Strukturierter Systemwechsel

Wie Sie PM-Tools effizient auswählen und die Akzeptanz der Anwender sicherstellen

Für die strukturierte Auswahl eines geeigneten PM-Tools stellt Michael Eichten Projekt- bzw. PMO-Leitern ein fünfstufiges Auswahl-Verfahren vor. Der Autor erläutert zudem die Zusammensetzung des Toolauswahl-Teams und erklärt, welche Stakeholder dieses in die Entscheidungsprozesse einbinden sollte, damit das ausgewählte PM-System später die gewünschte breite Akzeptanz im Unternehmen findet.

Ein Projektmanagement-Tool durch ein anderes zu ersetzen, stellt eine große Herausforderung dar. Zu Beginn dieses Prozesses steht zunächst die Auswahl eines geeigneten Tools an, die gründlich und dennoch effizient vorgenommen werden sollte.

In diesem Artikel legen wir den Fokus auf das Vorgehen zur Auswahl eines PM-Tools. Wir haben mit diesem Vorgehen sehr gute Erfahrungen gemacht. Ich habe die Voruntersuchung und die Einführung durchgeführt und möchte Projektleiter, die mit der Durchführung der Auswahl eines PM-Tools beauftragt werden, bzw. PMO-Leitern, die einen Systemwechsel planen, hiermit unterstützen.

Kein Start "auf der grünen Wiese"

Die DEVK Versicherungen nutzen bereits seit 1998 ein Tool zur Unterstützung des Projekt- und Portfoliomanagement. Somit war die Auswahl eines PM-Tools im Jahre 2012 kein Start "auf der grünen Wiese". Seit 2008 ist die Abteilung Projekt Portfoliomanagement (nachfolgend PPM) für das System zuständig. Dies wird für die Planung und Steuerung von Projekten und Maßnahmen genutzt. Nutzergruppen sind Projektleiter, Planungsverantwortliche in der Linie (Fachbereich und IT), Staffing-Manager, Ist-Aufwandserfasser und die entsprechenden Berichtsempfänger. Aktuell greifen neben der Abteilung Projektportfoliomanagement, die aus neun Mitarbeitern besteht, knapp 1.000 Ist-Aufwandserfasser und ca. 100 Planungsverantwortliche, d.h. Großprojektleiter, Projektleiter, Planungsverantwortliche in der Linie, auf das neue PM-Tool zu.

Das bedeutet, dass 40 Projekte, 40 Großmaßnahmen (kleinere Projekte) und ca. 400 Kleinmaßnahmen aus dem Fach- und IT-Bereich damit gesteuert werden.

Warum der Wechsel

Ein Systemwechsel ist keine einfache Entscheidung. Die Gründe für den Wechsel waren vielfältig:

  • Auslaufen des Wartungsvertrags: Einerseits lief für das im Einsatz befindliche PM-Tool der Wartungsvertrag aus, d.h. das System wurde vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt und er hatte bereits angekündigt, dass in absehbarer Zeit auch kein Support mehr zur Verfügung stehen würde.
  • Mangelhafte Usability: Darüber hinaus gab es Projektleiter, welche bemängelten, dass die komplexen
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