Dunkelblau zu wählen, da dies genau der Farbe des Unternehmenslogos entspricht. Dies ist nur dann ein Änderungsantrag, wenn in der Spezifikation die Farbe festgelegt ist. Wenn dies nicht der Fall ist, liegt die Wahl der Farbe im freien Entscheiden des Mitarbeiters. Aber selbst dann, wenn als Farbe tatsächlichTatsächlichAttribut für alle messbaren Größen im Projekt, insbesondere Zeit- und Kostengrößen. Die "tatsächlichen" Werte von Messgrößen können ausschließlich im Rückblick ermittelt werden. Sie stehen den "geplanten" Werten gegenüber, die eine Prognose oder Vorgabe darstellen. "Lichtgrau" spezifiziert wurde, kann in der Spezifikation eine sog. Toleranz eingeräumt sein, z.B.: "es sind auch Farben zulässig, die in Übereinstimmung mit dem Corporate Design des Unternehmens stehen." In diesem Fall braucht der Mitarbeiter keinen Änderungsantrag stellen, sondern sich lediglich vom CD-Verantwortlichen bestätigen lassen, dass das Dunkelblau mit dem im CD festgelegten Blauton übereinstimmt.

Wenn Sie festgestellt haben, dass es sich tatsächlich um einen Änderungsantrag handelt, erfassen Sie ihn mit folgenden Schritten:

Praxistipps ...

Ergänzende Methoden

Netzplantechnik

Beherrschen Sie den Faktor Zeit! Prognostizieren Sie Dauer und Endtermin Ihres Projekts, bestimmen Sie, wann Sie welche Ressourcen benötigen und identifizieren Sie kritische Stellen in Ihrem Projektplan!

Risikomatrix

Visualisieren Sie intuitiv die Risikosituation Ihres Projekts. Erkennen Sie auf einen Blick, welche Risiken Sie unbedingt vermeiden oder reduzieren müssen. Kommunizieren Sie für alle Stakeholder leicht verständlich die Gefahren für den Erfolg Ihres Projekts.

Fachartikel zur Methode

Sie wollen eine Spezifikation, einen Phasenplan oder ein bereits freigegebenes Zwischenergebnis ändern? Dann müssen Sie einen Änderungsantrag an den Projektmanager stellen.

Teil 1:
Leistungsumfang und Rahmenbedingungen festlegen

Viele Projektleiter müssen im Rahmen Ihrer Tätigkeit Software beauftragen – z.B. weil diese Bestandteil einer Prozessoptimierung ist. Ob die Software am Ende ihren Zweck erfüllt, hängt davon ab, wie gut der Projektleiter Vorgaben in die …

Änderungswünsche des Kunden während des laufenden Projekts kommen häufig vor. Diese bergen oft Stolpersteine, zum Beispiel wenn sich eine vermeintlich kleine Änderung im Nachhinein als aufwändig herausstellt.

In Projekten kommt es häufig vor, dass nach der Festlegung der Projektziele weitere Anforderungen an das Produkt gestellt werden, sei es durch Kundenwünsche oder Veränderungen des Marktes.

Teil 1:
Vorteile und Anwendungsbereiche
Auch wenn Ihnen der Begriff Issue Tracking nicht geläufig sein sollte, arbeiten Sie vermutlich täglich damit: Sie verfolgen Aufgaben und Probleme, bis diese erledigt bzw. gelöst sind. Im Prinzip reichen dazu Papier und Stift.

Aufgabengebiete

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Hans-Heinz
Maier

Hallo, als PL sollte man möglichst alle Änderungen ablehnen. Das macht man so: Der Aufwand für die Änderung wird geschätzt, und der Antragsteller aufgefordert, zu unterschreiben, dass ihm die Sache so viel Wert ist und er das bezahlt; oder man priorisiert die Änderung nach 1, 2 und 3 (nice to have), stopft den Antrag in Stufe 2 und sagt, es werden nur Anträge in Stufe 1 jetzt umgesetzt, die Umstufung in Stufe 1 macht nur der Auftraggeber; oder man sagt, "wir machen das" und im Nachsatz: "In der nächsten Version". So geht das. Alles kann man natürlich nicht abwürgen, aber vieles. mfg Maier