Ergebnisse einer Befragung

Was macht Einführungsprojekte von Standardsoftware erfolgreich? Antworten aus Auftragnehmersicht

Auf was sollen Kunde und Auftragnehmer achten, damit ein externes Software-Einführungsprojekt ein Erfolg wird? Dr. Christoph Zahrnt ging dieser Frage nach und befragte insgesamt mehr als 200 Personen - vorwiegend Projektmitarbeiter von Auftragnehmern - nach deren Erfahrungen. Ziel war zum einen, die Erfolgsfaktoren aus Auftragnehmersicht zu ermitteln, zum anderen herauszufinden, wer letztendlich die Verantwortung für deren Umsetzung trägt. Der Beitrag stellt die Ergebnisse der Befragung vor.
Ergebnisse einer Befragung

Was macht Einführungsprojekte von Standardsoftware erfolgreich? Antworten aus Auftragnehmersicht

Auf was sollen Kunde und Auftragnehmer achten, damit ein externes Software-Einführungsprojekt ein Erfolg wird? Dr. Christoph Zahrnt ging dieser Frage nach und befragte insgesamt mehr als 200 Personen - vorwiegend Projektmitarbeiter von Auftragnehmern - nach deren Erfahrungen. Ziel war zum einen, die Erfolgsfaktoren aus Auftragnehmersicht zu ermitteln, zum anderen herauszufinden, wer letztendlich die Verantwortung für deren Umsetzung trägt. Der Beitrag stellt die Ergebnisse der Befragung vor.

Als Rechtsberater habe ich immer wieder mit IT-Projekten zu tun, die in Schieflage geraten oder sogar gescheitert sind. Um Klarheit zu erhalten, welche Ursachen dafür verantwortlich sind, habe ich vor einiger Zeit Seminarteilnehmer zu diesem Punkt befragt (siehe "Woran IT-Projekte scheitern – und was man dagegen tun kann", Ausgabe 15/2005). Daraufhin stellte sich mir die Frage, was ich als Berater primär der Auftragnehmerseite vorbeugend empfehlen könnte, was also aus "Erfolgsfaktoren" für IT-Projekte sind. Dabei interessierten mich insbesondere Projekte zur Einführung von Standardsoftware.

Bisherige Untersuchungen über Erfolgsfaktoren im Bereich der IT lieferten keine ergiebigen Informationen für meine Fragestellung: Sie beziehen sich vor allem auf die Seite des Anwenders (d.h. des Auftraggebers) und dessen interne Projekte. Außerdem beruhen sie weitgehend auf Befragungen, bei denen die möglichen Antworten bereits vorgegeben waren (Fragebögen zum Ankreuzen). Informationen darüber, welche Faktoren überhaupt eine Rolle spielen, lassen sich daraus nicht ableiten.

Ich habe deswegen mehr als 200 Teilnehmer von Seminaren – speziell solche für Auftragnehmer – nach deren Erfahrungen gefragt. Ziel war zum einen, die Erfolgsfaktoren aus Auftragnehmersicht zu ermitteln und zum anderen herauszufinden, wer (aus Auftragnehmersicht) für die Umsetzung dieser Erfolgsfaktoren verantwortlich ist. Befragt wurden in der Mehrzahl Projektmitarbeiter, aber auch Vertriebsmitarbeiter sowie Mitarbeiter, die sich keiner der beiden Kategorien zuordnen lassen.

Die Befragung erfolgte im ersten Schritt unstrukturiert, um die möglichen Ergebnisse nicht durch vorgegebene Antworten einzuschränken. Die Teilnehmer sollten dazu (entweder einzeln oder zu zweit) jeweils drei Faktoren nennen, die ihnen für den Projekterfolg wichtig erschienen. Im anschließenden Gespräch wurden die Antworten dann auf eine einheitliche Ebene gebracht, indem die Befragten sie vorgegebenen Aspekten zuordneten. Lautete die Antwort z.B. "Alles präzise regeln", wurde der Teilnehmer gebeten, den wichtigsten Aspekt zu nennen: Anforderungen oder Leistungsumfang oder Termin oder Vergütung?

