Terminplanung im Team - mehr Verbindlichkeit und Anschaulichkeit mit einer Roadmap

Beim Planen komplexer Projekte gilt es oft, Bereiche und Menschen mit teils sehr unterschiedlichen Interessen zu integrieren. Einfach und für alle anschaulich gelingt dies mit der hier vorgestellten Methode, die zur Terminplanung lediglich einige Tapetenbahnen und Tischkärtchen erfordert und keinerlei PM-Kenntnisse voraussetzt. Als Ergebnis erhält man eine "Roadmap", die den Weg zum Projektziel bildhaft vor Augen führt. Stefan Bald beschreibt, wie die Methode funktioniert und welche Vorteile sie bringt.

Wie können wir unser Projekt so planen und durchführen, dass die Produktion möglichst kurz gestoppt werden muss oder sich die Einführung des neuen Produkts nicht verzögert? Vor solchen Fragen stehen Projektmanager bei terminkritischen Vorhaben immer wieder. Einfach zu beantworten sind sie in der Regel nicht. Vor allem, weil bei der Projektplanung häufig die Interessen vieler Beteiligter berücksichtigt werden müssen - zum Beispiel die der einzelnen Fachabteilungen, zuweilen aber auch die von Lieferanten und Kunden.

Dieser Tipp stellt eine einfache und schnelle Methode vor, die sich besonders gut eignet, um bei komplexen Projekten eine mit den Beteiligten abgestimmte Terminplanung zu erstellen. Zur Durchführung werden lediglich einige Tapetenbahnen und Tischkärtchen sowie einige dicke Stifte und Kreppband benötigt. Spezielles PM-Wissen bei den Beteiligten ist nicht erforderlich. Da diese selbst benennen, welchen Beitrag sie zum Erreichen des Gesamtziels leisten, entwickeln sie eine hohe Eigenverantwortlichkeit, die dabei hilft, eine belastbare Planung zu entwerfen. Auch bietet das Verfahren einen guten Überblick über den Projektablauf, so dass die Wahrscheinlichkeit gering ist, Aufgaben zu vergessen.

Der gemeinsame Weg zum Ziel

Wenn ein umfangreiches Projekt ansteht, lädt der Projektleiter alle betroffenen Bereiche oder Personen sowie die benötigten Experten zu einem Workshop ein. Dies können bis zu 25 Personen sein, die sich im Tagungs- oder Besprechungsraum treffen und an einem großen Tisch Platz nehmen oder - wenn dieser fehlt - ihre Stühle in einem großen Kreis aufstellen. Der Workshop wird entweder von einem externen Mitarbeiter oder vom Projektleiter selbst moderiert. Letzteres setzt voraus, dass der Projektleiter ausreichend Moderationserfahrung besitzt, die Methode bereits selbst unter externer Moderation kennen gelernt hat und nicht zu sehr im Detaildenken verhaftet ist.

Grobplanung

Zu Beginn des Workshops erläutert ein Moderator den Zweck des Treffens: In einer "Roadmap" soll gemeinsam der Weg zum Projektziel definiert werden (z.B.: "Neustrukturierung der Produktion"). Anschließend schreibt er ans obere Ende mehrerer Tapetenbahnen, die er zuvor mit Kreppband zusammengeklebt und auf den Tisch oder in den Kreis gelegt hat, den Ausgangspunkt der Roadmap (z.B.: "Ende Juli 2007 - Die Produktion stoppt"). Am unteren Ende notiert er das Ziel (z.B.: "Mitte September 2007: Die umgebaute Produktionsanlage startet wieder - reibungslos").

Anschließend bittet der Moderator die Anwesenden zu notieren, welchen Beitrag sie zum Erreichen des Ziels leisten - aufgrund ihrer Kompetenz und Funktion in der Organisation. Dazu teilt er Tischkärtchen aus, wie sie verwendet werden, um eine Sitzordnung festzulegen. Die Teilnehmer schreiben jeweils auf die Vorderseite der Tischkärtchen ihre Aufgaben mit Enddatum und auf die Rückseite den Namen des Verantwortlichen. Also zum Beispiel auf die eine Seite "Leitung xy ist bis 10. August verlegt" und auf die andere Seite "Werkstatt, Herr Müller".

Während die Teilnehmer die Tischkärtchen ausfüllen, zeichnet der Moderator mehrere "Spuren" (roads) auf die Tapetenbahnen. Auf diese schreibt er oben die verschiedenen Aufgabenbereiche der Teilprojektleiter - also zum Beispiel "Elektroarbeiten", "Schlosserarbeiten", "IT" und "Buchhaltung". Danach stellen die Workshopteilnehmer ihre Kärtchen nach Datum geordnet auf die betreffende Spur (Bild 1).

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