Web-2.0-Instrumente wie z.B. Wikis, Blogs oder Online-Befragungen kommen auch im Projektmanagement immer häufiger zum Einsatz. Allerdings gibt es bisher nur wenige Erkenntnisse darüber, ob und wie diese Instrumente die Abwicklung von Projekten tatsächlich unterstützen können. Dies zeigt eine Bestandsaufnahme bereits durchgeführter Untersuchungen: Viele Studien beschränken sich entweder auf Analysen des Einsatzes sozialer Software im gesamten Unternehmen ("Enterprise 2.0") oder auf den Einsatz in einzelnen Bereichen, z.B. im Marketing oder Wissensmanagement.

Aus diesem Grund führte 2010 der Lehrstuhl für Organisation am Betriebswirtschaftlichen Institut der Universität Stuttgart gemeinsam mit der Know How! AG und der centrestage GmbH eine Online-Befragung durch, deren Ergebnisse dieser Beitrag vorstellt. Die Befragung baut auf den Ergebnissen einer ersten Erhebung aus dem Jahr 2008 auf und sollte klären, inwieweit Web-basierte Instrumente aktuell in Projekten zum Einsatz kommen und wie erfolgreich diese Medien die Umsetzung von Projekten unterstützen können. Der Beitrag richtet sich an Projektleiter, Führungskräfte und Fachexperten aus den Bereichen Projektmanagement und Neue Medien, die vor dem Hintergrund eines steigenden Effektivitäts- und Effizienzdrucks erfahren, welche Potenziale die Web 2.0-Instrumente zur Unterstützung der Projektarbeit bieten.

Was sind Web-2.0-Instrumente?

Der Begriff Web 2.0 fasst verschiedene Internetanwendungen und -technologien zusammen, bei denen der Anwender nicht auf den reinen Konsum von Hypertext-Inhalten (Web 1.0) beschränkt ist. Die Nutzer haben vielmehr die Möglichkeit, Inhalte (z.B. Text, Bilder oder Videos) selbst online zu stellen und zu editieren. Die einfache Bedienung – ohne erforderliche Programmier- oder Beschreibungssprachenkenntnisse – fördert dabei einen interaktiv-sozialen Austausch unter den Nutzern ("Mitmach-Web"). Zu den etablierten Web 2.0-Instrumenten zählen:

Onlinebefragungen (z.B. Doodle, PollPub.com), die z.B. eine effiziente Terminabstimmung und eine zeitnahe Erhebung von Meinungs- bzw. Stimmungsbildern im Projektumfeld sowie innerhalb des Projektteams erlauben.

Weblogs stellen Inhalte (Text, Bilder, Animationen, Videos etc.) in Form eines Logbuchs in chronologischer Abfolge dar. Diese Inhalte können von Lesern ergänzt und kommentiert werden. Im Rahmen der Projektarbeit können Weblogs z.B. eine räumlich verteile Zusammenarbeit, kollaborative Problemlösungen sowie eine dezentral organisierte Projektdokumentation unterstützen.

Wikis (z.B. Wikipedia, LinuxWiki, JuraWiki) erlauben eine kollaborative Erstellung, Bearbeitung und Sammlung von Inhalten und Wissen. Im Gegensatz zu Weblogs, die Einzelmeinungen abbilden, erlauben es Wikis durch gemeinschaftliche Verbesserungsprozesse der Nutzer ("Wisdom of Crowds"), kollektives Wissen zu speichern. Wikis eignen sich in der Projektarbeit z.B. dazu, eine gemeinsame Wissensbasis zu erzeugen, die auch für Folgeprojekte genutzt werden kann.

Bei Online Communities, sozialen Netzwerken und Innovationsplattformen (z.B. Facebook, Xing, Innocentive) steht insbesondere der Vernetzungsgedanke im Vordergrund. Solche Plattformen dienen der Herstellung und Pflege von Kontakten. In der Projektarbeit erlauben sie z.B. einen schnellen Zugriff auf das Wissen einer großen Zahl von Experten.

Business Chats (z.B. WebEx, Vivicom) unterstützen vor allem virtuelle Projekt-Meetings, indem sie u.a. webbasierte Videokonferenzen, Webpräsentation und eine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen. In der Projektarbeit erleichtern sie so Abstimmungsprozesse unter räumlich verteilten Projektteams und tragen zu einer effizienten gemeinsamen Problemlösung bei.

Bei Webcasts handelt es sich um eine Serie von Beiträgen (Audio- oder Video-Dateien) im Internet, die sich "on-demand" konsumieren lassen. Im Projektmanagement dient die Bereitstellung von Audio- oder Video-Material z.B. der Information und Qualifikation der Projektbeteiligten (Information über Ziele der Projektarbeit oder Qualifikation durch neues Fachwissen etc.).

Webinare sind Seminare, die im Internet gehalten werden. Im Gegensatz zu Webcasts, die eine Informationsübertragung vor allem in eine Richtung erlauben, sind Webinare interaktiver, unterstützen also eine zweiseitige Kommunikation (etwa "via VoIP" ). Anders als bei Business-Chats steht bei Webinaren die Lernperspektive im Mittelpunkt. Da Webinare eine nahezu unbegrenzte Teilnehmerzahl ermöglichen, eignen sie sich z.B. für die Qualifizierung von Projektmitarbeitern auf breiter Basis.