Wie das Ablaufschema in Bild 1 zeigt, zeichnet sich die Ivy-Lee-Methode durch ihre Einfachheit aus. Lassen Sie sich davon nicht täuschen: Obwohl es so einfach aussieht, ist es oft sehr schwer, sie konsequent umzusetzen. Erklären Sie Ihren Kolleg:innen, Mitarbeitenden und auch Ihren Vorgesetzten, warum Sie so vorgehen und welche Vorteile das für alle im Team hat. Lassen Sie sich von Anfangsschwierigkeiten nicht entmutigen. Mit der Zeit sammeln Sie immer mehr Erfolgserlebnisse und die anderen Team-Mitglieder werden ebenfalls die Vorteile der Ivy-Lee-Methode erkennen.

Schritt 1: Sammeln Sie am Abend Ihre Aufgaben!

Die Ivy-Lee-Methode beschreibt einen sich beständig wiederholenden Tageszyklus und beginnt am Vorabend des Arbeitstages. Innerhalb von ca. 15 Minuten tragen Sie die anstehenden Aufgaben zusammen. Der entscheidende Trick dabei ist jedoch, dass Sie nicht wahllos alle Aufgaben, die Ihnen einfallen, in Ihre To-do-Liste für den morgigen Tag schreiben, sondern nur die sechs wichtigsten.

Alle anderen Aufgaben notieren Sie sich in einer separaten Liste. Eine ideale Möglichkeit hierfür bietet das Bullet Journal: Die sechs wichtigsten Aufgaben notieren Sie sich auf der Tagesseite, die weniger wichtigen im Aufgabenspeicher der Woche oder des Monats. Wie das Bullet Journal funktioniert erfahren Sie in: "Genial einfach: Selbstorganisation mit dem Bullet Journal".

In einem elektronischen Terminplanungssystem können Sie dies z.B. dadurch erreichen, dass Sie die Fälligkeitstermine Ihrer Aufgaben so wählen, dass nur die sechs wichtigsten Aufgaben morgen fällig sind. Alle anderen erhalten im einfachsten Fall keinen Fälligkeitstermin. Ist es erforderlich, längerfristige Fälligkeitstermine einzutragen, achten Sie darauf, dass keine "Bugwelle" entsteht, d.h. dass auch an keinem künftigen Arbeitstag mehr als sechs Aufgaben fällig sind.

So formulieren Sie die Aufgaben richtig

Achten Sie darauf, dass Sie die Aufgaben so konkret wie möglich formulieren. Wenn Sie sich nur ein Stichwort notieren, geht daraus oft nicht hervor, was die Aufgabe alles umfasst und was Sie dafür benötigen. Eine Möglichkeit ist, die Aufgaben nach dem Schema "Objekt" und "Verrichtung" zu beschreiben. Statt z.B. "Backlog Refinement" schreiben Sie besser "User Stories prüfen, ob sie der Definition of Ready entsprechen."

Finden Sie das richtige Maß für Größe und Zahl der Aufgaben

Die Anzahl von sechs für einen Arbeitstag zu planenden Aufgaben stammt von Ivy Lee, dem Erfinder der Methode (siehe "Herkunft") und stammt aus der Arbeitswelt Anfang des 20. Jahrhunderts, als es noch keine E-Mails gab und Teilzeitstellen eine Seltenheit waren. Dennoch ist diese Zahl eine gute Richtgröße, denn sie orientiert sich an der Konzentrationsspanne, während der man sich ganz und gar auf eine Aufgabe fokussieren kann. Die Idee dabei ist, dass Sie Ihre Aufgaben so strukturieren, dass sie jeweils in einer halben bis einer dreiviertelten Stunde erledigt werden können.

Die Aufgaben auf Ihrer täglichen To-do-Liste sollen nicht die gesamte Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Denn es gibt ja neben den geplanten Aufgaben das Alltagsgeschäft wie z.B. das Beantworten von E-Mails oder die Abstimmung im Team. Diese laufenden Aufgaben wie z.B. das Daily gehören nicht auf die To-do-Liste der Ivy-Lee-Methode.

Finden Sie für sich das richtige Maß an täglich abzuarbeitenden Aufgaben. Notieren Sie zu viele, besteht die Gefahr, dass Sie allabendlich Aufgaben auf den nächsten Tag übertragen müssen, was auf Dauer frustrierend wirkt. Notieren Sie (zu) wenige Aufgaben, kann es passieren, dass Sie – wenn Sie im Lauf des Tages das Gefühl bekommen, mit Ihrer Liste sehr gut durchzukommen – sich für manch eine Aufgabe mehr Zeit lassen, als nötig wäre. Darunter kann auf Dauer Ihre Leistung leiden.