Mitarbeiterwissen unternehmensweit zur Verfügung stellen Vom Projektstrukturplan zum Wissensstrukturplan

Persönliche Erfahrungen und das Wissen von Mitarbeitern sind wertvoll. Um sie unternehmensweit zur Verfügung zu stellen, verwenden große Unternehmen Wissensmanagementsysteme. Für kleine Unternehmen ist der damit verbundene AufwandAufwandAufwand (Projektmanagement) ist die Menge aller monetär quantifizierbaren Eingangsgrößen in ein Projekt, in ein Programm, in ein Projektportfolio oder in einen Teil eines Projekts. aber zu hoch. Dennoch ist es gerade für sie wichtig, sich z.B. gegen den Wissensverlust bei einem Mitarbeiterwechsel zu wappnen. Möglich ist das, indem man den ProjektstrukturplanProjektstrukturplanEin Projektstrukturplan ist die vollständige hierarchische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts . Häufig wird hierfür die Visualisierung in Form eines Baumdiagramms gewählt. um die Dimension "Wissen" erweitert und einen so genannten "Wissensstrukturplan" (WSP) erstellt. Thomas Sakschewski hat dieses Vorgehen erfolgreich in der Veranstaltungsbranche erprobt. Er zeigt, wie man einen WSP erstellt und worauf dabei zu achten ist.

Mitarbeiterwissen unternehmensweit zur Verfügung stellen Vom Projektstrukturplan zum Wissensstrukturplan

Persönliche Erfahrungen und das Wissen von Mitarbeitern sind wertvoll. Um sie unternehmensweit zur Verfügung zu stellen, verwenden große Unternehmen Wissensmanagementsysteme. Für kleine Unternehmen ist der damit verbundene AufwandAufwandAufwand (Projektmanagement) ist die Menge aller monetär quantifizierbaren Eingangsgrößen in ein Projekt, in ein Programm, in ein Projektportfolio oder in einen Teil eines Projekts. aber zu hoch. Dennoch ist es gerade für sie wichtig, sich z.B. gegen den Wissensverlust bei einem Mitarbeiterwechsel zu wappnen. Möglich ist das, indem man den ProjektstrukturplanProjektstrukturplanEin Projektstrukturplan ist die vollständige hierarchische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts . Häufig wird hierfür die Visualisierung in Form eines Baumdiagramms gewählt. um die Dimension "Wissen" erweitert und einen so genannten "Wissensstrukturplan" (WSP) erstellt. Thomas Sakschewski hat dieses Vorgehen erfolgreich in der Veranstaltungsbranche erprobt. Er zeigt, wie man einen WSP erstellt und worauf dabei zu achten ist.

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Jeder Mitarbeiter verfügt über Wissen, das auf seinen Erfahrungen beruht. Das Unternehmen profitiert von diesem Wissen in der Regel nur, solange der Mitarbeiter im Unternehmen tätig ist. Verlässt er das Unternehmen, nimmt er dieses Wissen mit - und hinterlässt oft Lücken, die von seinem NachfolgerNachfolgerInnerhalb der Netzplantechnik ist der Nachfolger ein Vorgang, auf den die Spitze eines Pfeils weist, der von einem anderen Vorgang ausgeht. "Nachfolger" bedeutet deshalb nicht die zeitliche Abfolge, sondern die Anordnungsbeziehung zwischen den Vorgängen. Dies wird im PMBOK(R) Guide durch die Umschreibungen "to-activity" bzw. "activity that departs a node" präzisiert. oder den anderen Kollegen nicht bzw. nur mit großem Aufwand gefüllt werden können. Die Projektarbeit wird wesentlich erschwert. Es ist deshalb wichtig, dass Unternehmen das auf Erfahrung beruhende Wissen ihrer Mitarbeiter dokumentieren und unternehmensweit zur Verfügung stellen. Das ist möglich, indem der Projektstrukturplan um die Dimension "Wissen" ergänzt und zu einem so genannten "Wissensstrukturplan" erweitert wird. Im Folgenden wird dieses Vorgehen vorgestellt und beschrieben. Die Ausführungen beruhen auf Erfahrungen aus dem Veranstaltungsmanagement.

