Von der Kunst, in Time & Budget den maximalen Nutzen zu schaffen

Agile Festpreisprojekte in der Praxis

Teil 2:
Methoden im agilen Festpreisprojekt

Wie wird aus einer groben Anforderung ein konkretes Bündel an Arbeitspaketen? Wie berücksichtigt man Kosten, Nutzen, Komplexität und Mehrwert beim Endkunden in diesem Prozess? Tassilo Kubitz setzt für genau diese Fragestellungen auf Impact Mapping, Story Mapping, die T-Shirt sowie Dreipunkt-Schätzmethode. Wie er in der Praxis vorgeht und wie die Methoden in agilen Festpreisprojekten eingesetzt werden, erklärt er im abschließenden Teil des Zweiteilers.

Management Summary

Von der Kunst, in Time & Budget den maximalen Nutzen zu schaffen

Agile Festpreisprojekte in der Praxis

Teil 2:
Methoden im agilen Festpreisprojekt

Wie wird aus einer groben Anforderung ein konkretes Bündel an Arbeitspaketen? Wie berücksichtigt man Kosten, Nutzen, Komplexität und Mehrwert beim Endkunden in diesem Prozess? Tassilo Kubitz setzt für genau diese Fragestellungen auf Impact Mapping, Story Mapping, die T-Shirt sowie Dreipunkt-Schätzmethode. Wie er in der Praxis vorgeht und wie die Methoden in agilen Festpreisprojekten eingesetzt werden, erklärt er im abschließenden Teil des Zweiteilers.

Management Summary

Sie haben ein Projekt, das Sie innerhalb eines bestimmten Zeit- und Budgetrahmens fertig stellen müssen? Gleichzeitig erfordern sich ändernde Prioritäten oder Anforderungen Flexibilität. Dann könnte für Sie das Vorgehen eines agilen Festpreis-Projekts passen. Wie Sie dazu vorgehen, habe ich im ersten Teil dieses Zweiteilers beschrieben. Welche Methoden Sie einsetzen können, um die Anforderungen zu strukturieren und Kosten, Nutzen sowie Komplexität zu schätzen, stelle ich Ihnen in diesem zweiten und abschließenden Teil vor. Tabelle 1 zeigt die dabei eingesetzten Methoden im Überblick.

Tabelle 1: Überblick über bewährte Methoden im agilen Festpreis-Projekt
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Mit einem Baum Anforderungen in eine Impact Map und Story Maps strukturieren

Wie bringt man Anforderungen mit dem größten Mehrwert bei festgelegtem Budget in die richtige Reihenfolge zur Abarbeitung? Ich benutze dazu die Methoden Impact Mapping und Story Mapping. Die Methoden habe ich während eines Software-Entwicklungsprojekts kennengelernt, bei dem heterogene Anforderungen an mich herangetragen wurden.

Der Auftraggeber gab mir eine Excel-Liste mit 25 Einträgen. Darunter befanden sich Anforderungen, wie "Wartungsplaner" neben der Anforderung "Erweiterung eines Formulars um 4 Felder". Die Anforderungen unterschieden sich in Umfang und Komplexität deutlich. Ich suchte daher nach Methoden, mit denen ich die Anforderungen "kleinschneiden" sowie ihren Nutzen und ihre Kosten möglichst präzise schätzen konnte.

Vom Stamm bis zu den Blättern – wie aus einer allgemeinen Anforderung ein Lösungsvorschlag mit User Storys wird

Ich stieß damals auf den Artikel "Modernes Requirements Management, Von der Impact Map zu User-Storys“ von Dr. Monika Schubert (Schubert, 2016). Der Artikel inspirierte mich, die Anforderungen entlang eines Baumstammes mit Ästen, Zweigen und schließlich Blättern anzuordnen und einzusortieren (Bild 1): Dabei entspricht der Baumstamm dem Gesamtvorhaben (Impact Map), aus dem sich mehrere Äste (Story Maps) ausbilden, die sich weiter verzweigen. An deren Enden hängen Blätter (User Storys).

Bild 1: Ein Baum als Sinnbild für Impact Map (Baumstamm), Story Map (dicke Äste) und User Storys. Die User Storys als Blätter liegen hier noch ungeordnet am Boden.

Bild 1: Ein Baum als Sinnbild für Impact Map (Baumstamm), Story Map (dicke Äste) und User Storys. Die User Storys als Blätter liegen hier noch ungeordnet am Boden.

