Muster erkennen und Trends ableiten

Visualisieren Sie mit der Epochen-Karte die Vergangenheit Ihres Projekts!

Sie wollen Ihren Kunden und seine Erwartungen an das Projekt besser verstehen? Dann erstellen Sie eine Epochen-Karte und visualisieren so die Vergangenheit des Projekts! Anhand dieser lesen Sie Trends, Muster und Grundannahmen ab, die es zu hinterfragen, anpassen oder zu bedienen gilt. Ingrid Gerstbach zeigt anhand eines Beispiels, wie Sie die Epochen-Karte im Team erstellen.

"Nur wer die Vergangenheit kennt, hat eine Zukunft."
Wilhelm von Humbold (1767-1835)

Ein Projekt gilt nur dann als Erfolg, wenn die Benutzer das erstellte Produkt als nutzbringend bewerten. Bei vielen Projekten ist dieser Nutzen jedoch nicht eindeutig und für jeden Benutzer genau definiert. Im Projektauftrag kann es z.B. heißen, dass die neu zu entwickelnde Software den Benutzern die Arbeit erleichtern soll. Doch wie gelingt dies? Um die Bedürfnisse und Anforderungen der verschiedenen Benutzergruppen zu befriedigen, sollten der Projektleiter und sein Team diese genau kennen.

Dabei kann ein Blick in die Historie eines Projekts helfen: Bleiben wir beim Beispiel der internen Software, sollte das Projektteam sich die Funktionen und einzelnen Entwicklungsschritte der alten Software genau ansehen, um die Beweggründe zu erkennen und zu hinterfragen.

Dafür muss sich das Projektteam voll auf den Prozess einlassen und tief in die Materie eintauchen, sodass es Empathie für die Personen empfinden kann, für die das Team letztlich eine Lösung entwickeln möchte. Durch diese intensive Auseinandersetzung kommt es öfters vor, dass Projektteams auf neue Erkenntnisse stoßen, die in manchen Fällen sogar dazu führen, dass unternehmensweit gültige Überzeugungen überdacht, häufig revidiert und manchmal sogar widerlegt werden.

Verschaffen Sie sich einen Überblick!

Um die Bedürfnisse der Stakeholder und die Anforderungen an Projekte im Detail besser zu verstehen, erstelle ich häufig eine Epochen-Karte. Wie der Name dieser aus dem Design Thinking stammenden Technik andeutet, erweitert sie die Perspektive auf den zu untersuchenden Sachverhalt um eine historische Dimension: Sie ermöglicht es zu verstehen, wie sich z.B. ein Produkt oder ein Prozess im Laufe der Zeit verändert hat.

Ziel ist ein vollständigeres Bild des Kontexts, mit dessen Hilfe das Team besser überlegen kann, wie sich die Dinge in der Zukunft entwickeln werden und wo Möglichkeiten zur Verbesserung vorhanden sein könnten. Eine Epochen-Karte hebt die Schlüsselmerkmale jeder relevanten Periode hervor und zeigt so übersichtlich, wie unterschiedlich jede einzelne Ära ist. Dadurch kann das Projektteam größere Veränderungen, aber auch bestehenbleibende Muster im untersuchten Kontext erkennen.

Pro Projekt wird in der Regel eine Epochen-Karte erarbeitet, am besten zu einem möglichst frühen Zeitpunkt. Ziehen Sie sich dazu für einen Tag mit Ihrem Team in einen Workshopraum zurück. Die fertige Karte wird idealerweise als A1-Poster im Projektraum aufgehängt. Die Visualisierung erleichtert es dem Team, immer wieder mögliche Lösungen in Hinblick auf den Kontext der Epochen abzugleichen.

Die Epochen-Karte in der Praxis

Im Rahmen eines Projekts unterstützte ich ein Unternehmen dabei, seine eigene benutzerdefinierte Projektmanagement-Software neu auszurichten. Das Projektteam innerhalb des Unternehmens war zwar erfahren in der betrieblichen Instandhaltung, jedoch nicht in der Entwicklung neuer Software.

