Terminklausur – eine Methode zur Einhaltung und Verkürzung von Terminen

Komplexe Produkte, an deren Entwicklung häufig mehrere Lieferanten beteiligt sind, haben oft einen beträchtlichen Abstimmungsbedarf. Mit der Terminklausur stellt Dr. Gerhard Graën eine Methode vor, mit welcher der Auftraggeber und die verschiedenen Lieferanten die bestehende Terminplanung kritisch überprüfen und Schnittstellenprobleme gemeinsam lösen können. Die Methode ist branchenübergreifend einsetzbar und hilft, in Projekten sicherzustellen, dass vereinbarte Termine gehalten bzw. sogar unterschritten werden. Eine Checkliste und verschiedene Templates unterstützen Sie bei der Durchführung.

Terminklausur – eine Methode zur Einhaltung und Verkürzung von Terminen

Komplexe Produkte, an deren Entwicklung häufig mehrere Lieferanten beteiligt sind, haben oft einen beträchtlichen Abstimmungsbedarf. Mit der Terminklausur stellt Dr. Gerhard Graën eine Methode vor, mit welcher der Auftraggeber und die verschiedenen Lieferanten die bestehende Terminplanung kritisch überprüfen und Schnittstellenprobleme gemeinsam lösen können. Die Methode ist branchenübergreifend einsetzbar und hilft, in Projekten sicherzustellen, dass vereinbarte Termine gehalten bzw. sogar unterschritten werden. Eine Checkliste und verschiedene Templates unterstützen Sie bei der Durchführung.

Die Zeit ist ein entscheidender Erfolgsfaktor bei Projekten. Insbesondere bei Entwicklungsprojekten in der Automobilindustrie gilt der Start der Serienproduktion (Start of Production, kurz: SOP) im Regelfall als fixierter Termin, der nur in Ausnahmefällen verschoben werden kann. (Siehe dazu auch "Krisenprojekte – Anforderungen an den Sanierer und Wege aus der Krise", Projekt Magazin 03/2014.)

Aus einem Entwicklungsprozess resultieren viele Änderungen, welche die Komplexität des Projekts sowie die Projektrisiken erhöhen und den Terminplan gefährden. Die Komplexität von Entwicklungsprojekten resultiert aus der Wechselwirkung der verschiedenen Bauteile untereinander: Neben der Veränderung der Funktionalität kann eine Änderung auch eine Veränderung der Fertigung beim Unterlieferanten bedingen. Diese ist im Detail dem Systemlieferanten nur bedingt bekannt. Der Systemlieferant als führender Zulieferer, auch "Tier-1-Lieferant" genannt, des Automobilherstellers (Original Equipment Producer, kurz: OEM), ist zum einem angehalten, die Änderungen umzusetzen, und zum anderen, die Termine einzuhalten, d.h. insbesondere den SOP.

Häufig ist die eigene Wertschöpfung (produktive Tätigkeit) des Tier-1-Lieferanten begrenzt, sodass er leistungsfähige Unterlieferanten benötigt, auch "Tier-2-Lieferanten" genannt, um alle Teile für den OEM herzustellen. Die Änderungsdynamik im Projekt erfordert deshalb, dass alle Projektbeteiligten, die von der jeweiligen Änderung betroffen sind, zeitnah informiert werden. Auch nominiert der Systemlieferant häufig neue Lieferanten, um unter den Tier-2-Lieferanten den Wettbewerb anzufachen und in der Folge Kosten einzusparen. Neuen Lieferanten fehlen allerdings anfangs wichtige Informationen zu den Abläufen in der Entwicklung und zur Anlieferung der Teile beim Tier-1-Lieferanten. Um dies aufzufangen, sollte der Informationsaustausch unter den Beteiligten intensiviert werden, damit der SOP nicht gefährdet wird.

Bereits eine Untersuchung der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. zum Erfolg und Misserfolg eines Projekts (GPM, 2008) hat ergeben, dass eine gute Kommunikation im Projekt ein entscheidender Erfolgsfaktor ist. Übertragen auf Entwicklungsprojekte erfordert eine gelungene Kommunikation, dass alle Stakeholder in den Entwicklungsprozess eingebunden sind und es einen Änderungs-Management-Prozess (Change-Request-Prozess) gibt, an den sich alle Beteiligten konsequent halten.

Eine Methode, welche die persönliche Kommunikation zwischen den Stakeholdern verbessert, stellt die sog. "Terminklausur" dar. Zur Erhöhung der Transparenz von Veränderungsentscheidungen sollten an einer Terminklausur der Tier-1-Lieferant als Veranstalter, alle seine Unterlieferanten sowie Vertreter des OEM teilnehmen.

Diese Zusammenkunft vertieft die gemeinsame Wissensbasis über komplexe Zusammenhänge und erleichtert die Identifikation mit dem Produkt. Der Erfahrungsaustausch beim gemeinsamen Mittagessen und in den Kaffeepausen trägt zudem dazu bei, dass die Teilnehmer ein Wirgefühl entwickeln.

In Workshops können Schnittstellenprobleme erläutert werden, wie z.B. die Auswirkung einer Radienänderung auf die Anzahl der Verarbeitungsstufen (Ziehstufen) beim Unterlieferanten. Generell gilt für alle Umformteile am Auto: Je kleiner die Radien, desto schwieriger und aufwändiger ist die Erstellung der Teile, da mehr Verarbeitungsstufen erforderlich sind. Allgemein können dort Auswirkungen von Änderungen und Maßnahmen zur Einhaltung des SOP be- bzw. erarbeitet werden.

Damit die Terminklausur einen möglichst hohen Nutzen für alle Beteiligten bringt, bedarf es einer entsprechenden Vorbereitung der Veranstaltung und einer strukturierten Durchführung. Diese wird durch die Verwendung von Checklisten und Templates unterstützt, welche im Artikel zur Verfügung gestellt werden.

Der nachfolgende Artikel beschreibt die Vorbereitung und den Ablauf eines auf Termineinhaltung ausgerichteten Lieferantentags. Er basiert auf meinen Erfahrungen als Organisator und Moderator von mehr als 20 erfolgreich durchgeführten Lieferantentagen.

Änderungsmanagement – häufige Quelle von Terminverzögerungen

Im Rahmen der Projektplanung können keine terminlichen Änderungen vorgesehen werden, da sie in der Regel nicht planbar sind. Änderungen erhöhen die Komplexität eines Projekts. Häufig wird die Tragweite einer einzelnen Änderung jedoch zu spät erkannt oder falsch bewertet. Terminliche Kompensationen sind nicht mehr möglich. Dies führt beim Systemlieferanten zur Terminverzögerung. Im Extremfall wird der SOP gefährdet und der OEM eskaliert dies beim Systemlieferanten, indem er z.B. im Rahmen eines Management-Reviews den Geschäftsführer einbestellt (Siehe dazu auch "Krisenprojekte – Anforderungen an den Sanierer und Wege aus der Krise", Projekt Magazin 03/2014.)

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