Mit Hilfe der Struktur eines Baums lassen sich Zusammenhänge und Abhängigkeiten darstellen und damit auch besser zu einem größeren Feature zusammenfassen. Das erleichtert die Bewertung des Nutzens und zeigt auf, wo noch etwas, z.B. eine User Story, fehlt.

Impact Mapping: Den Kern einer Anforderung ermitteln

Projektbeispiel: Die Ausfallzeit der Maschinen um 10% reduzieren

In meinem Projekt fehlten mir zur Anforderung "Wartungsplaner" zahlreiche User Storys. Ich begann mir deshalb nach Schuberts Empfehlung nacheinander die folgenden vier Fragen zu stellen:

  • Starte mit dem eigentlichen Warum? Was soll erreicht werden? Und zwar auf Basis einer Formulierung des Geschäftsnutzens. Der Wartungsplaner hat keinen offensichtlichen Geschäftsnutzen. Aber wofür braucht man ihn dann? Die Antwort nach vielen Gesprächen mit meinem Auftraggeber war: "Reduzierung der Ausfallzeit der Maschinen um 10%“
  • Wer kann mir dabei helfen, das "Warum" zu erreichen? Die Antwort war in unserem Falle naheliegend eine Person mit der Rolle "Maschinen-Manager". Wir fanden aber noch eine weitere Rolle: Den Service-Techniker des Herstellers. Wichtig ist beim Impact Mapping eine scharfe Trennung der einzelnen Rollen. Denn ein Maschinen-Manager kann zur Reduzierung der Ausfallzeit ein anderes Tool benötigen als ein Service-Techniker. Bleiben wir aber in diesem Beispiel beim Vertiefen der Rolle "Maschinen-Manager".
  • Wie kann der Maschinen-Manager dazu beitragen, die Ausfallzeit zu reduzieren? Er führt regelmäßig proaktiv Wartungstätigkeiten an den Maschinen durch. Die regelmäßigen Wartungsarbeiten sind also das "Wie".
  • Was benötigt der Maschinen-Manager dafür, dass er regelmäßig die Wartungsarbeiten durchführt? Einen Wartungsplaner!
Bild 2: Zusammenspiel Impact Map, Story Maps und User Storys

Bild 2: Zusammenspiel Impact Map, Story Maps und User Storys

Bei der Anwendung der Methode Impact Map sollte man sich Zeit nehmen und möglichst viele Rollen (Wer?) und deren Einfluss/Impact (Wie?) auf das "Warum" ermitteln. Wenn Sie verschiedene Lösungen (Was?) entwickelt haben, können Sie diese mit Prioritäten versehen. Sie priorisieren nach dem maximalen Einfluss/Impact: Welches "Was" trägt am stärksten dazu bei, das "Warum" zu erzielen? Wo steckt der größte Nutzen? Mit dieser Lösung bzw. konkreten Anforderung sollten Sie anfangen. In meinem Beispiel identifizierten wir den "Wartungsplaner" als die Lösung, die den größten Beitrag zur Reduktion der Ausfallzeit leisten konnte.

Stellt man sich den Baum vor, so entsprach der Baumstamm dem Gesamtvorhaben "Reduzierung der Ausfallzeit um 10%". Vom Stamm des Baums entsprangen Äste, die Story Maps heißen. Sie stellen die verschiedenen Lösungswege für das Gesamtvorhaben dar. In meinem Projekt war ein tragender Ast der Wartungsplaner. Die User Storys beschreiben die einzelnen Funktionen des Wartungsplaners, wie z.B. eine Funktion zur Erfassung aller Maschinen oder Festlegung der Wartungsintervalle, Protokollierung der Wartungsarbeiten und Service-Protokoll der Maschinen. Sie können sich die User Storys als Blätter am Ast "Wartungsplaner" vorstellen.

Bild 3: Entwicklung von Impact Map zur User Story

Bild 3: Entwicklung von Impact Map zur User Story

Story Mapping: Dem Endkunden das Produkt verkaufen

Beim Story Mapping ist es hilfreich, sich in die Rolle eines Verkäufer zu versetzen, der dem Endkunden (hier Maschinen-Manager) das Produkt (hier Wartungsplaner) verkaufen möchte. Sicherlich plant der Maschinen-Manager den Prozess der Wartung bereits auf seine eigene Weise. Es ist daher notwendig, sich in dessen…

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Das Vorgehen im Überblick

Ihr Produkt muss zu einem fixen Zeitpunkt und gegebenen Budget fertig werden? Dennoch braucht der Auftraggeber Flexibilität? Autor Tassilo Kubitz erklärt anhand eines Praxisbeispiels, wie Sie die konträren Interessen mit einem agilen …

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