Da auch grundlegende Geschäftsanforderungen neu initiiert werden mussten, stieß das Team häufig an seine Grenzen: Es gab wenig Fortschritt, stattdessen etliche gescheiterte Versuche und mehrere Neustarts. Dies kostete das Unternehmen viel Geld und raubte dem Team Nerven und Motivation.

Das Unternehmen benutzte beispielsweise seit vier Jahren die Software JIRA von Atlassian für die betriebliche Instandhaltung. Im Laufe der Zeit wurde diese durch innerbetrieblich entwickelte Workflows und Tools erweitert, um neue Anforderungen zu bedienen.

Dadurch vereinfachte man einerseits zwar die Workflows, andererseits wurden parallel unterschiedliche Workflow-Varianten neu eingeführt. Später wurden für spezielle Programme bzw. Projekte insgesamt drei unterschiedliche Weiterentwicklungen für Dashboards programmiert. Dies führte in ganz unterschiedliche Richtungen – fernab eines Standards.

Das Vorgehen anhand eines Beispiels

Schritt 1: Untersuchungszeitraum festlegen

Entscheiden Sie zunächst, wie viele Jahre Sie zurückgehen möchten, um mehrere Epochen deutlich unterscheiden zu können. Überlegen Sie, welcher Zeitraum für das Verständnis Ihres Projekts relevant ist. Wägen Sie ab, wie groß der zu untersuchende Zeitraum sein sollte, damit er Ihnen Anhaltspunkte für ein vertieftes Verständnis liefert.

Eine Untersuchung über mehrere lange Perioden kann z.B. Jahrzehnte umfassen und wird wahrscheinlich nützliche historische Muster liefern. Ein gutes Beispiel ist die Entwicklung des Mobiltelefons. So gilt aus heutiger Sicht das Mobiltelefon in den 1970er Jahren als ein "Ungetüm", weil die damaligen Akkus viel Platz und Gewicht einnahmen. Im Laufe der Zeit entwickelte sich die Technologie rasant weiter. Dies führte nicht nur zu einem neuen Design, sondern sorgte auch dafür, dass der Einsatz von der "Unterwegs-Telefonie" sich zum Taschencomputer hin entwickelte (siehe Bild 1). Dagegen ist ein kürzerer Zeitraum, wie z.B. die vergangenen zwei Jahre, aussagekräftiger, um zu verstehen, was im Kontext aktuell passiert.

Bild 1: Beispiel für eine einfache Epochen-Karte zur Entwicklung der Mobiltelefone.

Bild 1: Beispiel für eine einfache Epochen-Karte zur Entwicklung der Mobiltelefone.

Beispiel: Gibt es eine Zeitrechnung vor JIRA?

Im Rahmen eines Workshops entschieden wir im Team, die vergangenen fünf Jahre zu betrachten. Wir nahmen das Jahr vor der JIRA-Einführung in unsere Betrachtung mit auf, weil die Anforderungen an die alte Software uns relevant und nach wie vor aktuell erschienen.

Schritt 2: Relevante Ereignisse sammeln und dokumentieren

Sammeln Sie nun alle wichtigen Ereignisse und Entwicklungen, die in dem festgelegten Zeitraum in Bezug auf Ihr Thema stattgefunden haben. Sammeln Sie dazu Informationen rund um Ihr Thema und holen Sie an dieser Stelle auch Hintergrundwissen von Experten ein. So könnten Sie beim Thema Telefonie neben der Entwicklungsgeschichte der Kommunikation auch einen Experten mit generell großem technischen Wissen hinzuziehen. Dadurch wird die Entwicklung aus mehreren Perspektiven betrachtet.

Überlegen Sie anschließend gemeinsam, welche Informationen Sie auf der Epochen-Karte abbilden sollten. So besteht ein Meilenstein in der Mobilfunkgeschichte sicherlich in der Erfindung der SMS, die die gesamte Form der Kommunikation wesentlich beeinflusst hat. Unwichtig wird aber vermutlich sein, wann welche Mobilfunknetze gegründet wurden.