Der Mitarbeiter geht - sein Wissen auch

Beispiel

Als im letzten Jahr ein langjähriger Mitarbeiter unsere Veranstaltungsagentur verließ, erschien das zwar bedauerlich, aber verkraftbar. Ersatz war schnell beschafft und die Übergabe verlief optimal. Die neue Kollegin konnte von dem ausscheidenden Mitarbeiter sogar noch eingearbeitet und den Bestandskunden vorgestellt werden. Letzteres war besonders wichtig, da in der Veranstaltungsbranche der persönliche Kontakt zwischen AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte ( Stakeholder ). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. und Projektleiter von großer Bedeutung ist. Die neue Kollegin fand sich gut in das sechsköpfige TeamTeamEin Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam eine Aufgabe erledigen sollen. Meist besteht innerhalb des Teams keine formelle Hierarchie. Grundidee der Arbeit im Team ist das Zusammenwirken ergänzender Fähigkeiten und Fertigkeiten der Teammitglieder, um ein Ergebnis zu erreichen, das für jedes einzelne Teammitglied allein nicht leistbar gewesen wäre. ein und alles deutete auf einen reibungslosen Übergang hin. Diese Annahme entpuppte sich aber schon bei der ersten OrganisationOrganisationDer Begriff "Organisation" wird in drei, eng miteinander verknüpften Bedeutungen verwendet: Organisation als System Die Aufgabe, innerhalb des Systems Prozesse und Strukturen zu gestalten. Die Struktur eines solchen Systems einer Konferenz als folgenschwerer Trugschluss. Was niemand bedacht hatte: Der ausgeschiedene Mitarbeiter hatte nicht nur allgemeines Know-how mitgenommen, sondern auch wertvolles, implizites Wissen und Erfahrungen, die für die zügige Abwicklung eines Projekts wesentlich waren. Die neue Mitarbeiterin verfügte zwar über Know-how, konnte Budgetansätze, Stichwortprotokolle von Sitzungen, den Projektstrukturplan und Ablaufpläne heranziehen. Andere wichtige Informationen waren aber nirgends gespeichert. So wusste sie z.B. nicht, wen sie ansprechen musste, wenn der Schlüssel für den Technikraum am Veranstaltungsraum nicht dort lag, wo er liegen sollte. Und als sich herausstellte, dass die aktuellen für Einbauten berechneten Flächen nicht den Planungen aus dem Vorjahr entsprachen, brauchte sie zwei Wochen, um diese Unterschiede zu klären. Mühsam musste die neue Kollegin in der Praxis erlernen und erfahren, was eigentlich Wissen des Unternehmens sein sollte. Der Planungsaufwand für die Organisation der Konferenz verdoppelte sich und der Übergabetermin konnte nur mit einer anstrengenden und teuren Nachtschicht gehalten werden.

Um diesem ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). in Zukunft vorzubeugen, musste sichergestellt werden, dass Wissen, das für das Unternehmen essentiell war, auch bei einem Mitarbeiterwechsel im Unternehmen verblieb. Wissen bildet die zentrale Entscheidungsgrundlage unternehmerischen Handelns. Die Erfahrung von Mitarbeitern ist personalisiertes Wissen, auf das nur die betreffende Person Zugriff hat. Möchte das Unternehmen diesen Schatz heben, muss es ihm gelingen, das personalisierte Wissen zu entpersonalisieren und allgemein zugänglich zu machen.

Sackgasse Berichtswesen

Als kleines Unternehmen verfügte unsere Veranstaltungsagentur weder über ein Instrumentarium noch über ausreichend Zeit oder Ressourcen, um im schnelllebigen Veranstaltungsmanagement die erfolgsentscheidenden Informationen zu sammeln, zu verdichten und weiterzuleiten.

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