Arbeitspakete vereinbaren

Arbeitspakete mit den jeweiligen Verantwortlichen zu vereinbaren ist das wichtigste Instrument, das ein Projektmanager zur Steuerung des Projekts hat. Vereinbart werden dabei nicht nur der zu erbringende Leistungsumfang, sondern auch die Art der Zusammenarbeit und die Einbettung des Arbeitspakets in das Projekt. In agil gemanagten Projekten entspricht die Vereinbarung eines Arbeitspakets dem Sprint Planning oder der Vorbereitung einer User Story bzw. eines Epics für ihre Umsetzung.

Methode Arbeitspakete vereinbaren

Arbeitspakete vereinbaren

Arbeitspakete mit den jeweiligen Verantwortlichen zu vereinbaren ist das wichtigste Instrument, das ein Projektmanager zur Steuerung des Projekts hat. Vereinbart werden dabei nicht nur der zu erbringende Leistungsumfang, sondern auch die Art der Zusammenarbeit und die Einbettung des Arbeitspakets in das Projekt. In agil gemanagten Projekten entspricht die Vereinbarung eines Arbeitspakets dem Sprint Planning oder der Vorbereitung einer User Story bzw. eines Epics für ihre Umsetzung.

Methode Arbeitspakete vereinbaren

Einsatzmöglichkeiten

  • Steuern eines Projekts nach Plan
  • Beauftragung eines Lieferanten
  • Korrigieren von Planabweichungen
  • Sprint Planning
  • Vorbereiten von Epics oder User Storys für ihre Umsetzung ("Ready for Sprint")

 

Ergebnisse
  • Detailpläne (Ablauf, Kosten, Ressourcen, Spezifikationen) für die vereinbarten Arbeitspakete
  • Detailprognosen für Termine und Kosten von Teilleistungen
  • Vereinbarung zwischen Projektmanager und Arbeitspaketverantwortlichen über die Durchführung des Arbeitspakets
  • Aktualisierte Dokumente des Projekts (z.B. Risikoliste, Product Backlog, Projektplan)
Vorteile
Die Durchführung des Projekts wird aktiv gesteuert
Die Arbeiten innerhalb des Projekts werden koordiniert
Die Ressourcen werden effizient eingesetzt
Ein maximaler Grad an Selbstorganisation wird ermöglicht, sodass minimaler Overhead entsteht
Die Projektleitung kann schnell und flexibel auf Störungen reagieren
Grenzen, Risiken, Nachteile
Durch zu starke Fokussierung nur auf die Arbeitspakete kann der Blick auf das Projekt als Ganzes verloren gehen.
Wenn die Größe der Arbeitspakete nicht angemessen an die Aufgabenstellung, die Projektorganisation und die Fähigkeiten der Teammitglieder angepasst sind, wird die Effizienz der Projekt-arbeit erheblich reduziert.
Voraussetzungen
  • Die Grobplanung des Projekts wurde durchgeführt
  • Die Voraussetzungen zur Durchführung des zu vereinbarenden Arbeitspakets sind gegeben (z.B. benötigte Freigaben, erforderliche Umfeldbedingungen)
  • Die für das Arbeitspaket benötigten Ressourcen stehen zur Verfügung
Qualifizierung

Der Arbeitspaketverantwortliche benötigt ausreichende fachliche Kenntnisse, um die Pläne für das Arbeitspaket erstellen zu können. Der Projektmanager sollte über sichere Grundkenntnisse des Projektmanagements verfügen. Bei Bedarf müssen Fachleute mit zusätzlich benötigten Kenntnissen hinzugezogen werden.

Benötigte Informationen

Alle bisher erstellten Unterlagen des Projekts, die in Zusammenhang mit der Aufgabenstellung des Arbeitspakets stehen. Hierzu gehören insbesondere (soweit zutreffend):

  • Projektauftrag / Project Charter / Projektleitdokumentation
  • Business Case
  • Spezifikationen / Produktbeschreibungen / Anforderungen
  • Product Backlog mit Epics und User Storys
  • Managementsysteme und Managementpläne des Projekts (Qualität, Risiko, Konfiguration, Kommunikation, Projektmanagement)
  • Terminpläne / Meilensteindefinitionen
  • Kalkulationen / Budgetierungen
  • Ressourcenpläne
Benötigte Hilfsmittel

Je nach Umfang und Komplexität kann ein Arbeitspaket mündlich oder unter Einsatz anspruchsvoller Planungswerkzeuge vereinbart werden. Beim Einsatz von Moderationsmethoden (z.B. Thinkers Trio) sind die dafür erforderlichen Materialien bereitzustellen.

Herkunft

Die wertschöpfende Projektarbeit zu veranlassen ist eine Grundtätigkeit des Projektmanagements, die in allen PM-Richtlinien in unterschiedlicher Form vorkommt. So führt der PMBOK® Guide die Prozesse "Projektdurchführung lenken und managen" (Ausführungsprozessgruppe) sowie "Projektarbeit überwachen und steuern" (Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe) auf. Die IPMA Individual Competence Baseline 4.0 benennt die technischen Kompetenzen "Leistungsumfang und Lieferobjekte" sowie "Planung und Steuerung", die zur Definition von Arbeitspaketen und zur Steuerung der operativen Arbeit notwendig sind. Die DIN 69903-4:2009-1 "Projektmanagement / Projektmanagementsysteme. Teil 2 Prozesse" definiert die Prozesse "Arbeitspakete beschreiben" und insbes. "Vorgänge anstoßen". Am detailliertesten beschreibt PRINCE2® in der Aktivität "Arbeitspaket freigeben" des Prozesses "Steuern eines Projekts" und der Aktivität "Arbeitspaket annehmen" des Prozesses "Managen der Produktlieferung" die Vereinbarung von Arbeitspaketen.

