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Feb 2018
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

Vorsprung durch Technik gilt auch für die Kommunikation im Projekt

Jeder kennt die Situation: Die Deadline rückt näher, das Projekt muss fertig werden – es ist aber fast unmöglich, alle handelnden Personen an einen Tisch zu bekommen. In Gesprächen bestätigen uns Kunden und Experten, dass immer mehr Projekte an dieser Problematik scheitern. Beispielsweise erzählte kürzlich einer unserer Experten, dass ein Projekt fast wegen eines stornierten Flugs geplatzt wäre.

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Wir führen jedes Jahr mehrere hundert Projekte durch. Aus dieser Erfahrung heraus stellen wir fest, dass die Kommunikation unter den Projektteilnehmern immer umständlicher wird. Dies erhöht sich exponentiell aufgrund steigender technischer Komplexität, modernen Arbeitsmodellen wie Home-Office, aber auch durch die zunehmende Fragmentierung, beispielsweise durch die steigende Anzahl externer Experten.

Technische Lösungen schaffen Abhilfe

Wir empfehlen deshalb, die Technologien und Strukturen zur Kommunikation im Projekt weiterzuentwickeln. Von neuen Technologien wie der Cloud und Augmented Reality profitiert die Projektarbeit bereits seit einigen Jahren (deren Einsatz- und Funktionsweise erkläre ich in den verlinkten Beiträgen). Deshalb nur kurz; die Cloud ermöglicht die Eingliederung verschiedenster Experten, mit vollständig individualisierten Zugriffsrechten. Augmented Reality hingegen hilft hauptsächlich bei Bauprojekten bzw. in der Architektur durch standortunabhängige, visuelle Projektion von neuen Plänen und deren Umsetzung. Beide Technologien erleichtern die Projektarbeit, da das Arbeiten an jedem beliebigen Ort auf der Welt stattfinden kann.

Eine weitere Möglichkeit zur strukturellen Digitalisierung des Arbeitsalltags ist der digitale Assistent. Zwar ist die Technologie bereits in vielen Wohnzimmern weltweit vertreten, im Büro ist sie jedoch noch selten anzutreffen. Das liegt auch daran, weil für den professionellen Einsatz noch Entwicklungsarbeit nötig ist. Wir gehen jedoch davon aus, dass der digitale Assistent in spätestens fünf Jahren nicht mehr wegzudenken sein wird.

Der digitale Assistent ist auf dem Vormarsch

Bis dahin werden die digitalen Assistenten eigenständig miteinander kommunizieren können und dadurch einen großen Fortschritt für die Projektarbeit darstellen; erfolglose Anrufe z.B., an deren Ende man bestenfalls eine Nachricht auf der Mailbox hinterlassen kann, gehören dann der Vergangenheit an; stattdessen vereinbaren die Assistenten der Beteiligten einen Termin.

Generell kann die digitale Assistenz im Büro sehr viele alltägliche, zeitintensive Dinge übernehmen, wie die Kalenderführung, Taxibestellung oder die komplette Reiseplanung. Auch Meetings können komplett durch digitale Assistenten ausgemacht werden: Man nennt nur Grund und Teilnehmer, die Kommunikation und die Terminfindung übernimmt die Technik.

Bei weiteren Fortschritten im Bereich der Künstlichen Intelligenz denkt der Assistent sogar mit: Er filtert erhaltene Informationen und entscheidet selbst, welche für seinen Nutzer relevant sein könnte. Wichtige Neuigkeiten berichtet er unaufgefordert. Dementsprechend meldet er z.B. Änderungen am Projekt, was den Projektleiter davon befreit, selbst durch die relevanten Dokumente zu scrollen. Stattdessen entstehen ohne seine Zutun Listen mit Änderungen, was Arbeitszeit und Nerven spart. Erste Ansätze dafür sind bereits im Einsatz und die Entwicklung auf diesem Feld verläuft sehr schnell und praxistaugliche Programme werden daher nicht mehr lange auf sich warten lassen.

Mit Collaboration-Tools wird der Projektleiter zum Programm-Manager

Fortschritte gibt es auch bei Programmen, welche den kompletten Arbeitstag durchorganisieren. Bereits heute sind diese in der Projektarbeit vor allem da hilfreich, wo mehrere Projekte verwaltet werden müssen. Der Projektleiter hat dank seines Collaboration-Tools immer alles im Blick z.B. Deadlines, gemeinsame Aufgaben und Zeiterfassung. So lassen sich auch mehrere Projekte oder ganze Programme einfach überwachen und steuern.

Funktionen eines solchen Programms sind unter anderem Zeiterfassung, Deadlines, gemeinsame Aufgaben, Filesharing über eine integrierte Cloud und ein fortgeschrittenes Kommunikationssystem. Letzteres ist angelehnt an soziale Medien und bietet eine intuitive Bedienung, vereinfachte Interaktion und vollständige Dokumentation – bei voller Datensicherheit.

Eine Weiterentwicklung und auch heute bereits vereinzelt im Einsatz, ist das kollaborative Mindmapping. Der große Vorteil hieran ist, dass die Ideenfindung orts- und zeitunabhängig stattfinden kann. Vor allem letzteres stellt einen großen Vorteil dar, denn nur die Wenigsten sind auf Knopfdruck kreativ. So kann jeder im Projekt immer auf die aktuellste Mindmap zugreifen und diese beliebig ergänzen.

Ausblick: Erleichterung im Projektalltag

Für sich betrachtet haben die einzelnen Technologien keine sonderlich großen Auswirkungen. Doch in der Kombination werden sie die Zusammenarbeit sowie die Kommunikation im Projektalltag verbessern, erleichtern sowie die Kosten senken. Vom alltagstauglichen Einsatz sind wir nur noch kleine Entwicklungsschritte entfernt, dann werden die Technologien nicht mehr wegzudenken sein.

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