Kennen Sie das? Meetings, in denen Sie Ihre Themen nicht einbringen konnten? Meetings mit ausufernden Diskussionen, die nur wenige interessierten? Meetings mit Diskussionen, die eine oder zwei Personen dominierten? Sie wollen sich mit anderen so über ein Problem austauschen, wie Sie es in der Kaffeeküche tun, aber diese ist zu klein für mehrere Personen? Sie suchen Gleichgesinnte zum Austausch zu einem Thema und wissen nicht, wie Sie diese finden können? Oder haben Sie eine Idee, wollen dazu eine Initiative starten und suchen Unterstützer? Dann könnte "Lean Coffee" für Sie interessant sein.

So funktioniert Lean Coffee

Lean Coffee ist ein 2009 von den beiden Agilen Coachs Jim Benson und Jeremy Lightsmith entworfenes Format für ein freiwilliges Treffen ohne vorab definierte Agenda, zu dem jeder einfach mit einem Aushang zum Austausch über ein Thema einladen kann und bei dem die Teilnehmer zu Beginn die mit diesem Thema verbundenen Aspekte, die besprochen werden sollen, selbst bestimmen können.

Beispiel

Ein Mitarbeiter möchte, dass im Unternehmen ein sinnvoller Prozess für die Behandlung von Lessons learned etabliert wird und sucht Unterstützer für dieses Thema. Deshalb lädt er zu einem Lean Coffee ein. Die Teilnehmer bringen u.a. folgende Fragen mit: "Welchen qualitativen und quantitativen Nutzen können Lessons learned stiften?", "Wie kann ein solcher Lessons-learned-Prozess aussehen?", "Welche Tools eignen sich am besten für die Dokumentation von Lessons learned?", "Wie kann der neue Prozess kommuniziert werden, damit er Akzeptanz findet?"

Warum gaben die Erfinder der Methode den Namen "Lean Coffee"? Sie nannten sie

• Lean, weil sie den Prinzipien des Lean Thinking verpflichtet ist, d.h. dem Vermeiden von Verschwendung, dem Verstärken von Lernen aus bereits gemachten Erfahrungen, der Eigenverantwortung und dem Blick auf das große Ganze (Poppendieck & Poppendieck, 2003), und
• Coffee, weil eine lockere, informelle Atmosphäre wie in einem Coffee-Shop erreicht werden soll. Daher sind die Teilnehmer auch eingeladen, ihren Kaffee mitzubringen.

Bei einem Lean Coffee wird immer davon ausgegangen, dass die richtigen Leute anwesend sind, da nur diejenigen kommen, denen der angekündigte Gesprächsgegenstand wirklich wichtig ist.

Für Lean Coffee gibt es keine Zeitvorgaben oder -empfehlungen, üblich ist eine Dauer von 1 bis 1 ½ Stunden. Um möglichst viele Themen besprechen zu können, wird die Zeit pro Thema begrenzt (siehe Abschnitt "Feste Zeitvorgabe pro Thema“).

Einladung als Aushang in der Kaffeeküche

Wer ein Lean Coffee veranstalten will, hängt dazu einfach an verschiedenen Orten Einladungen aus. Diese geben Zeit und Ort sowie grob den zu besprechenden Themenkomplex an. Die Einladung verdeutlicht auch, dass es für das Treffen keine feste Agenda gibt, sondern die Fragen der Teilnehmer die Themen festlegen (Bild 1).

Bild 1: Beispiel für eine Einladung zu einem Lean-Coffee-Meeting als Jour fixe.

Da die Einladungen von möglichst vielen gelesen werden sollen, hängt man diese am besten an stark frequentierten Orten aus, z.B. in der Kaffeeküche bei der Kaffeemaschine, am Schwarzen Brett oder an Durchgangstüren in den Fluren (Bild 2). Im Gegensatz zu formellen Meetings erfolgen keine direkten persönlichen Einladungen, z.B. per E-Mail.