Mit der Einstellung des Dienstes Project Online zum 30. September 2026 ist kein Zugriff auf gespeicherte Daten mehr möglich. Nutzer:innen von Project Online müssen sich überlegen, wie es weitergehen soll, ob Planner Premium für die Weiterführung des Projektportfolios eine geeignete Lösung ist und welche Ergänzungen oder Alternativen es gibt.

Warum Nutzende von Microsoft Project Online jetzt handeln müssen

Was war gut – was nicht?

MS Project war schon ohne Server sehr erfolgreich und der De-facto-Standard für dateibasiertes Projektmanagement. Mit Project Server und später Project Online ließen sich die Pläne an einem Ort speichern, es gab einen gemeinsamen Pool für die Ressourcenplanung, und Felder konnten systemweit definiert sowie Zugriffe flexibel gesteuert werden. Für Projektleitungen war diese Kombination besonders komfortabel, da es ihnen wie bei Excel möglich war, ihre Pläne zu erstellen und zu verfolgen. Das PMO konnte so den Überblick über alle Projekte behalten und Standards einheitlich umsetzen.

Es gab aber auch Grenzen, u.a. bei der Benutzerfreundlichkeit der Project Web App, also der Weboberfläche von Project Server bzw. Project Online. Zudem mussten alle Projekte mit dem leistungsfähigen – aber auch zu einem gewissen Grad komplexen – MS Project geplant werden, damit die zentralen Funktionen vom Server genutzt werden konnten. Die Ressourcenplanung auf Vorgangsebene war kompliziert. Das Programm- und Portfoliomanagement begrenzte sich auf Felder auf Projektebene, Workflows waren sperrig zu warten, und auch die Szenarioplanung hatte durchaus noch Entwicklungspotenzial.

Was ist das Ziel?

Für aktuelle Nutzer:innen von Project Online stellt sich also nun die Frage: Was tun und mit welchem Ziel?

Zunächst einmal muss der Status quo abgesichert sein. Zudem muss gewährleistet sein, dass die Daten übernommen und nahtlos integriert werden können. Hinzu kommen weitere Kriterien wie Zukunftsfähigkeit, Konformität mit der IT-Strategie und einfache Bedienbarkeit.

Microsoft Planner als geeigneter Ersatz für MS Project?

Ist nun der von Microsoft als Nachfolger empfohlene Microsoft Planner ein geeigneter Ersatz für Project Online?

Nun, es kommt darauf an. Wie eingangs erwähnt, mussten alle Projekte mit MS Project geplant werden, um von den Vorteilen von Project Online zu profitieren. Doch Projekt ist nicht gleich Projekt –  sie unterscheiden sich in Größe, Methodik und Steuerung:

• Große Engineering-Projekte, Bauprojekte und andere große technische Projekte mit festen Terminen werden meist von erfahrenen Projektleitungen geführt (Professional Project Manager/PPM).
• Weniger komplexe Projekte werden oftmals von Fachexperten gesteuert, auch ohne formale PM-Rolle (Unofficial Project Manager/UPM).
• In agilen Entwicklungsteams sind die Rollen in der Regel besetzt mit klaren Jobtiteln wie Scrum Master, Product Owner oder Release Train Engineer (Agile Professional/AP).
• Kleinere Teams arbeiten oft informeller und nutzen einfache Methoden und Tools wie Kanban (Pragmatic Agilist/PA).
• Und letztlich gibt es unendliche viele Mischformen (Hybrid Project Manager/HPM).

Planner-Basispläne

Planner-Basispläne, also die für Microsoft-365-User kostenlose Pläne, die im Wesentlichen ein Kanban Board darstellen, liefern die unbedingt nötigen Funktionen für UPMs, PAs und bei überschaubaren Projekten auch für HPMs. Für PPMs kann Planner ergänzend zur Terminplanung als Offene-Punkte-Liste hilfreich sein.

Planner-Premiumpläne

Für größere Projekte, die eine Terminplanung erfordern, bieten die Premiumpläne zudem ein einfaches Gantt-Diagramm mit ähnlicher Logik wie MS Project, jedoch mit stark reduzierter Oberfläche. Für UPMs kann das der entscheidende Vorteil sein, für PPMs hingegen eher nicht. Für APs können sie hilfreich sein, um eine Terminplanung auf hoher Flugebene zu kommunizieren, für das eigentlich agile Vorgehen eignet sich das jedoch nicht.

Was bietet Planner Premium – und für wen lohnt er sich?

Was können Planner-Premiumpläne nun im Detail, was ist gut und wo liegen die Grenzen?