Obeya

Obeya (jap.: "großer Raum") ist eine visuelle Methode des Lean Managements, um Barrieren zwischen Stakeholdergruppen abzubauen. Fokussiert auf ein Thema (z.B. Projekt oder Produkt) werden in einem Raum nach dem Schema des PDCA-Zyklus die relevanten Informationen zusammengestellt. Die Stakeholder können sich dort jederzeit informieren oder Meetings abhalten. Insbesondere für gleichberechtigte Entscheidungsfindungen bietet Obeya den idealen Rahmen.

Methode Obeya

Obeya

Obeya (jap.: "großer Raum") ist eine visuelle Methode des Lean Managements, um Barrieren zwischen Stakeholdergruppen abzubauen. Fokussiert auf ein Thema (z.B. Projekt oder Produkt) werden in einem Raum nach dem Schema des PDCA-Zyklus die relevanten Informationen zusammengestellt. Die Stakeholder können sich dort jederzeit informieren oder Meetings abhalten. Insbesondere für gleichberechtigte Entscheidungsfindungen bietet Obeya den idealen Rahmen.

Methode Obeya

Einsatzmöglichkeiten

  • Strategiebesprechungen
  • Planungssitzungen
  • Problemlösungsmeetings
  • Informationsveranstaltungen
  • Statusberichterstattung

Obeya ist vielseitig einsetzbar: Entwicklungsteams, Projektteams oder abteilungsübergreifende Fachgruppen finden im Obeya für fokussierte, thematische Arbeit Raum. Die Methode ist intuitiv sofort verständlich und erfordert keine Ausbildung. Der Aufwand für das Betreiben eines Obeya hängt vom Umfang der aktuell zu haltenden Informationen ab.

Daniel Reinold und Christian Botta live erleben auf der PM Welt am 21. April 2020!

Erleben Sie den Vortrag "5+ visuelle Quick-Hacks - Für eine bessere Kommunikation und Kooperation" sowie 30 weitere Speaker in 7 Streams auf der PM Welt 2020.

Das Thema der Konferenz lautet
Stark durch Kooperation! Zusammen.Arbeiten.Grenzenlos.
Die Teilnehmer erhalten in den unterschiedlichen Vorträgen, Diskussionen und Workshops konkrete Anleitungen und Tipps für ihren Projektalltag.

 

Ergebnisse
  • Ziele und Vereinbarungen, die gemeinsam bestimmt und getroffen werden
  • Transparenz zum jeweils aktuellen Informationsstand
Vorteile
Beständig verfügbare Anlaufstelle für aktuelle Statusinformationen und Meetings
Die kontinuierliche Aktualisierung und die visuelle Gestaltung bewirken einen effektiven Informationsfluss im Team.
Bei Entscheidungen werden alle Teilnehmenden gleichberechtigt einbezogen.
Meetings im Obeya werden durch die beständig verfügbare Information effizienter und ergebnisorientierter.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Wenn die Teilnehmenden nicht befugt sind, anstehende Entscheidungen verantwortlich zu treffen, besteht die Gefahr, dass Obeya auf die reine Informationsfunktion reduziert wird.
Nachlässigkeit bei der Aktualisierung der relevanten Information gefährdet die Wirksamkeit von Obeya und kann Fehlentscheidungen bewirken.
Da der Obeya regelmäßig besucht wird, ist dieser Raum nur noch eingeschränkt für andere Zwecke verfügbar.
Voraussetzungen
  • Die Methode ist im Unternehmen akzeptiert. Die Teilnehmenden müssen befugt sein, relevante Entscheidungen zu fällen.
  • Die am gesetzten Thema beteiligten Personen sind bereit und zeitlich in der Lage, aktiv zum Austausch und zum Informationsfluss beizutragen. Hierzu gehört neben dem initialen Aufbau das regelmäßige Aktualisieren der relevanten Informationen im Obeya.
  • Die benötigten Datenquellen stehen ohne Einschränkung zur Verfügung.
  • Das Standard-Reporting wird mit Obeya abgestimmt. Idealerweise werden sie zu einem gemeinsamen Berichtswesen integriert, um Aufwände zu minimieren.
Qualifizierung

Konzept und Ablauf von Obeya müssen zu Beginn mindestens einer Person bekannt sein, die dann die Rolle des ersten "Obeya-Masters" (siehe Durchführung, Abschnitt "Rollen bei Obeya") einnimmt.

