Terminplanung im Team - mehr Verbindlichkeit und Anschaulichkeit mit einer Roadmap

Terminplanung im Team - mehr Verbindlichkeit und Anschaulichkeit mit einer Roadmap

Wie können wir unser Projekt so planen und durchführen, dass die Produktion möglichst kurz gestoppt werden muss oder sich die Einführung des neuen Produkts nicht verzögert? Vor solchen Fragen stehen ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel . Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. bei terminkritischen Vorhaben immer wieder. Einfach zu beantworten sind sie in der Regel nicht. Vor allem, weil bei der ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess , Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. häufig die Interessen vieler Beteiligter berücksichtigt werden müssen - zum Beispiel die der einzelnen Fachabteilungen, zuweilen aber auch die von Lieferanten und Kunden.

Dieser Tipp stellt eine einfache und schnelle Methode vor, die sich besonders gut eignet, um bei komplexen Projekten eine mit den Beteiligten abgestimmte Terminplanung zu erstellen. Zur Durchführung werden lediglich einige Tapetenbahnen und Tischkärtchen sowie einige dicke Stifte und Kreppband benötigt. Spezielles PM-Wissen bei den Beteiligten ist nicht erforderlich. Da diese selbst benennen, welchen Beitrag sie zum Erreichen des Gesamtziels leisten, entwickeln sie eine hohe Eigenverantwortlichkeit, die dabei hilft, eine belastbare Planung zu entwerfen. Auch bietet das Verfahren einen guten Überblick über den ProjektablaufProjektablaufDer Projektablauf ist der tatsächliche Verlauf des Projekts, während der Ablaufplan den geplanten Verlauf beschreibt. Im Gegensatz zur Projektplanung, geschieht die operative Projektarbeit im konkreten Projektumfeld. Den Schätzwerten der Planung treten die tatsächlichen Werte (für Personalaufwand, Zeit, Kosten) gegenüber. Projektleiter, Projektmanager, Lenkungsausschuss und andere Projektbeteiligte haben die Aufgabe , den Projektablauf möglichst nah an den Vorgaben des Ablaufplans zu halten., so dass die Wahrscheinlichkeit gering ist, Aufgaben zu vergessen.

Der gemeinsame Weg zum Ziel

Wenn ein umfangreiches Projekt ansteht, lädt der Projektleiter alle betroffenen Bereiche oder Personen sowie die benötigten Experten zu einem Workshop ein. Dies können bis zu 25 Personen sein, die sich im Tagungs- oder Besprechungsraum treffen und an einem großen Tisch Platz nehmen oder - wenn dieser fehlt - ihre Stühle in einem großen Kreis aufstellen. Der Workshop wird entweder von einem externen Mitarbeiter oder vom Projektleiter selbst moderiert. Letzteres setzt voraus, dass der Projektleiter ausreichend Moderationserfahrung besitzt, die Methode bereits selbst unter externer Moderation kennen gelernt hat und nicht zu sehr im Detaildenken verhaftet ist.

GrobplanungGrobplanungDie Grobplanung ist der erste Schritt der Top-Down-Planung. In ihr werden Phasen, Meilensteine und das Projektbudget festgelegt. Ebenso werden Projektgegenstand, Projektziel und Projektergebnis mit ihren wesentlichen Eigenschaften spezifiziert. Die Grobplanung dient dazu, zunächst die Chancen zur Verwirklichung des Projekts bestimmen zu können, bevor weiterer Arbeitsaufwand für die Detailplanung entsteht.

Zu Beginn des Workshops erläutert ein Moderator den Zweck des Treffens: In einer "Roadmap" soll gemeinsam der Weg zum Projektziel definiert werden (z.B.: "Neustrukturierung der Produktion"). Anschließend schreibt er ans obere Ende mehrerer Tapetenbahnen, die er zuvor mit Kreppband zusammengeklebt und auf den Tisch oder in den Kreis gelegt hat, den Ausgangspunkt der Roadmap (z.B.: "Ende Juli 2007 - Die Produktion stoppt"). Am unteren Ende notiert er das Ziel (z.B.: "Mitte September 2007: Die umgebaute Produktionsanlage startet wieder - reibungslos").

Anschließend bittet der Moderator die Anwesenden zu notieren, welchen Beitrag sie zum Erreichen des Ziels leisten - aufgrund ihrer KompetenzKompetenzKompetenz ist kein eindeutiger Begriff. Er kann zum einen die Befugnis, zum anderen die Qualifikation bezeichnen, etwas zu tun. und Funktion in der Organisation. Dazu teilt er Tischkärtchen aus, wie sie verwendet werden, um eine Sitzordnung festzulegen. Die Teilnehmer schreiben jeweils auf die Vorderseite der Tischkärtchen ihre Aufgaben mit Enddatum und auf die Rückseite den Namen des Verantwortlichen. Also zum Beispiel auf die eine Seite "Leitung xy ist bis 10. August verlegt" und auf die andere Seite "Werkstatt, Herr Müller".

Während die Teilnehmer die Tischkärtchen ausfüllen, zeichnet der Moderator mehrere "Spuren" (roads) auf die Tapetenbahnen. Auf diese schreibt er oben die verschiedenen Aufgabenbereiche der Teilprojektleiter - also zum Beispiel "Elektroarbeiten", "Schlosserarbeiten", "IT" und "Buchhaltung". Danach stellen die Workshopteilnehmer ihre Kärtchen nach Datum geordnet auf die betreffende Spur (Bild 1). Der Projektleiter muss in dieser Phase darauf achten, dass keine Arbeiten vergessen werden, z.B. weil sie sich keinem der Aufgabenbereiche zuordnen lassen. Meist handelt es sich dabei um administrative Tätigkeiten, die in den Tätigkeitsbereich des Projektleiters fallen.

Damit haben die Teilnehmer einen ersten groben Ablaufplan für das Projekt erstellt, den sie in Form einer Roadmap bildhaft vor Augen haben.

Bild 1: Erstellen einer "Roadmap" mit Tapetenbahnen und Tischkärtchen.

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Alle Kommentare (1)

Annette
Hexelschneider

"Erstellen einer "Roadmap" mit Tapetenbahnen und Tischkärtchen"

Sehr flexibel Idee mit den Tischkärtchen. Das wirkt durch mehr 3Dimensionalität echter bzw. "ernster" als post-its, finde ich. Es transportiert mehr Arbeit, Realismus. Werde ich ausprobieren.
Auch digital, da gibt es ja entsprechende Icons oder ein Kärtchenfoto.
Danke!