Eine Epochen-Karte soll eine Übersicht über mehrere Epochen ermöglichen, um diese untereinander vergleichen zu können. Eine der größten Herausforderungen besteht daher darin, die richtige Informationstiefe zu wählen: Gehen Sie nicht zu sehr ins Detail, damit die Epochen-Karte übersichtlich bleibt. Blieben Sie andererseits nicht allzu allgemein, um Aussagen über Muster und Trends treffen zu können.

Beispiel: Viele Veränderungen in der Abteilung

Zunächst sammelten wir die verschiedenen Ereignisse, die im Laufe der vergangenen fünf Jahre im Unternehmen geschehen waren, mit Moderationskärtchen an einer Pinnwand. So sind die Erweiterung der Abteilung durch einen neuen CIO, eine neue Organisationsstruktur und die Neuformulierung der Unternehmens-Strategie etc. wichtige Ereignisse, die wir dementsprechend vermerkten. Nicht aufgezeichnet haben wir Entwicklungen innerhalb anderer Abteilungen wie z.B. die neue Ausrichtung der externen Kommunikation, da dies zwar wichtig für das Unternehmen war, aber nicht für unser Projekt.

Schritt 3: Visualisieren auf dem Poster

Nun beginnt die Arbeit an der eigentlichen Karte. Überlegen Sie zunächst, was eine sinnvolle Zeiteinteilung sein könnte; z.B. ist die Teilung in Jahre gerade bei Bereichen, die sich raschen wandeln, wie soziale Vernetzung, sinnvoller als Jahrzehnte. Versehen Sie Ihr Poster mit einer horizontalen Zeitachse, auf der Sie die gesammelten Informationen anordnen.

Fügen Sie die verschiedenen, in Schritt 2 identifizierten Attribute, wie beispielsweise die Entwicklung der Technik des Mobiltelefons, als horizontale Marker ein, um die Veränderungen über die Zeit zu skizzieren. Suchen Sie nach Mustern, um die Zeitachse aufzugliedern.

Beispiel: Jüngste Vergangenheit unter der Lupe

Um eine gute Übersicht zu bekommen, teilten wir die Zeit für den Beginn nach Jahren auf. Da sich in der jüngsten Vergangenheit viele wichtige Entwicklungen ereignet hatten – die letztlich zur Entscheidung für die Neuauszurichtung der Projektmanagement-Software führten – zerlegten wir die letzten zwei Jahre in Quartale. So gab es 2016 im Q1 sowohl eine wichtige Umstrukturierung innerhalb der IT-Abteilung, als auch eine relevante Eigenentwicklung der Software.

Auf unserer Zeitachse ordneten wir anschließend die Anforderungen der Benutzer mit Haftnotizen an. Dadurch konnten wir nachvollziehen, aus welchen Gründen neue Bestandteile der Software ausgewählt wurden, welche Bedürfnisse die Eigenentwicklungen bedienten und ob sie die eigentlichen Anforderungen tatsächlich abdeckten.

Schritt 4: Epochen einteilen

Jetzt legen Sie die verschiedenen Epochen fest und unterteilen dementsprechend Ihre Zeitachse senkrecht. Beschriften Sie danach die einzelnen Epochen mit den für diese Ära prägenden Eigenschaften.

Beispiel: In der Steinzeit gab es kein JIRA

Uns war früh klar, dass die JIRA-Einführung der für uns entscheidende Meilenstein war. Daher ließen wir die erste Epoche mit der JIRA-Einführung enden und wählten als sprechende Bezeichnung den Namen "Steinzeit". Danach folgte in der "Bronzezeit" die Nutzung von JIRA nahe am Standard ("JIRA 2.0."), dann die Erweiterungsphase "Eisenzeit" und schließlich die chaotische Phase im finsteren "Mittelalter" (siehe Bild 2).