Die Erfolgsfaktoren

Die Befragung führte zu insgesamt 400 Nennungen. Die Teilnehmer ordneten ihre Nennungen entweder einer der drei Projektphasen Akquisition, Kick-off-Phase und Durchführung, oder dem übergreifenden Handlungsrahmen zu (Bild 1). Bei letzterem geht es darum, welche allgemeinen Bedingungen das Management des Auftragnehmers für die Durchführung von Projekten schafft; z.B. welche Projektrichtlinien es vorgibt. Weiterhin legten die Teilnehmer fest, welcher Vertragspartner letztendlich dafür zuständig ist, den Erfolg zu bewirken. Es ging also nicht (nur) darum, wer prinzipiell für eine Aufgabe zuständig ist – wie beispielsweise der Kunde dafür, seine Anforderungen vorab zu definieren – sondern darum, wer dafür letztlich in der Praxis dafür sorgen muss, dass dies tatsächlich geschieht.

Bild 1: Zuordnung der genannten Erfolgsfaktoren zu Projektphasen.

Akquisitionsphase

Auf die Akquisitionsphase bezogen sich 213, also ca. 53% der Nennungen. Bild 2 zeigt die Verteilung auf die verschiedenen Aspekte und die Zuständigkeiten. Nennungen zu Ziel und Aufgabenstellung wurden dabei zusammengefasst, da der Begriff "Ziel" in der Praxis unklar verwendet wird: Manche sehen als Ziel die Erfüllung der Aufgabenstellung an, manche das, was der Kunde mit dem Ergebnis bezweckt.

Neben dem Aspekt Ziel/Aufgabenstellung haben die Teilnehmer auch den Aspekt "Bestimmung des Leistungsumfangs“ zur Reibungsminimierung fast ebenso häufig als Erfolgsfaktor benannt wie die Klärung der Ziele/Aufgabenstellung. Es scheint für den Projekterfolg also sehr wichtig zu sein, dass der Auftragnehmer angibt, wie viel er leisten wird.

Die beiden Aspekte "Aufwand/Vergütung" und "Termine" treten dem gegenüber stark zurück. Dass die Klärung der Termine nicht so häufig als Erfolgsfaktor genannt wurde, dürfte daran liegen, dass feste Termine nicht so häufig vereinbart werden bzw. dass die Termineinhaltung aus Sicht der Vertragspartner erst während der Projektdurchführung problematisch wird.

Bild 2: Erfolgsfaktoren in der Akquisitionsphase und die Verteilung auf verschiedene Themen.

Für die Formulierung der für die Akquisitionsphase wichtigen Aspekte im Vertrag – und damit für die ge-nannten Erfolgsfaktoren – ist die jeweilige Fachseite beider Vertragspartner zuständig. Juristische Unterstützung ist dabei nicht erforderlich; sie kann folglich in dieser Phase nur wenig zum Gelingen eines Projekts beitragen. (Allerdings haben die befragten Mitarbeiter der Auftragnehmerseite Musterangebote und allgemeine Vertragsbedingungen zur Verfügung.) Das entspricht auch meinen Erfahrungen: Wenn ich beispielsweise den Auftrag erhalte, ein Angebot zu kontrollieren, fühle ich mich weniger als Rechtsberater, sondern mehr wie "eine Art Oberlehrer", der auf unklare, falsche oder widersprüchliche Formulierungen hinweist und sie verbessert.

Rechtliche Aspekte wurden nur zehnmal als Erfolgsfaktoren genannt. Dabei wurden nur zweimal rechtliche Regelungen genannt, nämlich dass es helfen würde, die Haftung bzw. Mängelklassen zu definieren.

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