Kern des Logical Framework Approach ist die Logical Framework Matrix, kurz LogFrame. Der LogFrame ist eine 4×4 Matrix, mit der systematisch Projektelemente miteinander abgestimmt und auf Konsistenz geprüft werden (Tabelle 1). Die Zeilen des LogFrames beschreiben von oben nach unten die vier Stufen der Zielhierarchie eines Projekts:

• Gesamtziel (Impact): Welcher neue Zustand soll nach Durchführung des Projekts erreicht sein? Welchen Effekt hat der Outcome des Projekts?
• Zweck und Absicht (Outcome): Wozu wird das Projekt durchgeführt? Was bewirken die Ergebnisse?
• Ergebnisse (Output): Welches sind die messbaren Ergebnisse bzw. Liefergegenstände (Deliverables)?
• Aktivitäten: Welches sind die für die Lieferung der Ergebnisse notwendigen Aktivitäten (Vorgänge)?

Von unten nach oben gelesen beschreiben die Zeilen somit die zielgerichtete Durchführung des Projekts: Aktivitäten bringen Ergebnisse (Output) hervor, die einem bestimmten Zweck dienen (Outcome), der auf ein übergreifendes Ziel einzahlt (Impact).

Diese Zielhierarchie wird unter vier Aspekten genauer betrachtet, diese bilden die Spalten des LogFrames (Tabelle 1):

• Beschreibung: Was ist genau zu erreichen?
• Indikatoren für den Erfolg: Woran wird der Erfolg des beschriebenen Elements gemessen? Welche Messgröße ist dafür geeignet?
• Mittel und Quellen zur Prüfung: Wie wird der Erfolg objektiv gemessen? Was ist dazu erforderlich?
• Annahmen und Risiken: Welche Annahmen liegen dem Projekt zugrunde (positiver Aspekt)? Welche Risiken können eintreten, wenn sich diese Annahmen nicht als richtig erweisen (negativer Aspekt)?

Die in Tabelle 1 beschriebenen Elemente der Matrix werden nacheinander in der in Bild 1 dargestellten Reihenfolgen ermittelt und dokumentiert: Ausgangspunkt bildet die vom Groben ins Feine detaillierte Zielhierarchie (Bild 1, Schritte 1 bis 4). Anschließend werden bottom-up von den Ergebnissen bis zum Gesamtziel die Annahmen für das Gelingen bzw. die Risiken ermittelt (Bild 1, Schritte 5 bis 7). Für die oberste Zeile entfällt dieser Schritt, da mit dem Erreichen des Gesamtziels der LogFrame abgeschlossen ist. Abschließend werden von oben nach unten die Indikatoren definiert, die den Erfolg der jeweiligen Zielebene überprüfbar bestätigen und auf welche Weise sie ermittelt werden (Bild 1, Schritte 8 bis 13. Für die Aktivitäten ist dies innerhalb des LogFrames optional, da diese meist im Rahmen der Projektsteuerung überwacht werden.

Diese Methodenbeschreibung geht davon aus, dass der LogFrame von einem Team erstellt wird und konzentriert sich auf seine Erstellung. Moderationsaspekte, wie Begrüßung, Vorstellung der Teilnehmenden, Erläuterung der Vorgehensweise und Abschluss, werden nicht beschrieben. Für die Durchführung dieser Schritte können Sie die Methodenbeschreibung "Workshop" verwenden.

Beispiel Qualitätsinitiative bei einem Internetdienstleister

Die Agile World AG möchte die Qualität ihrer Projekte steigern. Dabei ist die Kompetenz der Projektleiter:innen ein Schlüsselfaktor. Um deren Qualifikation up-to-date zu halten, wurde eine Projektleitercommunity eingerichtet. Diese dient dem kollegialen Austausch, der internen Weiterbildung und der Weitergabe von Best Practices für die kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagements im Unternehmen.

Diese Projektleitercommunity trifft sich einmal im Jahr zu einer Veranstaltung unter dem Titel "PM Community World". Verantwortlich für diese Veranstaltung ist die Leiterin des PMO, Veronika Weidner. Die Veranstaltung wird als Projekt geplant und durchgeführt; Projektleiter ist Kevin Müller. Er wird bei der Durchführung durch die Eventagentur Top Events unterstützt.

Kevin hat die wichtigsten Stakeholder:innen zu einem von ihm moderierten Workshop eingeladen, um gemeinsam den LogFrame zu erstellen. Neben der Leiterin des PMO und dem Projektteam sind noch drei ausgewählte Projektleiter:innen anwesend. Kevin hat eine LogFrame-Vorlage in Excel erstellt, die er an die Wand des Besprechungsraums projiziert.

Schritt 1: Beschreiben Sie die Zielhierarchie top-down!

Die erste Spalte der Matrix bildet die Zielhierarchie ab. Diese wird durch eine Top-down-Vorgehensweise erstellt. Erarbeiten Sie mit den Teilnehmenden nacheinander den Inhalt der folgenden Elemente und tragen Sie die Ergebnisse in die Vorlage des LogFrame ein.

• Gesamtziel
• Zweck und Absicht
• Ergebnisse
• Aktivitäten

Um die Zielsetzung gemeinsam zu definieren, können Sie vielfältige Methoden einsetzen. Je nach Umfeld und Aufgabenstellung können Sie z.B. mit folgenden Methoden arbeiten: Business Case, Business Model Canvas, Zielbaum, Voraussetzungsbaum, Zukunftsbaum, What I Need From You (WINFY) – Liberating Structures, SMART-Methode.

Beispiel: Wir wollen erfolgreiche Projekte – aber wie?

Kevin Müller hat die Teilnehmenden des Workshops nacheinander nach dem Gesamtziel, dem Zweck und der Absicht, den Ergebnissen und den Aktivitäten befragt und deren Antworten in die erste Spalte des LogFrame eingetragen (Tabelle 2).