Bild 2: Im finsteren Mittelalter brach Chaos aus.

Bild 2: Im finsteren Mittelalter brach Chaos aus.

Schritt 5: Muster und Möglichkeiten sammeln

Suchen Sie nach Mustern und wichtigen Erkenntnissen, indem Sie bewusst einen Schritt zurücktreten und gemeinsam die Übersichtskarte studieren. Fragen Sie sich, was Sie erkennen können: Gibt es bestimmte Merkmale innerhalb einer Ära? Lassen diese sich auch in einer anderen Epoche finden? Fassen Sie als zusätzliche Erkenntnis zusammen, welche Möglichkeiten sich daraus in der Zukunft ergeben können.

Bezogen auf die Weiterentwicklung der Mobiltelefonie ließen sich z.B. das Schrumpfen der Geräte durch leistungsfähigere Akkus als ein Muster herausstellen, an dem sich ansetzen ließe bei der Weiterentwicklung, die eines Tages vielleicht in Handy-Implantaten münden wird.

Beispiel: Fortschritt durch Rückschritt

Dank der Epochen-Karte erkannten wir schnell, dass die Eigenentwicklungen viele der Vorteile zunichtemachten, die JIRA eigentlich auszeichnen: Sie machten die Software unübersichtlich und verwirrend. Es gab beispielsweise für ein und dieselbe Anforderung mehrere parallele Weiterentwicklungen, die diese unterschiedlich lösten und sogar mit Weiterentwicklungen des Produkts JIRA kollidierten. Als wir uns diese genau ansahen, erkannten wir, dass der neue CIO viele dieser Weiterentwicklungen angestoßen hatte, weil er Anforderungen stellte, die zuvor als unwesentlich gegolten hatten.

Aufgrund dieser Erkenntnis entschieden wir, manche dieser Weiterentwicklungen wieder zurückzubauen und andere Anforderungen sogar in eigenen Tools zu realisieren, die für deren speziellen Anwendungsfälle besser geeignet waren.

Fazit

Mit Hilfe der Epochen-Karte bekommen Sie ein vollständigeres Bild über den Gesamt-Kontext, in dem sich Ihr Projekt befindet, das erleichtert Ihrem Team das Nachdenken über den Tellerrand hinaus, z.B. bezogen auf aktuelle und zukünftige Möglichkeiten zur Verbesserung. Auch größere Veränderungsmuster und Einflüsse im untersuchten Kontext werden sichtbar sowie sich im Laufe der Zeit verändernde Merkmale. Dadurch strukturieren und visualisieren Sie Informationen.

Aber Achtung: Es ist gar nicht so einfach, sich nicht in den Epochen zu verlieren und die wirklich relevanten Stellen und Meilensteine herauszuarbeiten. Die Schwierigkeit dieser Methode liegt darin, nicht zu viel und nicht zu wenig Expertenwissen einzubauen. Das erfordert Erfahrung mit der Methode und auch den Mut, die Epochen-Karte als eine Methode zu sehen, die immer wieder angepasst wird und sich im Laufe des Projekts weiterentwickeln darf.

Dem Team aus dem Beispiel half die Epochen-Karte, sich neu zu organisieren und Muster zu erkennen, die erst durch einen gewissen Zeitüberblick sichtbar und verständlich werden konnten. Das Team konnte sich wieder auf die Verbesserung und Entwicklung der Software konzentrieren, ohne dabei neue Anforderungen zu übersehen. Das verbesserte vor allem die Arbeit mit JIRA. Auch die Planung der zukünftigen Weiterentwicklung der Software konnte mit Hilfe der Epochen-Karte verbessert werden, da neu sich bildende Muster früher erkannt wurden.

77 Tools für Design ThinkerGefällt Ihnen die Epochen-Karte? Mehr nützliche Methoden finden Sie in Ingrid Gerstbachs neuem Buch "77 Tools für Design Thinker", erschienen im Gabal Verlag.

 
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