Da es sich um einen gleichberechtigten Vereinbarungsprozess handelt, richtet sich diese Methodenbeschreibung an zwei Adressaten: einerseits an Projektmanagerinnen und Projektmanager, andererseits an Arbeitspaketverantwortliche. Es ist wichtig, dass sich die Beteiligten als Partner verstehen, auch wenn z.B. ein Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis zwischen ihnen besteht. Bei den einzelnen Schritten ist jeweils angegeben, wer der jeweils Agierende ist oder ob beide Parteien gemeinsam agieren. Auch wenn eine Partei die Verantwortung für einen Schritt hat, bedarf es dennoch der aktiven Teilnahme der anderen Seite, um eine erfolgreiche Durchführung des Arbeitspakets zu gewährleisten.

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur die grammatikalisch männliche Form (Projektmanager, AP-Verantwortlicher usw.) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Teilprojekt, Arbeitspaket, Sprint, Epic oder User Story – auf die Perspektive kommt es an!

Es gibt keine Richtlinie dafür, welchen Umfang ein Arbeitspaket hat. Es kann sich um eine Aufgabe von der Größe eines Teilprojekts oder auch nur von ein paar Arbeitsstunden handeln. Entscheidend ist, aus welcher Perspektive die Aufgabenstellung betrachtet wird, die in die Verantwortung eines Teammitglieds übergeben wird. Wenn das Projekt selbst mehrere Jahre dauert und mehr als hundert Mitarbeiter hat, dann ist aus Sicht des Projektmanagers eine Aufgabe, die ein halbes Jahr dauert und 10 Mitarbeiter benötigt, "nur" ein Arbeitspaket. Wenn die Projektlaufzeit ein Vierteljahr ist und drei Mitarbeiter hat (von denen einer in Personalunion Projektmanager ist), dann kann eine Aufgabe im Umfang von drei Personentagen genauso als Arbeitspaket organisiert werden.

Der Begriff "Arbeitspaket" (im Folgenden auch mit "AP" abgekürzt) stammt zwar aus dem traditionellen Projektmanagement, bedeutet aber ganz einfach eine zusammenhängende Aufgabe, die in einem Projekt einer Person oder einem Team übertragen wird. Sprints und User Storys (bzw. Epics) sind in diesem Sinne ebenfalls Arbeitspakete, die lediglich in einem anderen organisatorischen Rahmen eingebettet sind.

Die Methodenbeschreibung "Arbeitspakete vereinbaren" kann beliebig skaliert werden. Im Folgenden wird von einem Arbeitspaket ausgegangen, das ungefähr einen Monat dauert, bis zu einem Dutzend Mitarbeiter hat und eng in das Projekt eigebunden ist.

Schritt 1: Benennen Sie als Projektmanager den AP-Verantwortlichen!

In den meisten Fällen ist aufgrund der Projektplanung bereits klar, wer die im Arbeitspaket enthaltenen Aufgaben durchführen wird. Oft ist aber damit noch nicht klar, wer diese Arbeiten steuert, überwacht und mit anderen Projektbeteiligten abstimmt. Deshalb benötigen Sie eine explizit für die Durchführung des Arbeitspakets verantwortliche Person. Dies kann selbstverständlich in Personalunion das Teammitglied sein, das auch das Arbeitspaket bearbeitet. Meist sind an einem Arbeitspaket aber mehrere Personen beteiligt und deren Tätigkeiten müssen koordiniert werden. Noch wichtiger ist aber, dass Sie als Projektmanager einen Ansprechpartner für das AP haben und dass Sie informiert werden, wenn z.B. Schwierigkeiten auftreten oder wenn die Arbeiten abgeschlossen wurden.

Genau dafür benötigen Sie einen Arbeitspaketverantwortlichen (AP-Verantwortlichen), der die zur Durchführung des Arbeitspakets erforderlichen Managementaufgaben übernimmt. Im Artikel "Die Rolle des Arbeitspaketverantwortlichen – Aufgaben und Befugnisse" beschreibe ich detailliert die Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Befugnisse von AP-Verantwortlichen.

Wenn kein AP-Verantwortlicher benannt wird, fällt diese Aufgabe an den Projektmanager zurück.