Fixtermin, Festpreis aber kein Lastenheft

"Work-to-Budget" – den Leistungsumfang nach dem Kundennutzen steuern

Verbindlicher Fixtermin und Festpreis – aber keine ausreichende Spezifikation: Das ist für jeden Auftragnehmer ein Schreckensszenario. Matthias Eberspächer und Ralf Neubauer haben für diese immer wieder anzutreffende Situation in Software-Entwicklungsprojekten eine pragmatische Herangehensweise entwickelt, die sie "Work-to-Budget" nennen: Zusammen mit dem Auftraggeber identifizieren sie die zentralen Business-Ziele des Projekts und legen die Toleranzen für die Abnahmekriterien fest. Auf dieser Basis steuern sie den Leistungsumfang und maximieren – innerhalb des gesetzten Rahmens – den Kundennutzen. Wie dies funktioniert, schildern sie an einem Beispiel aus ihrer Praxiserfahrung.

Ein häufig anzutreffendes Dilemma bei Software-Entwicklungsprojekten besteht darin, dass der Auftraggeber einerseits keine exakte Spezifikation vorlegen kann, andererseits aber das Projekt zum Festpreis durchführen will. Verschärfend kann ein verbindlicher Liefertermin hinzukommen, der aufgrund externer Randbedingungen unumstößlich feststeht.

In den letzten Jahren haben wir als Projektleiter von Software-Entwicklungsprojekten unterschiedlicher Größe im Automotive-Umfeld immer wieder nach neuen Ansätzen und Wegen gesucht, die Termin- und Budgettreue in unseren Projekten zu steigern und gleichzeitig den Kundennutzen zu erhöhen. Die Methoden und Werkzeuge, die wir in den von uns durchgeführten Projekten als Best Practices identifizierten, haben wir unter dem Schlagwort "Work-to-Budget" gesammelt und aufbereitet.

Alle unsere Work-to-Budget-Methoden und -Werkzeugen konzentrieren sich darauf, den Kundennutzen möglichst effizient zu realisieren. Hierzu müssen zum einen die zentralen Business-Ziele möglichst frühzeitig identifiziert werden. Zum anderen sind alle Tätigkeiten im Projekt konsequent auf diese Business-Ziele und somit auf die Wertschöpfung auszurichten. Insofern steht unser Ansatz in enger Verbindung zum "Value-Driven Project Management" von Kerzner (vgl. Angermeier, 2010), der Wertanalyse (Value Management, vgl. Mathoi, 2007) und der Business-Case-Orientierung der Projektmanagementmethode PRINCE2 (vgl. Rother, 2007).

In diesem Artikel stellen wir anhand eines Projektbeispiels vor, wie wir "Work-to-Budget" in der Praxis anwenden, und bewerten die wichtigsten Erfolgsfaktoren bei diesem Projekt, das besonders große Herausforderungen hinsichtlich Termintreue und Budgeteinhaltung stellte.

Ein IT-Projektbeispiel

In unserem Projektbeispiel ging es um die Neu-Entwicklung eines zum Ausschreibungszeitpunkt nur sehr ungenau spezifizierten Datenbank-Frontends. Über dieses Frontend sollte eine bestehende Datenbank für das Supply-Chain-Management eines Automobilherstellers gepflegt und ausgewertet werden.

Für die Realisierung einer funktionsfähigen ersten Leistungsstufe blieben aufgrund eines wichtigen und nicht verschiebbaren Business-Termins (Start of Production einer neuen Produktlinie, die mit der neuen Anwendung begleitet werden sollte) nur drei Monate Zeit. Einerseits wünschte sich der Kunde einen Werkvertrag, um uns als Lieferanten bei der Einhaltung des Zieltermins und des Budgets

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