Kostentrendanalyse
English
Cost Trend Analysis
Die Kostentrendanalyse (KTA) ist eine Methode zum Kostencontrolling in Projekten. Sie stellt den Plankosten zu Berichtsterminen (wie etwa Meilensteinen) die tatsächlich aufgelaufenen Kosten gegenüber, ergänzt um die noch erforderlichen (zukünftigen) Restkosten bis Projektende. Dies unterscheidet die KTA von einfachen Soll-Ist-Vergleichen. Die Darstellung erfolgt ähnlich wie bei der Meilensteintrendanalyse.
Autor
Kostentrendanalyse
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Cost Trend Analysis
Die Kostentrendanalyse (KTA) ist eine Methode zum Kostencontrolling in Projekten. Sie stellt den Plankosten zu Berichtsterminen (wie etwa Meilensteinen) die tatsächlich aufgelaufenen Kosten gegenüber, ergänzt um die noch erforderlichen (zukünftigen) Restkosten bis Projektende. Dies unterscheidet die KTA von einfachen Soll-Ist-Vergleichen. Die Darstellung erfolgt ähnlich wie bei der Meilensteintrendanalyse.
Einsatzmöglichkeiten
Die KTA wird typischerweise zur Kostenkontrolle in Projekten eingesetzt. Sie kann dabei auf Arbeitspaketebene den Kostentrend aufzeigen, häufiger ist jedoch die Darstellung auf Projektphasen- oder Teilprojektebene. In Kombination mit der Meilensteintrendanalyse (MTA) ergänzt sie das Projektcontrolling um die Kostensicht. Darüber hinaus eignet sich die KTA sehr gut als Controllingwerkzeug im Multiprojektmanagement und Programmmanagement, um die Kostentrends der einzelnen Projekte in einer Übersichtsdarstellung zu verfolgen.
Ergebnisse
- Voraussichtliche Gesamtkosten des Projekts (der Projektphase, des Arbeitspaketes) bis zum geplanten Endtermin, auch als "Estimate at Completion" bezeichnet (vgl. Earned Value Analysis).
- In der vereinfachten Variante sind dies dagegen die aktualisierten Plankosten zum Endtermin.
Vorteile
Die KTA zeigt sich anbahnende Kostenüberschreitungen frühzeitiger und deutlicher als einfache Soll-Ist-Vergleiche.
Die KTA zeigt innerhalb einer einzigen Kurve (der Gesamtkosten-Trendlinie) die Entwicklung der Kosten inklusive der weiteren Prognose im Projektverlauf, wodurch sie sich sehr gut für das Controlling im Multiprojektmanagement oder Programm-Management eignet.
Die Visualisierung der KTA ist einfach verständlich und eignet sich auch zur Präsentation vor dem Topmanagement.
Aufgrund ihrer Ähnlichkeit mit der Meilensteintrendanalyse ist die KTA mit dieser gut kombinierbar.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Die KTA kann bei vielen unfertigen Arbeitspaketen über mehrere Meilensteine hinweg (z.B. phasenübergreifende Aufgaben) nur eingeschränkt verwendet werden.
Die Qualität der KTA hängt stark von der Qualität der gelieferten Daten der Ist-Kostenerfassung ab. Bei einer unzureichenden Ist-Kostenerfassung kann sie keine plausiblen Daten liefern.
Wird vereinbart, dass bei allen nicht abgeschlossenen Arbeitspaketen die Restkostenabschätzungen mit eingerechnet werden, so liefert die KTA bei einer hohen Anzahl von lang laufenden Arbeitspaketen eine sehr unsichere Prognose, da die Restkostenabschätzungen zu optimistisch oder zu pessimistisch sein können.
Wenn Bestellobligo oder kalkulatorische Kosten nicht verlässlich auf die Arbeitspakete gebucht werden oder zu den Berichtszeitpunkten nicht vorliegen, fehlen Kosten in der Darstellung der Ist-Kosten und die KTA liefert dann zu optimistische Ergebnisse.
Die KTA berücksichtigt den inhaltlichen Fortschritt (Fertigstellungswert / Earned Value) nur indirekt und in gemeinsamer Betrachtung mit der Meilensteintrendanalyse. Falls eine genauere Betrachtung gefordert ist, muss die Earned Value Analyse eingesetzt werden.
Voraussetzungen
- Durchgehende Projektkostenplanung auf Arbeitspaket-Ebene, so dass die Plankosten den Meilensteinen bzw. Projektphasen zuordenbar sind.
