Terminplanung im Team - mehr Verbindlichkeit und Anschaulichkeit mit einer Roadmap

Beim Planen komplexer Projekte gilt es oft, Bereiche und Menschen mit teils sehr unterschiedlichen Interessen zu integrieren. Einfach und für alle anschaulich gelingt dies mit der hier vorgestellten Methode, die zur Terminplanung lediglich einige Tapetenbahnen und Tischkärtchen erfordert und keinerlei PM-Kenntnisse voraussetzt. Als Ergebnis erhält man eine "Roadmap", die den Weg zum Projektziel bildhaft vor Augen führt. Stefan Bald beschreibt, wie die Methode funktioniert und welche Vorteile sie bringt.

Terminplanung im Team - mehr Verbindlichkeit und Anschaulichkeit mit einer Roadmap

Beim Planen komplexer Projekte gilt es oft, Bereiche und Menschen mit teils sehr unterschiedlichen Interessen zu integrieren. Einfach und für alle anschaulich gelingt dies mit der hier vorgestellten Methode, die zur Terminplanung lediglich einige Tapetenbahnen und Tischkärtchen erfordert und keinerlei PM-Kenntnisse voraussetzt. Als Ergebnis erhält man eine "Roadmap", die den Weg zum Projektziel bildhaft vor Augen führt. Stefan Bald beschreibt, wie die Methode funktioniert und welche Vorteile sie bringt.

Wie können wir unser Projekt so planen und durchführen, dass die Produktion möglichst kurz gestoppt werden muss oder sich die Einführung des neuen Produkts nicht verzögert? Vor solchen Fragen stehen Projektmanager bei terminkritischen Vorhaben immer wieder. Einfach zu beantworten sind sie in der Regel nicht. Vor allem, weil bei der Projektplanung häufig die Interessen vieler Beteiligter berücksichtigt werden müssen - zum Beispiel die der einzelnen Fachabteilungen, zuweilen aber auch die von Lieferanten und Kunden.

Dieser Tipp stellt eine einfache und schnelle Methode vor, die sich besonders gut eignet, um bei komplexen Projekten eine mit den Beteiligten abgestimmte Terminplanung zu erstellen. Zur Durchführung werden lediglich einige Tapetenbahnen und Tischkärtchen sowie einige dicke Stifte und Kreppband benötigt. Spezielles PM-Wissen bei den Beteiligten ist nicht erforderlich. Da diese selbst benennen, welchen Beitrag sie zum Erreichen des Gesamtziels leisten, entwickeln sie eine hohe Eigenverantwortlichkeit, die dabei hilft, eine belastbare Planung zu entwerfen. Auch bietet das Verfahren einen guten Überblick über den Projektablauf, so dass die Wahrscheinlichkeit gering ist, Aufgaben zu vergessen.

Der gemeinsame Weg zum Ziel

Wenn ein umfangreiches Projekt ansteht, lädt der Projektleiter alle betroffenen Bereiche oder Personen sowie die benötigten Experten zu einem Workshop ein. Dies können bis zu 25 Personen sein, die sich im Tagungs- oder Besprechungsraum treffen und an einem großen Tisch Platz nehmen oder - wenn dieser fehlt - ihre Stühle in einem großen Kreis aufstellen. Der Workshop wird entweder von einem externen Mitarbeiter oder vom Projektleiter selbst moderiert. Letzteres setzt voraus, dass der Projektleiter ausreichend Moderationserfahrung besitzt, die Methode bereits selbst unter externer Moderation kennen gelernt hat und nicht zu sehr im Detaildenken verhaftet ist.

