Projektmanagement-Methode
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Arbeitspakete vereinbaren
Arbeitspakete mit den jeweiligen Verantwortlichen zu vereinbaren ist das wichtigste Instrument, das ein Projektmanager zur Steuerung des Projekts hat. Vereinbart werden dabei nicht nur der zu erbringende Leistungsumfang, sondern auch die Art der Zusammenarbeit und die Einbettung des Arbeitspakets in das Projekt. In agil gemanagten Projekten entspricht die Vereinbarung eines Arbeitspakets dem Sprint Planning oder der Vorbereitung einer User Story bzw. eines Epics für ihre Umsetzung.
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Arbeitspakete vereinbaren
Arbeitspakete mit den jeweiligen Verantwortlichen zu vereinbaren ist das wichtigste Instrument, das ein Projektmanager zur Steuerung des Projekts hat. Vereinbart werden dabei nicht nur der zu erbringende Leistungsumfang, sondern auch die Art der Zusammenarbeit und die Einbettung des Arbeitspakets in das Projekt. In agil gemanagten Projekten entspricht die Vereinbarung eines Arbeitspakets dem Sprint Planning oder der Vorbereitung einer User Story bzw. eines Epics für ihre Umsetzung.
Einsatzmöglichkeiten
- Steuern eines Projekts nach Plan
- Beauftragung eines Lieferanten
- Korrigieren von Planabweichungen
- Sprint Planning
- Vorbereiten von Epics oder User Storys für ihre Umsetzung ("Ready for Sprint")
Vorteile
- Die Durchführung des Projekts wird aktiv gesteuert
- Die Arbeiten innerhalb des Projekts werden koordiniert
- Die Ressourcen werden effizient eingesetzt
- Ein maximaler Grad an Selbstorganisation wird ermöglicht, sodass minimaler Overhead entsteht
- Die Projektleitung kann schnell und flexibel auf Störungen reagieren
Grenzen, Risiken, Nachteile
- Durch zu starke Fokussierung nur auf die Arbeitspakete kann der Blick auf das Projekt als Ganzes verloren gehen.
- Wenn die Größe der Arbeitspakete nicht angemessen an die Aufgabenstellung, die Projektorganisation und die Fähigkeiten der Teammitglieder angepasst sind, wird die Effizienz der Projekt-arbeit erheblich reduziert.
Ergebnis
- Detailpläne (Ablauf, Kosten, Ressourcen, Spezifikationen) für die vereinbarten Arbeitspakete
- Detailprognosen für Termine und Kosten von Teilleistungen
- Vereinbarung zwischen Projektmanager und Arbeitspaketverantwortlichen über die Durchführung des Arbeitspakets
- Aktualisierte Dokumente des Projekts (z.B. Risikoliste, Product Backlog, Projektplan)
Voraussetzungen
- Die Grobplanung des Projekts wurde durchgeführt
- Die Voraussetzungen zur Durchführung des zu vereinbarenden Arbeitspakets sind gegeben (z.B. benötigte Freigaben, erforderliche Umfeldbedingungen)
- Die für das Arbeitspaket benötigten Ressourcen stehen zur Verfügung
Qualifizierung
Der Arbeitspaketverantwortliche benötigt ausreichende fachliche Kenntnisse, um die Pläne für das Arbeitspaket erstellen zu können. Der Projektmanager sollte über sichere Grundkenntnisse des Projektmanagements verfügen. Bei Bedarf müssen Fachleute mit zusätzlich benötigten Kenntnissen hinzugezogen werden.
Benötigte Informationen
Alle bisher erstellten Unterlagen des Projekts, die in Zusammenhang mit der Aufgabenstellung des Arbeitspakets stehen. Hierzu gehören insbesondere (soweit zutreffend):
- Projektauftrag / Project Charter / Projektleitdokumentation
- Business Case
- Spezifikationen / Produktbeschreibungen / Anforderungen
- Product Backlog mit Epics und User Storys
- Managementsysteme und Managementpläne des Projekts (Qualität, Risiko, Konfiguration, Kommunikation, Projektmanagement)
- Terminpläne / Meilensteindefinitionen
- Kalkulationen / Budgetierungen
- Ressourcenpläne
Benötigte Hilfsmittel
Je nach Umfang und Komplexität kann ein Arbeitspaket mündlich oder unter Einsatz anspruchsvoller Planungswerkzeuge vereinbart werden. Beim Einsatz von Moderationsmethoden (z.B. Thinkers Trio) sind die dafür erforderlichen Materialien bereitzustellen.
- Teilprojekt, Arbeitspaket, Sprint, Epic oder User Story – auf die Perspektive kommt es an!
- Schritt 1: Benennen Sie als Projektmanager den AP-Verantwortlichen!
- Schritt 2: Erklären Sie als Projektmanager dem AP-Verantwortlichen den Kontext!
- Schritt 3: Beschreiben Sie als Projektmanager die erwarteten Leistungen!
- Schritt 4: Vereinbaren Sie gemeinsam, wie das Arbeitspaket geplant werden soll!
- Schritt 5: Planen Sie als AP-Verantwortlicher das AP!
- Schritt 6: Prüfen Sie als Projektmanager den Detailplan!
- Schritt 7: Aktualisieren Sie gemeinsam den Detailplan!
- Schritt 8: Aktualisieren Sie als Projektmanager die Projektdokumente!
- Ergänzende Methoden
Durchführung ...
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Herkunft
Die wertschöpfende Projektarbeit zu veranlassen ist eine Grundtätigkeit des Projektmanagements, die in allen PM-Richtlinien in unterschiedlicher Form vorkommt. So führt der PMBOK® Guide die Prozesse "Projektdurchführung lenken und managen" (Ausführungsprozessgruppe) sowie "Projektarbeit überwachen und steuern" (Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe) auf. Die IPMA Individual Competence Baseline 4.0 benennt die technischen Kompetenzen "Leistungsumfang und Lieferobjekte" sowie "Planung und Steuerung", die zur Definition von Arbeitspaketen und zur Steuerung der operativen Arbeit notwendig sind. Die DIN 69903-4:2009-1 "Projektmanagement / Projektmanagementsysteme. Teil 2 Prozesse" definiert die Prozesse "Arbeitspakete beschreiben" und insbes. "Vorgänge anstoßen". Am detailliertesten beschreibt PRINCE2® in der Aktivität "Arbeitspaket freigeben" des Prozesses "Steuern eines Projekts" und der Aktivität "Arbeitspaket annehmen" des Prozesses "Managen der Produktlieferung" die Vereinbarung von Arbeitspaketen.
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