Durchführung: Schritt für Schritt

Da es sich um einen gleichberechtigten Vereinbarungsprozess handelt, richtet sich diese Methodenbeschreibung an zwei Adressaten: einerseits an Projektmanagerinnen und Projektmanager, andererseits an Arbeitspaketverantwortliche. Es ist wichtig, dass sich die Beteiligten als Partner verstehen, auch wenn z.B. ein Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis zwischen ihnen besteht. Bei den einzelnen Schritten ist jeweils angegeben, wer der jeweils Agierende ist oder ob beide Parteien gemeinsam agieren. Auch wenn eine Partei die Verantwortung für einen Schritt hat, bedarf es dennoch der aktiven Teilnahme der anderen Seite, um eine erfolgreiche Durchführung des Arbeitspakets zu gewährleisten.

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur die grammatikalisch männliche Form (Projektmanager, AP-Verantwortlicher usw.) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Teilprojekt, Arbeitspaket, Sprint, Epic oder User Story – auf die Perspektive kommt es an!

Es gibt keine Richtlinie dafür, welchen Umfang ein Arbeitspaket hat. Es kann sich um eine Aufgabe von der Größe eines Teilprojekts oder auch nur von ein paar Arbeitsstunden handeln. Entscheidend ist, aus welcher Perspektive die Aufgabenstellung betrachtet wird, die in die Verantwortung eines Teammitglieds übergeben wird. Wenn das Projekt selbst mehrere Jahre dauert und mehr als hundert Mitarbeiter hat, dann ist aus Sicht des Projektmanagers eine Aufgabe, die ein halbes Jahr dauert und 10 Mitarbeiter benötigt, "nur" ein Arbeitspaket. Wenn die Projektlaufzeit ein Vierteljahr ist und drei Mitarbeiter hat (von denen einer in Personalunion Projektmanager ist), dann kann eine Aufgabe im Umfang von drei Personentagen genauso als Arbeitspaket organisiert werden.

Der Begriff "Arbeitspaket" (im Folgenden auch mit "AP" abgekürzt) stammt zwar aus dem traditionellen Projektmanagement, bedeutet aber ganz einfach eine zusammenhängende Aufgabe, die in einem Projekt einer Person oder einem Team übertragen wird. Sprints und User Storys (bzw. Epics) sind in diesem Sinne ebenfalls Arbeitspakete, die lediglich in einem anderen organisatorischen Rahmen eingebettet sind.

Die Methodenbeschreibung "Arbeitspakete vereinbaren" kann beliebig skaliert werden. Im Folgenden wird von einem Arbeitspaket ausgegangen, das ungefähr einen Monat dauert, bis zu einem Dutzend Mitarbeiter hat und eng in das Projekt eigebunden ist.

Schritt 1: Benennen Sie als Projektmanager den AP-Verantwortlichen!

In den meisten Fällen ist aufgrund der Projektplanung bereits klar, wer die im Arbeitspaket enthaltenen Aufgaben durchführen wird. Oft ist aber damit noch nicht klar, wer diese Arbeiten steuert, überwacht und mit anderen Projektbeteiligten abstimmt. Deshalb benötigen Sie eine explizit für die Durchführung des Arbeitspakets verantwortliche Person. Dies kann selbstverständlich in Personalunion das Teammitglied sein, das auch das Arbeitspaket bearbeitet. Meist sind an einem Arbeitspaket aber mehrere Personen beteiligt und deren Tätigkeiten müssen koordiniert werden. Noch wichtiger ist aber, dass Sie als Projektmanager einen Ansprechpartner für das AP haben und dass Sie informiert werden, wenn z.B. Schwierigkeiten auftreten oder wenn die Arbeiten abgeschlossen wurden.

Genau dafür benötigen Sie einen Arbeitspaketverantwortlichen (AP-Verantwortlichen), der die zur Durchführung des Arbeitspakets erforderlichen Managementaufgaben übernimmt. Im Artikel "Die Rolle des Arbeitspaketverantwortlichen – Aufgaben und Befugnisse" beschreibe ich detailliert die Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Befugnisse von AP-Verantwortlichen.

Wenn kein AP-Verantwortlicher benannt wird, fällt diese Aufgabe an den Projektmanager zurück.

Praxistipps ...

Fachartikel zur Methode

Die Rolle des Arbeitspaketverantwortlichen wird meist vernachlässigt. In keiner Norm, Richtlinie oder Handreichung für Projektmanagement ist sie ausreichend definiert, teilweise wird sie nicht einmal erwähnt.
Wer danach fragt, wie groß ein Arbeitspaket idealerweise sein sollte, erhält als Antwort oft eine absolute Angabe in Personentagen.
Die meisten Projektleiter kennen das Problem: Aus ihrer Sicht klar definierte Arbeitspakete werden von Projektmitarbeitern nur mangelhaft abgearbeitet.
Arbeitspakete sind die Grundbausteine eines Projekts. Nur wenn sie richtig definiert sind, steht das Projektgebäude stabil. Sie sind für die Arbeitsverteilung an die Mitarbeiter notwendig und ermöglichen effizientes Projekt-Controlling. Dr.

Aufgabengebiete

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