Grobplanung

Zu Beginn des Workshops erläutert ein Moderator den Zweck des Treffens: In einer "Roadmap" soll gemeinsam der Weg zum Projektziel definiert werden (z.B.: "Neustrukturierung der Produktion"). Anschließend schreibt er ans obere Ende mehrerer Tapetenbahnen, die er zuvor mit Kreppband zusammengeklebt und auf den Tisch oder in den Kreis gelegt hat, den Ausgangspunkt der Roadmap (z.B.: "Ende Juli 2007 - Die Produktion stoppt"). Am unteren Ende notiert er das Ziel (z.B.: "Mitte September 2007: Die umgebaute Produktionsanlage startet wieder - reibungslos").

Anschließend bittet der Moderator die Anwesenden zu notieren, welchen Beitrag sie zum Erreichen des Ziels leisten - aufgrund ihrer Kompetenz und Funktion in der Organisation. Dazu teilt er Tischkärtchen aus, wie sie verwendet werden, um eine Sitzordnung festzulegen. Die Teilnehmer schreiben jeweils auf die Vorderseite der Tischkärtchen ihre Aufgaben mit Enddatum und auf die Rückseite den Namen des Verantwortlichen. Also zum Beispiel auf die eine Seite "Leitung xy ist bis 10. August verlegt" und auf die andere Seite "Werkstatt, Herr Müller".

Während die Teilnehmer die Tischkärtchen ausfüllen, zeichnet der Moderator mehrere "Spuren" (roads) auf die Tapetenbahnen. Auf diese schreibt er oben die verschiedenen Aufgabenbereiche der Teilprojektleiter - also zum Beispiel "Elektroarbeiten", "Schlosserarbeiten", "IT" und "Buchhaltung". Danach stellen die Workshopteilnehmer ihre Kärtchen nach Datum geordnet auf die betreffende Spur (Bild 1). Der Projektleiter muss in dieser Phase darauf achten, dass keine Arbeiten vergessen werden, z.B. weil sie sich keinem der Aufgabenbereiche zuordnen lassen. Meist handelt es sich dabei um administrative Tätigkeiten, die in den Tätigkeitsbereich des Projektleiters fallen.

Damit haben die Teilnehmer einen ersten groben Ablaufplan für das Projekt erstellt, den sie in Form einer Roadmap bildhaft vor Augen haben.

Bild 1: Erstellen einer "Roadmap" mit Tapetenbahnen und Tischkärtchen.

Feinplanung

In der zweiten Phase erfolgt die Feinarbeit: Anhand des ersten groben Zeitplans überprüfen die Beteiligten, ob Aufgaben vergessen wurden, ob Tätigkeiten zeitlich verschoben werden müssen, um das Ziel fristgerecht zu erreichen und ob Engpässe existieren, weil z.B. dieselben Mitarbeiter gleichzeitig an mehreren Stellen eingeplant wurden. Nach Absprache fügen die Beteiligten dann ggf. Kärtchen hinzu oder verschieben vorhandene Kärtchen auf der Zeitachse. Abhängigkeiten zwischen einzelnen Arbeitspaketen werden mit Filzschreiber durch farbige Linien verdeutlicht.

Zum Abschluss wird die fertige Roadmap in eine Excel-Tabelle oder ein Planungstool übertragen, so dass alle Beteiligten sie jederzeit griffbereit haben (Bild 2). Sinnvoll sind während des Projekts regelmäßige Meetings rund um die Roadmap.

Bild 2: Die Roadmap wird in eine Excel-Tabelle übertragen.

Es hat sich bewährt, die Roadmap während des Projekts im Besprechungsraum zu lassen oder sie - nachdem die Tischkärtchen durch entsprechend beschriftete, mit Klebeband fixierte Moderationskärtchen ersetzt wurden - dort an die Wand zu hängen. Dadurch haben die Mitarbeiter bei Projektmeetings stets den Gesamtprozess vor Augen und sehen sofort: "Wo stehen wir? Was ist als nächstes zu tun?" Treten während des Projekts Verzögerungen oder Änderungen im Ablauf ein, werden die entsprechenden Kärtchen (inklusive der davon abhängigen) verschoben. Die Roadmap zeigt, wo bereits weitergearbeitet werden kann.

Fazit

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