- Unverzügliche und verlässliche Ist-Kostenerfassung, da sonst die Eingangswerte für die KTA nicht verlässlich sind.
- Eine von allen Beteiligten akzeptierte Vereinbarung, wie die Restkosten für teilweise fertige Arbeitspakete ermittelt bzw. geschätzt werden sollen.
Qualifizierung
Empfehlenswert ist Erfahrung mit Kostenplanung und Ist-Kostenerfassung sowie mit Aufwands- bzw. Kostenschätzungen.
Benötigte Informationen
- Plandaten: Plankosten pro Arbeitspaket, Plankostensumme pro Meilenstein bzw. pro Projektphase
- Ist-Daten: Ist-Aufwand und damit Ist-Kosten pro Arbeitspaket
- Restkostenschätzung zu den Berichtszeitpunkten für die noch notwendigen Tätigkeiten zur Erreichung der weiteren Meilensteine und des Projektziels.
Benötigte Hilfsmittel
- Software-Tool oder Tabellenkalkulationsvorlage zur Kostenplanung / Ist-Kostenerfassung und Restkostenberechnung
- Software-Tool oder Tabellenkalkulationsvorlage für die grafische Darstellung
Herkunft
Trendanalysen sind in etlichen betriebswirtschaftlichen Disziplinen schon seit langem bewährt. Die Kostentrendanalyse ist in der Projektmanagementliteratur als Controllingmethode sehr häufig zu finden, jedoch ohne genaue Angaben über deren Herkunft. Sie wird meist ergänzend zur Meilensteintrendanalyse als Methode des Projektcontrollings mit dem Fokus auf die Kostenverfolgung genannt.
- Durchführung: Schritt für Schritt
- Schritt 1: Stellen Sie die Plankosten strukturiert zusammen!
- Schritt 2: Erstellen Sie das Kosten-Trend-Diagramm!
- Schritt 3: Erstellen Sie die Kostenprognosen!
- Schritt 4: Aktualisieren Sie das Kosten-Trend-Diagramm!
- Schritt 5: Leiten Sie aus dem Kostentrend Maßnahmen ab!
Durchführung: Schritt für Schritt
Schritt 1: Stellen Sie die Plankosten strukturiert zusammen!
Als Voraussetzung für eine KTA benötigen Sie die vollständigen Plankosten eines Projekts pro Arbeitspaket (bzw. pro Phase oder bis zu einem Meilenstein). Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Schätzen Sie die Aufwände (benötigten Zeiten) für die einzelnen Aktivitäten bzw. lassen Sie diese von den Projektmitarbeitern schätzen und bewerten Sie diese Schätzungen mit Kosten (bzw. Kostensätzen der Kostenstellen).
- Ermitteln Sie die Kosten für die benötigten Fremdleistungen pro Arbeitspaket / Phase / Meilenstein, z.B. indem Sie entsprechende Angebote einholen.
- Stellen Sie alle Kosten für benötigte Arbeitsmittel, Reisen und weitere Aktivitäten zusammen.
- Berücksichtigen Sie ggf. fixe Kosten wie Mieten, Umlagen oder kalkulatorische Kosten während der Projektdauer.
Tabelle 1 zeigt ein einfaches Beispiel für einen Kostengang der nach Phasen strukturierten Plankosten.
Tabelle 1: Beispiel für Plankosten nach Phasen strukturiert im Zeitverlauf.
Schritt 2: Erstellen Sie das Kosten-Trend-Diagramm!
Kumulieren Sie dazu die Plankosten pro Arbeitspaket / Projektphase / Meilenstein: Je nachdem, welche Sicht Sie für die KTA benötigen – Arbeitspaket, Projektphasen oder Meilensteine – addieren Sie die Kosten für die gewählte Sicht auf. Damit sind die Plankosten für das KTA-Diagramm fertig gestellt.
Im Beispiel (Tabelle 1) ergeben sich folgende Plankosten für die Projektphasen:
Tabelle 2: Kumulierte Plankosten für die einzelnen Phasen und das Projekt.
Damit können Sie nun eine Grafik erstellen, die auf der Abszisse (X-Achse) die Berichtszeitpunkte (z.B. Termine für Statusberichte oder Meilensteine) zeigt. Auf der Ordinate (Y-Achse) tragen Sie die kumulierten Kosten (s. Tabelle 2, Spalte "kumuliert") auf. Bild 1 zeigt das Kosten-Trend-Diagramm zum Start des Beispielprojekts.
Bild 1: Kosten-Trend-Diagramm mit den Plankosten zum Start des Projekts.
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