Benötigte Informationen
  • Beschreibung des Themas: z.B. Projektziel, Produktvision oder Aufgabenstellung
  • Aktuelle Kennzahlen des Unternehmens, gestaffelt nach Relevanz, Aktualisierungsintervall und Informationsgeber. Diese Informationen ermöglichen es, relevante Daten visuell so aufzubereiten, dass sie intuitiv erfassbar, verständlich und diskutierbar sind.
  • Maße und Infrastruktur der zur Verfügung stehenden Räumlichkeit (z.B. Anordnung von Fenstern, Türen und Heizkörpern, evtl. Anschlüsse für Netzwerk und Strom), um die Visualisierungsflächen und Visualisierungstechniken zu planen
  • Kontaktinformation der relevanten Stakeholder (z.B. Geschäftsführung, FuE, Produktmanagement, Marketing, externe Beratung) um sie in die Planung und die regelmäßigen Treffen einzubeziehen
  • Wissen und Erfahrung der Teilnehmenden
Benötigte Hilfsmittel
  • Geeigneter Raum, der während der gesamten Dauer des Vorhabens zur Verfügung steht (siehe Durchführung, Abschnitt "Richten Sie den Obeya ein!")
  • Typische Moderationsmaterialien wie z.B. Flipchart-Papier, Kreppband, Moderationskarten, Stifte und Marker
  • Bei Bedarf: für die Anzeige digitaler Inhalte entsprechende IT-Ausstattung
Herkunft

Anfang der 90er Jahre stand Takeshi Uchiyamada, ein Toyota-Chefingenieur, vor einer schwierigen Herausforderung: das Auto des 21. Jahrhunderts mit sehr aggressiven Verbrauchszielen zu entwerfen. In weniger als drei Jahren kam das erste Hybridauto, der Prius, auf den Markt – 15 Jahre vor der Konkurrenz. Um dieses Ziel zu verfolgen, entwickelte er ein neues visuelles Management-System: Obeya (Morgan, Jim: You Can’t Manage a Secret, 2016).

Durchführung: Schritt für Schritt

Bevor Sie die Team-Mitglieder in den Obeya einladen können, müssen Sie diesen natürlich erst einmal einrichten. Dies geschieht zwar nur einmal, aber das Ergebnis ist keineswegs endgültig: Die Informationen werden laufend aktualisiert und entsprechend der Relevanz angepasst. Auch die Teilnehmenden werden zur Gestaltung des Raums beitragen.

Richten Sie den Obeya ein!

Definieren Sie vorab, zu welchem Zweck der Obeya benutzt wird. Dies kann z.B. die Entwicklung eines Produkts, einer Dienstleistung oder das Steuern eines Projekts sein. Wichtig ist, dass der Obeya nur für einen Inhalt eingerichtet und benutzt wird. Dies dient der Fokussierung auf das zu bearbeitende Thema und der Übersichtlichkeit der dargestellten Information. Sollen weitere Themen durch einen Obeya begleitet werden, ist für jedes Thema ein eigener Raum empfehlenswert.

Das Herzstück von Obeya ist ein großer Raum, in dem man sich gerne aufhält. Im Idealfall sollte er sich an einer zentralen Stelle im Gebäude befinden, sodass er für alle Mitarbeiter gut erreichbar ist. Der Raum sollte nach Möglichkeit in etwa vier gleich große Wände mit ausreichend Flächen für Poster, Haftnotizen oder Whiteboards und Pinnwände haben.

Raumeinteilung

Das Ziel von Obeya ist es, den PDCA-Zyklus zu beschleunigen: Indem Informationen für alle Teammitglieder zugänglich gemacht werden, kann das Team Probleme so früh wie möglich erkennen und lösen.

Im Raum werden die Wände entsprechend dem PDCA-Zyklus (siehe hierzu die Methodenbeschreibung Plan-Do-Check Act) in vier Bereiche eingeteilt. PDCA bedeutet: "Plan" (Planen), "Do" (Durchführen), "Check" (Prüfen) und "Act" (Handeln). Diese vier Schritte werden während des gesamten Vorhabens regelmäßig wiederholt, um so Fortschritte und eine kontinuierliche Verbesserung zu erzielen.

Im Obeya werden die für den jeweiligen Schritt benötigten Informationen auf den dafür geplanten Flächen visualisiert. Durch das "Ablaufen" dieser Segmente während der Meetings wird die vorbereitete Information geteilt und die Teilnehmenden können die jeweiligen Aktionen effizient durchführen (vgl. Bild 1).

Informationsquellen, Bestückung und Aktualisierung des Obeya

Jeder Wandabschnitt soll eine prägnante Auswahl an aussagekräftigen Informationen präsentieren. Als Formate sind hier z.B. Poster, Etiketten oder Haftnotizen möglich. Auf diesen können Diagramme, Infografiken, Balkenpläne, Roadmaps, Customer Journeys u.v.a.m. abgebildet sein – schlichtweg alles Visuelle, das hilft, gemeinsam zu verstehen, Entscheidungen zu treffen und Lösungen zu erarbeiten.

Es ist wichtig, diese Information aus erster Hand zu erhalten. Weisen Sie deshalb die Verantwortung zur initialen und fortlaufenden Aktualisierung der Informationen den jeweils zuständigen Personen zu. So können Rückfragen beantwortet oder eine eigene Situationseinschätzung abgegeben werden. Die Aktualität der Daten und die Chance zur Rückfrage ist wichtig, um zielführende Entscheidungen treffen zu können.

Auch während der späteren Durchläufe wird die PDCA- Struktur eingehalten, um den roten Faden des Meetings aufrecht zu erhalten.

Rollen bei Obeya

Praxistipps ...

Varianten ...

Fachartikel zur Methode

Methoden zur Visualisierung sind im Lean Management weit verbreitet und werden z.B. bei Fertigungsprozessen in der Automobilindustrie eingesetzt.

Aufgabengebiete

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